6 estratégias para reduzir custos em compras indiretas

Adotar estratégias para reduzir custos em compras indiretas é importante porque ajuda a aumentar a margem de lucro do negócio, torná-lo mais competitivo, garantir sua sustentabilidade financeira, evitar desperdícios, otimizar e maximizar o uso e a distribuição dos recursos financeiros.

Esse tipo de aquisição refere-se a itens necessários para o funcionamento de uma organização, mas que não afetam diretamente os produtos e/ou serviços comercializados. Alguns exemplos de compras indiretas são os materiais de escritório e de limpeza, descartáveis e despesas com viagens corporativas.

Ao comparar com os gastos com reposição de estoque para fabricação de produtos, por exemplo, essas despesas podem até ser pequenas. Entretanto, é crucial incluí-las na gestão de contas e no controle de gastos com fornecedores.

Um dos principais motivos é que a soma desses valores tende a onerar o caixa da empresa em médio e longo prazo, sobretudo quando não há administração correta. 

Para ajudar você a não passar por esse tipo de problema, trouxemos seis estratégias eficazes de redução de custos com compras indiretas. Siga a leitura e descubra quais são agora!

Como reduzir custos em compras indiretas? 6 boas práticas!

Estas são algumas das melhores práticas para reduzir custos em compras indiretas:

1. implementar tecnologias de automação;

2. aprimorar a análise e o monitoramento de gastos;

3. melhorar a negociação com os fornecedores;

4. otimizar a gestão de contratos e compliance;

5. definir políticas de compras;

6. treinar os times periodicamente.

Veja em detalhes!

1. Implementar tecnologias de automação

Automatizar a gestão de compras pode diminuir e eliminar diversos erros, como os de cálculos de valores e de quantidades de itens a adquirir. Inclusive, esses são exemplos de falhas que geram gastos desnecessários para uma empresa.

A tecnologia voltada para automação é uma aliada importante, principalmente em momentos como:

• controle de gastos com fornecedores;

• definição do que é preciso comprar e quando;

• comparação de orçamentos;

• identificação do melhor custo-benefício;

• gerenciamento de estoque.

Uma plataforma de SRM é um ótimo exemplo de ferramenta que ajuda a otimizar a gestão de requisição de compras e reduzir custos com compras indiretas, pois facilita a jornada de busca pelos melhores fornecedores para o seu negócio.

Os processos de homologação automatizados permitem que você e seu time analisem diversos parceiros comerciais ao mesmo tempo, e identifiquem não apenas quem oferece o melhor preço, mas também quem garante qualidade no fornecimento.

Esses sistemas também facilitam a análise de riscos que, de acordo com o grau, podem causar gastos extras para a sua empresa.

Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.

2. Aprimorar a análise e monitoramento de gastos

Não há como reduzir custos em compras indiretas sem monitorar esses valores de perto. Embora a afirmação pareça óbvia, muitos gestores e empreendedores deixam de lado o controle porque os gastos são menores em comparação às compras diretas.

Para não cometer esse erro, adote ferramentas de análise de dados e KPIs, como:

• custos por categoria;

• custos por unidade;

• prazo médio de pagamento;

• nível de estoque;

• índice de rotação de estoque;

• percentual de compras com desconto.

Entenda mais sobre o tema no artigo: "KPI para compras: 9 indicadores essenciais para acompanhar"

3. Melhorar a negociação com os fornecedores

Outra forma de reduzir custos em compras indiretas é aprimorar as negociações com os fornecedores. A prática ajuda, por exemplo, a obter descontos e prazos de pagamento mais interessantes, duas condições que melhoram a gestão financeira de qualquer negócio. 

Consideramos boas técnicas de negociação com fornecedores:

• pesquisar antes o mercado para ter argumentos quanto a valores cobrados;

• iniciar a conversa com um preço em mente, mas ser flexível diante de uma contraproposta;

• tratar os fornecedores como parceiros comerciais, em busca de um relacionamento de longo prazo;

• evitar negociações de última hora ou com prazos apertados para entrega dos insumos/serviços.

4. Otimizar a gestão de contratos e compliance

Os contratos firmados com os fornecedores podem ter gastos ocultos conforme a natureza do produto e/ou serviços, como taxas para:

• treinamento;

• manutenção;

• suporte técnico;

• implementação;

• customização;

• rescisão;

• renovação.

Uma gestão de contratos eficiente ajuda a reduzir custos com compras indiretas por aprimorar a avaliação e o acompanhamento do documento em todo o seu ciclo — isto é, da elaboração da minuta à renegociação, se houver.

E já que falamos da parte legal do processo de compras, é importante mencionar também a verificação do cumprimento de leis e normas pelo fornecedor. 

Essa confirmação é importante porque sua empresa pode ser considerada conivente com práticas ilegais, pagar multas ou até mesmo responder a processos, se esses parceiros comerciais não estiverem em compliance, e todas essas situações levam a gastos extras.

Um SRM, como o da Linkana, facilita a análise, pois realiza consultas automáticas de dados e certidões, e validação de score de confiança a partir de recomendações de risco.