Software de gestão de compras: por que utilizar o sistema?

Qual a função de um software para gestão de compras? 

A função de um software para gestão de compras é automatizar as tarefas pertinentes a esse departamento, otimizar fluxos e melhorar a rotina dos profissionais. 

As funcionalidades oferecidas pela ferramenta de compras ajudam a:

• otimizar o tempo de execução das atividades, aumentando a produtividade dos times;

• diminuir erros e falhas, como pode acontecer quando se realiza algo manualmente;

• evitar retrabalho;

• reduzir custos operacionais;

• fazer um acompanhamento mais preciso e rápido do fluxo de compras;

• contribuir para que a fluidez dos processos não seja comprometida por falta de insumos;

• gerar dados que podem ser usados para obtenção de insights importantes que ajudam o crescimento da empresa, como a redução de perda de matéria-prima e de compras desnecessárias;

• realizar uma gestão de fornecedores mais eficiente, dinâmica e assertiva.

Aproveite e leia também: "Gestão de fornecedores: como fazer esse gerenciamento com excelência?"

Como escolher um software de gestão de compras? 7 passos!

Porém, para usufruir de todos esses pontos positivos, é preciso escolher a ferramenta certa. Para isso, o melhor passo a passo a seguir é:

1. avalie o fluxo de compras atual;

2. pesquise opções de softwares no mercado;

3. compare as funcionalidades oferecidas às necessidades da sua empresa;

4. identifique o melhor custo-benefício;

5. confirme as camadas de segurança oferecidas;

6. veja como é o suporte e treinamento prestados;

7. faça um período de teste.

Veja, agora, detalhes de cada uma dessas etapas.

1. Avalie o fluxo de compras atual

Levante como as atividades de compras acontecem atualmente na sua empresa — por exemplo, manualmente ou com ajuda de algum tipo de ferramenta de compras. 

O objetivo é encontrar gargalos e pontos passíveis de melhoria com a ajuda da tecnologia.

2. Pesquise opções de softwares no mercado

Sabendo que melhorar, o passo seguinte consiste em buscar no mercado sistemas de gestão de compra que sugerem entregar o que sua empresa precisa. Liste todos para fazer análises mais aprofundadas, como as que falaremos a seguir.

3. Compare as funcionalidades oferecidas às necessidades da sua empresa

Os recursos do software de gestão de compras devem ser compatíveis com o que seu time precisa para facilitar o dia a dia e otimizar o fluxo de aquisição. 

Então, se a necessidade do setor é melhorar o acompanhamento dos pedidos feitos aos fornecedores, por exemplo, o sistema precisa oferecer essa função. Do contrário, o investimento será em vão e várias tarefas continuarão a ser feitas manualmente.

4. Identifique o melhor custo-benefício

Dois dos softwares de gestão de compras pesquisados entregam as funcionalidades que a sua empresa precisa. Porém, um é mais caro que o outro. Como escolher? 

Geralmente, o impulso é considerar o preço como critério decisivo, optando sempre pelo mais barato. Entretanto, isso nem sempre é o melhor caminho.

Nesses casos, o ideal é considerar o custo-benefício e avaliar pontos como:

• possibilidade de integração com outros sistemas;

• facilidade de uso;

• tipos de relatórios gerados;

• capacidade de escalabilidade, entre outros.

Por isso, nossa dica é olhar esses sistemas de gestão de compras na totalidade, e não apenas o preço cobrado por cada um. Dessa forma, fica mais fácil compará-los e decidir qual é o melhor para a sua empresa. 

5. Confirme as camadas de segurança oferecidas

A segurança de dados não é um requisito opcional. Um bom sistema de gestão de compras precisa, obrigatoriamente, proteger todas as informações tramitadas e armazenadas, e também cumprir as normas que exigem essas práticas, principalmente a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.

Por isso, na hora de decidir qual levar para a sua empresa, verifique o atendimento dessa lei, bem como quais são as outras camadas de segurança oferecidas, como criptografia de dados e backup periódico.

Aqui, é fundamental lembrar de um detalhe: a empresa que disponibiliza essa ferramenta de compras para a sua também é uma fornecedora do seu negócio. Logo, precisa ter os critérios de conformidade devidamente avaliados.

Entenda mais sobre isso no artigo: "Proteção de dados de empresas: boas práticas para seguir"

6. Veja como é o suporte e treinamento prestados

Se o sistema apresentar alguma falha, ou se o seu time identificar a necessidade de incluir uma nova funcionalidade, a quem recorrer? E uma vez que esses pedidos forem feitos, qual o prazo de atendimento?

Essas são perguntas essenciais fundamentais antes de contratar uma ferramenta de compra. Afinal, problemas com essa solução podem parar as atividades da equipe de compras e procurement e, com você deve saber, isso pode deixar a sua empresa sem o abastecimento necessário para continuar as operações.

Verifique também como é o treinamento que o fornecedor do sistema oferece, se abrange todos os funcionários, quanto tempo dura e se há atualizações ao longo do contrato.

Isso é importante para garantir que todos usem o máximo possível da solução, fazendo o investimento valer realmente a pena.

7. Faça um período de teste

Caso o fornecedor do software ofereça, não deixe de usar o período de teste grátis. Ainda que as funções sejam limitadas, testá-las no dia a dia é uma forma de confirmar se realmente atendem às necessidades da empresa e evitar decepções e desacordos comerciais após a assinatura do contrato.

O que compõe a rotina de um setor de compras? 

Agora que sabe como escolher um software de gestão de compras, mostraremos como a solução pode facilitar, na prática, o dia a dia da sua empresa. Para isso, evidenciamos as tarefas que compõem a rotina do setor.

