O principal objetivo do procurement management, ou gestão de compras, é estabelecer compras eficazes, melhorar o tempo das entregas e diminuir os custos para a empresa. Além dessas funções, é essencial administrar o relacionamento contínuo com os fornecedores.

Para colocar em prática o processo de gerenciamento de compras, é importante que a equipe envolvida siga as etapas estipuladas, já que uma depende da outra.

Quer saber como funciona o processo de gestão de compras? Ao longo deste artigo vamos entender o que é procurement management, conhecer as 7 etapas para evoluir o setor de compras da sua empresa. Continue com a gente e boa leitura!

O que é procurement management? 

Procurement management, ou gestão de compras, é a área responsável por avaliar, selecionar e criar contratos entre a empresa e os prestadores de serviço, como também gerenciar o relacionamento com fornecedores.

Este processo de gerenciamento de aquisições engloba tanto a compra de bens e serviços quanto o setor de pagamentos, envolvendo o fornecimento de documentos para auxiliar o processamento de faturas dos fornecedores.

Nessa função, pode-se dizer que strategic sourcing tem um papel fundamental na aquisição de suprimentos e gerenciamento de processo. 

Qual é a importância do procurement?

É impossível pensar como uma empresa funcionaria sem compras, por isso que o procurement management é fundamental.

Isso porque a gestão de compras preserva que todos os materiais e serviços sejam adquiridos e que as transações fluam adequadamente até chegar ao cliente.

Como vimos, o custo não é um fator principal para o procurement management, mas a área precisa otimizar dinheiro, tempo e recursos. Isso mostra que reduzir custos sem deixar erros aparentes e atrasos não é uma tarefa fácil, mas o profissional da área, o procurement manager, deve se empenhar para conquistar esses resultados.

A área de procurement management também se responsabiliza por negociar contratos lucrativos de produção e fornecedores. Além do mais, uma gestão de compras eficiente trabalha com a diversidade de fornecedores, ou seja, profissionais de diferentes culturas, etnias, gênero, orientação sexual, classe social, entre outros aspectos. 

Esse movimento faz com que a gestão de compras desempenhe uma função relevante na liderança da responsabilidade social corporativa em inclusão.

Quais são as etapas do processo de procurement?

A gestão de compra se torna um sucesso quando a empresa estabelece corretamente as etapas do ciclo de vida da aquisição. Nesse sentido, o ciclo depende da importância e objetivos de negócios. Confira as sete fases:

1. Especificação das necessidades 

Esta etapa inicial e mais generalista consiste em determinar as necessidades do produto ou serviço, especificá-lo e criar um planejamento baseado em dados e projeções para quando o produto é pedido ou reordenado.

2. Seleção de fornecedores

A escolha dos fornecedores requer mais atenção, pois é quando a empresa deve identificar e selecionar os mais apropriados, seja para avaliar se vale a pena permanecer com os já estabelecidos ou para contratar novos integrantes.

3. Negociação e contratação

Este é o momento de negociar os preços e prazos para o produto. O processo é feito por meio de licitações competitivas de fornecedores. Depois de tudo acertado, é hora de assinar o contrato do fornecedor.

4. Elaboração do pedido de compras

Aqui o profissional responsável irá determinar especificamente o preço, a quantidade, o orçamento prévio, prazo e o nível de prioridade de compra para a empresa.

5. Examinar a pontualidade das entregas

Trata-se de avaliar a pontualidade da entrega dos produtos, processo interessante para identificar se falta clareza nas datas de pagamento, prazos de entrega e conclusão do trabalho.

A importância desta etapa de procurement management é imprescindível em duas situações: no caso de acelerar o pedido do produto em situação de mudança de cronograma ou quando o material tem vida útil encerrada antes do esperado.

6. Inspeção de compra

A inspeção de um pedido de compra se realiza com a combinação de três vias do pedido com a fatura e uma guia de remessa de recebimento.

Caso o produto entregue não atenda aos padrões especificados, é possível fazer um relatório de discrepância de recebimento.

7. Manutenção de registros e relacionamentos

Por fim, no processo de procurement management é importante guardar os registros em caso de uma auditoria, o que serve para confirmar a garantia do produto.

Aqui também é interessante dar um feedback ao fornecedor sobre o que foi positivo e quais melhorias devem ser feitas. Para dar uma posição detalhada ao prestador de serviço, a empresa deve se basear em indicadores-chave de desempenho.