Automação de relatórios de desempenho de fornecedores: GUIA

A automação de relatórios de desempenho de fornecedores consiste no uso de diferentes tecnologias para coletar, analisar e atualizar relatórios com dados e informações sobre a performance de empresas fornecedoras. Estão entre os objetivos reduzir erros e aumentar a eficiência da avaliação.

Principalmente em companhias com uma supply chain robusta, automatizar processos é essencial para reduzir a intervenção manual e, assim, elevar a produtividade dos times.

No que se refere especificamente à avaliação de fornecedores, a automação também otimiza as tomadas de decisão, aumenta a transparência das análises e, dessa forma, aprimora o relacionamento com os parceiros de abastecimento.

Contudo, é essencial usar as ferramentas e recursos certos. Quer saber quais? Então, siga a leitura e confira como promover a automação de relatórios de desempenho de fornecedores da sua empresa.

O que é automação de relatórios de desempenho de fornecedores?

A automação de relatórios de desempenho de fornecedores é uma prática que avalia o desempenho dos parceiros de abastecimento automaticamente, com mínima ou nenhuma intervenção humana. Para tal, realiza-se todo o processo com ajuda de sistemas, softwares e ferramentas tecnológicas específicas para a atividade. 

Fazer a avaliação da performance de fornecedores dessa maneira inclui:

• coleta de dados automatizada por meio de diferentes sistemas, como ERP e SRM;

• monitoramento e análise de desempenho em tempo real;

• personalização de relatórios conforme os KPIs de fornecedores que os gestores consideram importantes verificar;

• emissão e envio automático de documentos com os dados apurados.

Dica de leitura: “TOP 6 benefícios da automação dos processos para uma empresa”

Quais são os principais benefícios da automação de relatórios de desempenho de fornecedores?

Estes são os principais benefícios da automação de relatórios de desempenho de fornecedores:

• economia de tempo;

• redução de erros de coleta e análise;

• aumento da produtividade dos profissionais responsáveis pela tarefa;

• obtenção de insights precisos e aprimorados para embasar decisões;

• identificação mais rápida e precisa de riscos.

Leia também: “Automação em supply chain: 7 motivos para adotar na sua empresa”

Como as empresas podem automatizar os relatórios de desempenho de fornecedores? 5 passos!

Para automatizar os relatórios de desempenho de fornecedores de uma empresa, o ideal é:

1. escolher bons softwares;

2. definir os KPIs;

3. realizar a coleta automática de dados;

4. decidir o formato do relatório;

5. estabelecer uma periodicidade.

Vamos aos detalhes?

1. Escolher bons softwares 

Não há como analisar automaticamente a performance de fornecedores sem tecnologia, concorda? Softwares como ERP e SRM viabilizam a coleta dos dados necessários para mensuração a partir das informações que o time de compras e procurement insere nos sistemas.

Plataformas como Power BI ou Tableau ajudam na análise e na criação de relatórios visualmente agradáveis e fáceis de interpretar.

2. Definir os KPIs 

Estes são alguns exemplos de KPIs de fornecedores voltados para análise de performance:

• custo total de propriedade (TCO);

• desempenho de entrega;

• qualidade do produto/serviço;

• tempo de resposta às solicitações;

• Taxa de cumprimento de contrato;

• capacidade de inovação;

• conformidade com regulamentos;

• satisfação do cliente final.

Escolha os alinhados aos critérios que precisa avaliar e necessidades de aprimoramento da sua empresa. Inclusive, é viável utilizar mais de um KPI de fornecedores simultaneamente para ampliar a visualização das performances.

Entenda detalhes no artigo: “Indicadores de desempenho: 9 essenciais para a sua empresa!”

3. Realizar a coleta automática de dados 

Consiste em parametrizar os sistemas para que entreguem as informações que você e seu time precisam para elaborar o relatório de desempenho de fornecedores. Aqui, o ideal é usar softwares customizáveis que permitem incluir e retirar campos de dados conforme a sua necessidade de gestão.

Paralelamente, é interessante utilizar tecnologias como a Internet das Coisas (IoT) que, entre as diferentes funcionalidades, rastreia automaticamente entregas; e um SRM, que centraliza os dados dos fornecedores em um único lugar.

Este artigo ajudará você. Confira! “Como escolher um SRM? 9 critérios que não podem faltar!”

4. Decidir o formato do relatório 

É essencial desenvolver um relatório simples, porém completo, de fácil leitura e compreensão. Portanto, utilize recursos visuais, como gráficos, para otimizar a análise e padronize o documento para facilitar o preenchimento.

5. Estabelecer uma periodicidade 

Você não deve realizar a análise de fornecedores apenas na contratação. Para garantir qualidade, conformidade e reduzir os riscos para a sua empresa é crucial haver periodicidade. Contudo, não temos como apontar o intervalo ideal.

Para definir o do seu negócio, considere critérios como tamanho da sua rede de abastecimento, criticidade das operações, volume de transações, complexidade dos produtos ou serviços e os objetivos estratégicos a alcançar.

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Como a automação pode melhorar as avaliações de fornecedores?

A automação pode melhorar as avaliações de fornecedores porque:

• aumenta a precisão das análises;

• gera dados em tempo real;

• agiliza a coleta de informações;

• viabilidade a geração imediata de relatórios;

• permite personalizar as mensurações;

• facilita as tomadas de decisão;

• aprimora o relacionamento com os fornecedores.

Não deixe de ler: “Como e por que criar relacionamentos duradouros com fornecedores?”

Quais são as armadilhas comuns da automação de relatórios de desempenho de fornecedores?

Estão na lista das armadilhas comuns da automação de relatórios de desempenho de fornecedores:

• dados de baixa qualidade;

• falta de personalização do documento;

• use de KPIs desalinhados aos objetivos e valores da empresa.

• dependência excessiva de processos automáticos;

• resistência dos gestores e profissionais à automação da análise de performance;

• dificuldade de integrar sistemas.

Quer saber como resolvê-las? Adote estas práticas:

• realize a higienização da base de dados de fornecedores: que consiste em excluir informações duplicadas, incompletas, desatualizadas ou fora do padrão;

• configure templates e dashboards: conforme as especificidades da gestão de fornecedores do seu negócio;

• revise os KPIs: para garantir o alinhamento com os objetivos da empresa e evitar uso de indicadores com foco apenas no desempenho quantitativo;

• busque o equilíbrio: entre o uso da automação e a avaliação humana, visto que há detalhes que somente uma pessoa consegue analisar, com a interação diária e o nível de comunicação com o fornecedor;

• trabalhe com dados: a fim de comprovar a gestores, líderes e funcionárias as vantagens da automação para suas rotinas e resultado da empresa;

• contrate sistemas modernos e fáceis de integrar: como o SRM da Linkana, que se conecta facilmente a todos os ERPs, sistemas de compras e de fornecedores e, assim, aumenta a velocidade e a segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastro de empresas fornecedoras.