Sistema para gestão de fornecedores: entenda por que utilizar

O sistema para gestão de fornecedores é um software ou plataforma que otimiza todo o fluxo de gerenciamento desses parceiros comerciais. A ferramenta facilita e automatiza diversas tarefas e tem por objetivo aumentar a eficiência da atividade e a busca pela empresa fornecedora ideal para atender a sua. 

Quanto ao uso da solução, vale destacar que a gestão empresarial conquistou muitos avanços na última década. De um lado, surgiram mecanismos para assegurar a relevância do compliance, como a Lei Anticorrupção e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). 

Do outro, tivemos efeitos da transformação digital no setor, como os softwares para gestão de fornecedores que permitem gerenciamento ágil e eficiente dos parceiros que compõem a cadeia de suprimentos de uma organização.

Beneficiadas pelo avanço da Inteligência artificial, essas ferramentas digitais se tornaram mais interessantes. O motivo é que não só promovem a organização de documentos e informações em um espaço virtual, como otimizam a precisão da gestão de riscos da supply chain. Porém, esses recursos podem agregar ainda mais ao seu negócio. 

Para mostrar os benefícios e como funciona um sistema para gestão de fornecedores, nada melhor do que contar com um guia completo sobre a plataforma da Linkana, perfeita para análise de compliance e monitoramento da base de parceiros.

Quer saber mais? Então continue a leitura!

O que é um sistema de gestão de fornecedores?

Um sistema de gestão de fornecedores — como o software da Linkana —, é uma ferramenta digital que conduz, com ajuda da tecnologia, o processo de homologação de potenciais parceiros de uma companhia, além de oferecer recursos para monitorar seu desempenho e operação a fim de mitigar riscos.

Na prática, é como uma plataforma de gerenciamento na qual se reúne tudo que for relevante sobre uma empresa candidata a participar da cadeia de suprimentos, desde informações básicas de contato a documentos que comprovam seu compliance e sua capacidade de atender à demanda exigida.

O objetivo desse software é diminuir a burocracia enfrentada pelo setor de procurement na qualificação de fornecedores, mitigar riscos e manter a assertividade estratégica sem custar o investimento de tempo e dos recursos financeiros da equipe.

Sugestão de leitura: “Linkana + SAP Ariba: por que usar essas duas soluções simultaneamente?”

O que é VMS?

VMS é a sigla para o termo em inglês Vendor Management System, o sistema de gestão de fornecedores que acabamos de apresentar com uma nomenclatura distinta.

Em linhas gerais, um VMS inclui funcionalidades como:

• cadastro e registro de fornecedores;

• fluxo de avaliação e qualificação;

• gerenciamento de contratos;

• acompanhamento de desempenho;

• automação de processos e solicitações;

• emissão de relatórios diversos.

Saber o que é VMS e como funciona esse software para gestão de fornecedores é essencial para aumentar a eficiência da atividade e garantir a formação de uma rede de abastecimento confiável, segura, transparente e estratégica.

Leia também: “Sistema de gestão de terceiros: como funciona + Top 6 funcionalidades essenciais”

Para que serve o software de gestão de fornecedores?

O software de gestão de fornecedores serve para otimizar todas as atividades relacionadas a esse gerenciamento, facilitar o dia a dia do time de compras e procurement, ajudar na identificação dos parceiros comerciais mais qualificados e aprimorar o relacionamento firmado com esses agentes.

Se pensarmos na maneira correta de realizar a gestão de fornecedores, sabemos que é essencial desenvolver um planejamento estratégico completo, com todas as demandas da empresa e a matriz de risco inerente à sua operação.

A partir desse ponto, o departamento de compras deve iniciar sua busca por terceiros capazes de suprir essas necessidades e possibilitar a realização lucrativa da atividade final do seu negócio. 

Para chegar ao resultado, deve-se analisar a estrutura e a capacidade produtiva e compará-las com os parâmetros qualitativos e quantitativos que estabeleceu.

Entretanto, não para por aí! Também é essencial analisar o compliance dos potenciais candidatos e negociar apenas com aqueles que atuam conforme a ética e os princípios de governança corporativa.

Com a amplitude de dados processados na operação, assim como a grande variedade de riscos considerados, uma atividade totalmente “mão na massa” exige investimento, e sempre pode gerar perdas de dados ou falhas humanas.

A solução passa a ser o sistema para gestão de fornecedores, que idealmente conta com diversas tecnologias para automatizar processos internos, e servir como um atalho para o seu time encontrar ofertas mais confiáveis e com o melhor custo-benefício possível.

Ao realizar um fluxo gerencial tão amplo que exige uma equipe robusta, essa plataforma digital toma menos tempo e gera menos custos, mantém o foco na atividade principal e aumenta as chances de sucesso da sua companhia.

Qual a importância da gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é uma tarefa que, quando bem realizada, se torna um diferencial perante à concorrência. Afinal de contas, gerenciar futuros parceiros necessita de conhecimento técnico, planejamento e organização.

Logo, a qualidade desse ciclo reflete no potencial de oferecer aos clientes finais produtos com qualidade e no prazo acordado.

