Compras
Regras de políticas de compras: veja as 8 que não podem faltar!
As regras de políticas de compras podem ser definidas como um conjunto de diretrizes que apontam como os profissionais desse setor devem agir durante o processo de aquisição de produtos e serviços para manter o fluxo de abastecimento de uma empresa.
Basicamente, elas servem como um guia que define o início e o fim de cada uma das atividades relacionadas à área de compras, bem como o que pode e o que não pode ser feito.
Entre os objetivos dessas normas internas, o foco é garantir processos de aquisição de bens e serviços mais eficientes, transparentes, precisos, seguros, estratégicos e alinhados com as legislações, a fim de assegurar que o negócio continue operando em compliance.
Cada empresa pode definir as próprias regras de políticas de compras, de acordo com suas características e modelos de negócio. Porém, existem algumas que não podem ficar de fora. Veja agora quais são e aprimore o fluxo de abastecimento do seu negócio.
As 8 principais regras de políticas de compras
As principais regras a serem seguidas para políticas de compras são:
regras de catálogo;
regras de acesso à categoria;
regras de controle de requisição de compra;
regras de reaprovação de ordens de compra;
regras de RFQ de requisição de compra;
regras de finalidade da requisição;
regras de controle de reabastecimento;
regras de homologação de fornecedores.
Confira os detalhes!
1. Regras de catálogo
Esse conjunto de regras aponta quais tipos de produtos e/ou serviços um determinado funcionário pode solicitar. Ela pode ser limitada de acordo com o setor, cargo ou outro nível de responsabilidade na empresa.
A ideia é garantir que as compras sejam realizadas respeitando parâmetros como orçamento e necessidades de insumos de cada área.
2. Regras de acesso à categoria
Os itens e soluções necessários para abastecer um negócio podem ser separados por categorias, tais como insumos, serviços e equipamentos, entre outros.
As regras de acesso à categoria limitam quem pode ver esses grupos, acessá-los e comprar os bens ou contratar os serviços que estão neles.
3. Regras de controle de requisição de compra
As regras de requisição de compras devem ser criadas para direcionar como deve ser a elaboração desse documento, seu preenchimento e fluxo de aprovação.
Essas diretrizes podem apontar, por exemplo,
quem pode fazer essa solicitação;
quando ela precisa ser aprovada por cargos mais altos, como gerente e diretor;
quais são os critérios de aprovação para seguir com a compra;
prazos para esse documento ser enviado para o setor de compras e procurement.
Inclusive, as regras de requisição de compras estão entre as mais importantes para uma empresa, já que é esse documento que aponta o que a área solicitante precisa que seja comprado ou contratado.
Falhas nesse formulário tendem a levar a desentendimentos com os fornecedores e problemas no fluxo de abastecimento.
Entenda mais sobre ele e sua importância no artigo: "Requisição de compra: 5 vantagens para sua empresa!"
4. Regras de reaprovação de ordens de compra
Entre as regras de políticas de compras, esta aponta os critérios que fazem com que uma ordem de compra seja reprovada.
Esses parâmetros dependem do modelo de negócio e dos itens necessários para seu abastecimento, mas alguns bons exemplos são:
identificação do material solicitado no estoque em quantidade suficiente para atender à demanda da empresa;
orçamento do setor insuficiente;
falta de assinatura de superiores;
entre outros.
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5. Regras de RFQ de requisição de compra
RFQ é a sigla para o termo em inglês Request For Quotation, que, traduzido para o português, quer dizer Solicitação de Cotação.
As regras de RFQ de requisição de compra apontam como devem ser feitos os pedidos de orçamento junto aos fornecedores. Elas podem determinar pontos como:
tipos de informações que precisam ser enviadas para as empresas fornecedoras;
como deve ser feita a análise das propostas;
critérios para escolha do fornecedor que vão além do menor preço.
Dica de leitura: "Como fazer cotação de preços: guia prático e completo para compradores"
6. Regras de finalidade da requisição
Na lista com as principais regras de políticas de compras também está uma voltada para a finalidade da aquisição. O objetivo é definir uma série de motivos pré-aprovados que podem ser usados para justificar a requisição.
Essa prática ajuda a padronizar o preenchimento desse formulário e facilitar sua análise pelos profissionais de compras e procurement.
7. Regras de controle de reabastecimento
Nessa regra de políticas de compras, devem ser definidos os critérios para as solicitações de reabastecimento serem enviadas e aprovadas.
Eles podem incluir, por exemplo:
quanto tempo após a última compra uma nova requisição pode ser feita;
condições para seguir com a aquisição com o mesmo fornecedor da compra anterior;
se os itens em questão são considerados compras emergenciais ou planejadas;
entre outros.
8. Regras de homologação de fornecedores
O objetivo com essas regras é definir critérios de avaliação e seleção de empresas fornecedoras para fazer parte da rede que abastecerá o seu negócio.
A política de homologação de fornecedores é uma forma de garantir a contratação de parceiros comerciais realmente aptos para atender às necessidades de abastecimento, com qualidade, confiabilidade e segurança.
Assim, as diretrizes definidas devem incluir questões como:
qualificação técnica e certificações;
saúde financeira;
riscos diversos, como jurídico, financeiro, reputacional e outros.
Como definir as regras de compras da minha empresa?
Como você pôde ver, são várias as regras de políticas de compras que podem ser adotadas em uma empresa. Porém, dependendo do porte, ramo de atividade e volume de aquisições, nem todas são necessárias.
Para descobrir quais implementar no seu negócio, o mais indicado a se fazer é analisar questões como:
objetivos que pretende alcançar com a definição dessas regras;
como é o fluxo de compras atual e se há pontos que precisam de ajustes;
quanto essas diretrizes contribuirão para compras mais estratégicas e eficientes;
de que maneira as regras de políticas de compras facilitarão o trabalho dos profissionais dessa área.
Qual a relação entre as políticas de compras e a gestão de fornecedores?
De nada adianta ter políticas de compras bem definidas se não tiver fornecedores confiáveis e qualificados para atender às demandas de abastecimento da sua empresa, concorda? É justamente neste ponto que a gestão de fornecedores e a definição dessas regras se relacionam.
Nas regras de RFQ, por exemplo, citamos que ela pode definir os critérios para escolha do fornecedor, lembra-se?
Em casos como esses, o gerenciamento eficiente desses parceiros comerciais é essencial para selecionar o mais adequado para seu negócio. Com isso, você mitiga riscos e se protege de problemas futuros.
Para ter uma gestão de fornecedores realmente eficaz, é essencial contar com a ajuda da tecnologia. E, nisso, nós podemos te ajudar!
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