Entre as mais executadas pelas empresas, independentemente do segmento, estão: 

• levantamento das necessidades de insumos, matérias-primas, equipamentos, e demais itens fundamentais para o andamento do todos os processos e serviços;

• comparação da demanda à apresentada no estoque, a fim de evitar aquisições desnecessárias e, com isso, gastos excedentes;

• identificação de potenciais fornecedores, inclusive todas as etapas necessárias para a contratação desse parceiro de negócio.

Somente no que se refere à gestão de fornecedores, uma série de tarefas está incluída, tais como:

• realizar a homologação de fornecedores, etapa que avalia os documentos apresentados por esses fornecedores;

• qualificar os terceiros, analisando suas informações públicas e privadas;

• inserir os dados dos parceiros aprovados no cadastro da empresa;

• monitorar o desempenho desses fornecedores.

Percebe quantas tarefas e responsabilidades fazem parte da rotina do setor de compras? Isso porque nem citamos questões como:

• comparação de preços para encontrar o melhor custo-benefício;

• envio do pedido de compra aos fornecedores escolhidos;

• acompanhamento das entregas;

• atualização de estoques.

Leia também: "Como fazer cadastro de fornecedores corretamente? 6 boas práticas!"

Então, como fazer uma gestão de compras?

1. Crie um planejamento próprio para a sua empresa 

Parece óbvio, mas o planejamento de compras é fundamental para atender a todas as necessidades de uma empresa, a começar pela produção e finalização, até a venda.

Em primeiro lugar, é importante que todos os dados referentes às compras estejam em um único ambiente para facilitar as consultas.

Com os dados em mãos, começa a etapa de conhecimento, que passa pela sazonalidade dos insumos, mudanças de preços em diferentes épocas do ano, descoberta dos itens disponíveis em armazenamento. Ou seja, todas essas informações permitem a criação de estratégias para aumentar a eficiência.

2. Observe o estoque e as vendas

Em um ciclo de vendas, os responsáveis devem estar atentos ao estoque e ao volume vendido. Visualizar ambas as partes do processo possibilita entender o ciclo e se planejar para realizar cada etapa com qualidade.

Tenha em mente que uma programação de compras baseada no controle de entrada e saída de mercadorias e na quantidade de produtos preservará o equilíbrio de gastos.

3. Inclua um sistema de gestão para compras

Agora que você já sabe o que é e a importância de um software para gestão de compras, ficou mais fácil entender que aliar o gerenciamento às novas tecnologias é um grande acerto do setor de procurement.

Se sua ideia é otimizar o ciclo de compras da sua empresa, um sistema de gestão permite que a equipe integre dados sobre vendas e estoque para facilitar a tomada de decisões.

4. Analise seus fornecedores 

Toda empresa trabalha com diversos fornecedores para atender às demandas de insumos e matérias-primas, não é?

Pois bem, você também precisa saber gerenciar os relacionamentos com esses parceiros comerciais. 

Como assim?

Bem, ao escolher novos fornecedores, o preço não deve ser o único fator decisivo; é também fundamental olhar para a qualidade dos produtos e para a disponibilidade da entrega das mercadorias. A flexibilidade dos seus parceiros também conta.

Imagine que a sua empresa lance um produto que precise do dobro de demanda, mas o fornecedor leve sete dias para entregar o insumo necessário. É possível que ele consiga reduzir o período? Você precisa ter certeza disso. Por isso, avaliar esses detalhes é de extrema importância.

Outro ponto interessante é saber se seus fornecedores são diversos, ou seja, se fazem parte de grupos minoritários (LGBTQIA+, negros, mulheres, pequenos empresários). Esse aspecto conta muito para a imagem da empresa, além de que esses profissionais tendem a trazer novas visões para qualquer negócio.

Entenda mais sobre esse grupo no artigo: "Fornecedores diversos: o que são e como inseri-los na sua empresa?"

Como o e-procurement automatiza a gestão de compras?

É certo que existem diversos softwares para gestão de compras disponíveis no mercado. Em uma pesquisa rápida na internet, por exemplo, você encontra uma variedade de opções.

Entretanto, um dos que mais se destaca, especialmente no que diz respeito à gestão de fornecedores, é o da Linkana.

O que torna o sistema da Linkana tão especial? Entre as diversas razões, está o fato de que, com a solução criada e fornecida por essa startup, o seu negócio obtém vantagens como:

• coleta automática de informações;

• mitigação de riscos;

• redução de custos operacionais;

• diminuição do tempo necessário para homologação de fornecedores;

• controle amplo e visibilidade de todo o processo de aprovação.

Em uma plataforma SaaS 100% em nuvem, seu time de procurement tem a chance de centralizar todas as atividades relativas à gestão de fornecedores em um único ambiente, de maneira simples, otimizada, intuitiva e totalmente segura. 

Com isso, os profissionais também conseguem dados em tempo real, os quais fazem toda a diferença na hora de tomar decisões importantes para o setor.

Funcionalidades da Linkana

Quanto às funcionalidades, no software da Linkana você encontra:

• cadastro integrado;

• homologação simplificada;

• monitoramento automático;

• gestão por categoria;

• consultas automáticas;

• portal de fornecedores para envio de convites e recebimento dos formulários e documentos;

• inclusão de diversos times de revisão;

• automatização de fluxos de aprovação;

• dashboards com compilação de dados.

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Conheça mais sobre a Linkana!

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

A Linkana já é utilizada pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

Veja, por exemplo, como nosso sistema mitigou riscos de fornecimento no agronegócio com a contratação pela Amaggi.

Diferenciais da Linkana

Nossa solução se destaca das outras disponíveis no mercado, ao ser:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA →  Temos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL →  Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

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