Otimização de compras corporativas: melhore seus processos!

A otimização de compras corporativas consiste no uso de metodologias, técnicas, ferramentas e sistemas que melhoram as atividades relacionadas à aquisição de produtos e contratação de serviços, a fim de torná-las mais eficientes, precisas, dinâmicas e realizáveis em menos tempo.

Trata-se de um conceito amplo, que não se resume ao ato de comprar, visto que começa na identificação das necessidades de abastecimento e se estende a etapas como gestão de fornecedores e gerenciamento de contratos.

Ao otimizar o processo de compras de uma empresa, os gestores e suas equipes notam vantagens como redução de custos, aumento da qualidade dos insumos e serviços terceirizados, garantia de conformidade e alinhamento estratégico com os planos orçamentários do negócio.

Achou interessante? Então, siga a leitura e confira o que é otimização de compras corporativas, a importância, como realizar e o impacto no seu negócio.

O que é otimização de compras corporativas?

A otimização de compras corporativas é um processo estratégico voltado para melhorar os resultados e aumentar a eficácia e a eficiência de todas as atividades relacionadas à aquisição de um bem ou serviço necessário para a continuidade das operações de uma empresa.

Otimizar o processo de compras ajuda a implementar ciclos mais fluidos, com menos erros, entraves e finalização mais rápida.

Aqui, vale lembrar que adquirir matéria-prima, insumos ou contratar serviços terceirizados não se resume a fazer uma pesquisa breve na internet, entrar em contato com um fornecedor em potencial e fechar a compra.

Entre a identificação da necessidade de abastecimento e o recebimento do item ou solução, há um longo caminho e diversas etapas, e todas requerem atenção para mitigar riscos para a empresa.

Por esse motivo, a otimização de compras abrange vários momentos dessa jornada, como:

• gestão de fornecedores: com um processo de homologação robusto para qualificar, validar e certificar a empresa fornecedora;

• gerenciamento de contratos: para garantir parcerias seguras, com direitos e deveres claros;

• negociação estratégica: a fim de assegurar os melhores preços, prazos e condições de pagamento;

• automação de processo: por meio de sistemas que eliminam tarefas manuais, como softwares para comparar cotações, gerenciar pedidos de compras e monitorar estoque em tempo real;

• integração de setores: via soluções como ERP, que integra áreas envolvidas no processo de compras, a exemplo do setor financeiro e logístico.

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Qual a importância do controle de compras corporativas?

O controle de compras corporativas é importante porque contribui para:

• reduzir gastos;

• evitar aquisições desnecessárias;

• impedir a ruptura de estoque;

• garantir a qualidade e a frequência ideal de abastecimento;

• alinhar objetivos empresariais, como os financeiros;

• melhorar a previsibilidade de demanda;

• promover a sustentabilidade e a conformidade;

• diminuir a incidência de erros humanos;

• eliminar gargalos;

• reduzir o ciclo de aquisição.

O setor de compras e procurement consegue alcançar benefícios assim porque, ao controlar os processos, atividades e etapas das aquisições, os profissionais têm uma visão mais ampla das necessidades de abastecimento e também do que a empresa já tem disponível.

Dessa forma, realizam comparações que evitam aquisições a mais, que geram gastos extras, ou a menos, que comprometem o fluxo produtivo e o relacionamento com os clientes finais.

Além disso, a otimização elimina tarefas manuais, o que deixa o time de compras e procurement livre para construir relacionamentos estratégicos com os fornecedores e formar parcerias mais sólidas, confiáveis e duradouras.

Leia também: “Parcerias estratégicas: 5 dicas de como construir”

Como otimizar o processo de compras corporativas?

Para otimizar o processo de compras corporativas, o primeiro passo é revisar todas as etapas do ciclo de aquisição da sua empresa — da identificação da necessidade ao recebimento do produto. O objetivo aqui é levantar entraves e reconhecer pontos de melhoria.

Em seguida, você deve:

1. definir políticas de compras claras: com regras e diretrizes alinhadas aos valores e modelo de negócio, que padronizam o processo de aquisição e aumentam a sua confiabilidade;

2. escolher ferramentas de automação: a exemplo de ERP, SRM, software de gestão de contrato, sistema de controle de estoque, para eliminar tarefas manuais e elevar o nível de eficiência do processo de compras;

3. selecionar bons fornecedores: por meio de um processo de homologação robusto, automatizado, que verifique todos os critérios de qualificação que sua empresa considera importantes;

4. adotar técnicas de negociação eficientes: como usar dados de mercado para argumentar sobre os preços e firmar um contrato mais duradouro em troca de valores e condições de pagamento melhores;

5. usar dados para embasar suas decisões: a exemplo dos dados que os sistemas de controle geram. Assim, você saberá exatamente quanto e quando comprar;

6. incluir os departamentos relacionados: principalmente marketing e vendas — que influenciam o volume de abastecimento para suprir as demandas dos clientes —, estoque para manter a organização e jurídico para assegurar a conformidade;

7. melhorar a gestão de contratos: com o acompanhamento pontual de todas as etapas, da minuta à renegociação após o prazo de vencimento, se for benéfica para a sua empresa;

8. mensurar os resultados: por meio de KPIs de supply chain como lead time de compras, savings da empresa, cobertura de estoque e taxa de pedido perfeito.