Além desse ponto, existem diversos outros motivos que justificam investir na gestão de fornecedores, por exemplo:

• garantia de serviços e produtos com preços mais competitivos;

• aumento do poder de negociação;

• melhora da confiança entre parceiros;

• otimização devido à inovação e tecnologia aplicada aos processos;

• facilidade na importação de produtos;

• agilidade nos fluxos da cadeia de suprimentos;

• alta produtividade;

• otimização do ciclo de vida dos produtos.

Um gerente de logística que não compreende essa metodologia, talvez não esteja apto para fortalecer a empresa. 

Confira também: “Analista de gestão de fornecedores: o que faz esse profissional?”

Como fazer uma gestão de fornecedores eficiente? 5 dicas!

Para fazer uma gestão de fornecedores eficiente na sua empresa, o ideal é:

1. montar um planejamento estratégico;

2. definir políticas internas;

3. estabelecer critérios de avaliação;

4. realizar o processo de qualificação de fornecedores;

5. usar a tecnologia para automatizar processos.

1. Montar um planejamento estratégico

Um planejamento estratégico é a estruturação das ações de uma empresa, a definição de objetivos com visão de médio e longo prazo e a avaliação de diferentes cenários.

Um plano desse formato otimiza tomadas de decisão, principalmente por abranger pontos relacionados à gestão de risco. 

No que se refere ao gerenciamento de fornecedores, o planejamento estratégico ajuda a definir critérios como:

• orçamento disponível;

• necessidades de abastecimento;

• critérios para uma parceria vantajosa e que contribua com o crescimento de todos os envolvidos.

2. Definir políticas internas

As políticas internas são conjuntos de regras e normas que o time de compras e os fornecedores precisam seguir. Alguns exemplos são:

• nível de qualidade;

• flexibilidade com prazo de entrega;

• meios e formas de pagamento.

Esse documento deixa claro o que os compradores precisam considerar para aprovar um fornecedor, e o que se espera da conduta e do trabalho desse parceiro.

Quer criar um documento como esse na sua empresa? Então, leia o artigo: “Políticas de compras: 7 passos para definir a da sua empresa”

3. Estabelecer critérios de avaliação

Os critérios de avaliação de fornecedores são requisitos que ajudam a garantir a contratação de parceiros comerciais nos moldes e características necessários para atender ao fluxo de abastecimento de uma empresa com precisão.

Alguns exemplos são:

• histórico;

• reputação;

• saúde financeira;

• clientela;

• produtividade;

• logística;

• qualidade.

Defina os da sua empresa de acordo com os parâmetros considerados essenciais para a continuidade dos negócios e atendimento de excelência ao cliente final.

4. Realizar o processo de qualificação de fornecedores

A qualificação de fornecedores é o processo de aplicação dos critérios anteriores, a fim de confirmar se os parceiros comerciais que pretende contratar são realmente aptos para atender às necessidades e exigências do seu negócio.

Essa atividade ajuda a:

• mitigar riscos;

• alcançar um bom custo-benefício;

• otimizar o fluxo produtivo;

• garantir o nível de qualidade dos produtos/serviços comercializados.

A qualificação de fornecedores envolve práticas como:

• levantamento do status do CNPJ do fornecedor;

• avaliação e confirmação de dados cadastrais;

• coleta de informações e dados públicos;

• verificação de documentos;

• pesquisa sobre irregularidades e/ou pendências documentais.

Dica! Conheça a plataforma de CNPJ da Linkana e faça consultas gratuitas de CNPJ de qualquer empresa brasileira.

5. Usar a tecnologia para automatizar processos

Um bom software para gestão de fornecedores é a ferramenta ideal para essa atividade, principalmente por oferecer diversas funcionalidades de automação que reduzem o tempo de execução, as chances de erros e aumentam a produtividade do time de compras.

Se usar um sistema como o da Linkana, por exemplo, você ainda tem a vantagem de integrá-lo às outras tecnologias que já utiliza, como ERPs e plataformas de compras.

Extra! Veja como a Linkana mitigou riscos de fornecimento no agronegócio da Amaggi.

Quais os benefícios de automatizar a gestão de fornecedores? 

De modo geral, um software de gestão de fornecedores garante que cada negociação seja capaz de agregar valor ao produto/serviço comercializado e conferir vantagens estratégicas para a organização.

Quando comparado a ferramentas focadas apenas em procurement, que são direcionadas aos processos transacionais, esse tipo de sistema se mostra mais completo e interessante. 

O motivo é que consegue lidar com todas as etapas de uma parceria, desde a análise de compliance e processo de homologação, até a negociação dos pedidos, acompanhamento de performance e monitoramento de aptidão do fornecedor sob a perspectiva da governança corporativa.

Assim, podemos dizer que os principais benefícios de automatizar a gestão de fornecedores são:

• aumentar a produtividade;

• reduzir erros e necessidade de retrabalho;

• promover transparência e visibilidade em todas as etapas;

• melhorar a comunicação com os fornecedores;

• centralizar as informações dos parceiros comerciais;

• facilitar o acompanhamento do desempenho.