Gestão de categorias de compras: realize em 5 passos!

A gestão de categorias de compras é uma abordagem estratégica na qual se agrupam produtos e/ou serviços conforme suas características e especificidades, a exemplo de preço, valor, fornecedor e departamento solicitante. Estão entre os objetivos otimizar o gerenciamento, simplificar o processo de aquisição e reduzir custos.

Por meio de uma gestão de compras categorizada, os gestores e seu time têm uma visão mais organizada do que é necessário adquirir para garantir o funcionamento da empresa, e também de quando devem realizar as aquisições e em qual quantidade.

Contudo, é fundamental alinhar a prática à gestão de fornecedores. Afinal, o sucesso desse tipo de operação depende de parceiros de abastecimento confiáveis, com bom desempenho e garantam a qualidade dos insumos e serviços.

Quer entender melhor qual o impacto da gestão de categorias de compras na sua empresa e como adotar essa estratégia? Basta seguir a leitura deste artigo!

O que é gestão de categorias de compras?

A gestão de categorias de compras é uma prática na qual se agrupa os produtos e/ou serviços que uma empresa precisa para funcionar conforme suas características, particularidades, formas de uso ou critérios como valor, qualidade, origem, risco e fornecedor. 

O objetivo dessa abordagem estratégica é criar grupos independentes e, assim, otimizar o gerenciamento, facilitar o processo de aquisição, evitar perdas financeiras e de itens e maximizar o uso dos recursos monetários.

Dica de leitura para você: “Gestão de compras: 7 passos de como realizar a melhor!”

Quais são os benefícios da gestão de categorias de compras?

Além dos benefícios que acabamos de citar, a gestão de categorias de compras também contribui para:

• aumentar a eficiência operacional;

• garantir a qualidade dos itens e serviços;

• gerar economia;

• aprimorar a gestão de riscos;

• melhorar a comunicação interna;

• estreitar e tornar o relacionamento com os fornecedores mais estratégico;

• facilitar a análise de despesas;

• simplificar o processo de aquisição;

• promover a inovação;

• evitar desabastecimento e ruptura de estoque;

• alinhar o fluxo de aquisição aos objetivos e planejamento estratégico geral de empresa.

Como é o processo de gestão de categorias de compras?

Cada gestor e seu time podem definir um processo próprio de gestão de categorias de compras. Porém, no geral, costuma-se adotar estas etapas:

1. identificação das categorias;

2. segmentação e agrupamento;

3. definição de estratégias;

4. implementação e execução;

5. monitoramento e melhoria contínua.

Veja os detalhes de cada uma a seguir.

1. Identificação das categorias

A identificação das categorias se relaciona diretamente ao modelo de negócio e às suas necessidades de abastecimento. Estes são alguns exemplos:

• TI e tecnologia: softwares, serviços de nuvem e infraestrutura de rede;

• materiais gerais: itens de escritório e produtos de limpeza;

• equipamentos de produção: maquinários, embalagens e soluções de automação.

Portanto, analise os produtos e serviços que a sua empresa precisa para funcionar e crie categorias nas quais é possível agrupá-los conforme suas características ou aplicações.

2. Segmentação e agrupamento

Nesta etapa, a ideia é efetivamente incluir cada item em uma categoria para facilitar o gerenciamento. Você pode fazer esse processo por meio da criação de planilhas para registrar cada produto/serviço, ou por softwares de gestão de compras que oferecem essa funcionalidade.

Aqui, também é um bom momento para separá-los entre:

• críticos: itens essenciais para a continuidade das operações;

• baixo risco ou baixa complexidade: a falta ou atraso não gera impacto significativo no funcionamento da empresa.

Leia também: “Software de gestão de riscos: guia de benefícios + como escolher”

3. Definição de estratégias

Um dos objetivos da gestão de compras por categoria é aumentar a eficiência do processo de aquisição, certo? Logo, é preciso definir estratégias para cada grupo a partir da consideração de fatores como criticidade, riscos e facilidade de encontrar bons fornecedores.

Sobre o último ponto, leia o artigo: “Como encontrar fornecedores? 6 dicas infalíveis!”

4. Implementação e execução

Com tudo separado e estratégias definidas, é hora de colocar o gerenciamento de compras por categoria em prática.

Para tal, treine seu time para entender a importância dessa forma de gestão e suas vantagens, como avaliar os produtos/serviços para separá-los corretamente e as tratativas que cada item deve receber no processo de busca e negociação com fornecedores.

5. Monitoramento e melhoria contínua

Assim como outros gerenciamentos, este também precisa de monitoramento constante para identificação dos pontos fortes e fracos. Logo, caso algo não esteja de acordo, é possível ajustar para alcançar o objetivo esperado.

Os KPIs, indicadores de desempenho, ajudam a mensurar os resultados. Estes são alguns bons exemplos:

• tempo de ciclo de compras;

• qualidade dos produtos/serviços adquiridos;

• redução de custos por categoria;

• cumprimento de metas de economia;

• número de fornecedores por categoria;

• percentual de compras estratégicas;

• retorno sobre investimento (ROI) em cada categoria.

8 ferramentas e técnicas para gestão de categorias de compras

Falamos sobre usar planilhas para categorizar os produtos/serviços, se lembra? Conforme o porte da empresa e o volume de compras, trabalhar assim pode até funcionar. Porém, à medida que o negócio cresce, ou para médias e grandes empresas, essa prática é inviável.

Portanto, melhor caminho é automatizar o processo de compras com soluções como:

• ferramentas de sourcing estratégico;

• sistemas de gestão de inventários;

• soluções de inteligência de mercado e benchmark;

• software de gestão de fornecedores.

E para otimizar a categorização e análise de riscos, é bastante válido usar técnicas como:

• matriz de Kraljic;

• análise de Pareto;

• strategic sourcing;

• metodologia SWOT para categorias.

Dica! Este artigo ajudará você a escolher as ferramentas certas: “Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade”