Processo de procurement: 10 etapas para fortalecer o setor de compras

Um processo de procurement pode ser caracterizado como a definição e a implementação de ações estratégicas voltadas para a contratação precisa de serviços e/ou insumos que garantem a continuidade do fluxo produtivo de uma empresa.

Para esclarecermos a importância desse processo, vale destacarmos que o setor de compras tem passado por momentos de transformação bastante significativos, os quais deixaram vários profissionais desse segmento em alerta. 

Conforme uma pesquisa da Deloitte Global, já em 2019, 61% dos diretores de produto acreditavam no aumento dos riscos relacionados ao segmento de compras. Esse dado mostra que falta a adoção de um bom processo de procurement no planejamento das companhias, a fim de minimizar esse impacto.

Somada a isso, parte dos problemas relacionados nesse levantamento comprova que a crise econômica, o gerenciamento de riscos com fornecedores e a interrupção da cadeia de suprimentos podem ser responsáveis pelo desequilíbrio dos setores.

Apesar dos indícios apontados, é importante ressaltar que as etapas de procurement vão além da aquisição de mercadorias e matéria-primas para a organização, englobando, também, diversos elementos da cadeia de suprimentos.

Para ajudar você a entender melhor como tudo isso funciona, ao longo deste artigo explicaremos o que é e o que contempla um processo de procurement, quais são suas etapas, e como ele pode ajudar na gestão de compras do seu negócio.

Por isso, siga a leitura e confira!

O que é processo de procurement?

Do termo em latim procurare, cujo significado se assemelha a cuidar, tratar de negócios ou administrar, procurement se refere à aquisição ou compras. No entanto, na prática, é muito abrangente do que esse simples conceito.

Procurement é o processo estratégico que as organizações usam para contratar bens e serviços de fornecedores externos até atender às necessidades de um negócio.

Para esse contexto ficar mais claro, imagine uma rede de supermercados que necessita de matéria-prima, peças e equipamentos de fornecedores externos. 

Nesse caso, a empresa não pode produzir os itens, logo, o processo de procurement se torna mais econômico porque busca fornecedores e parceiros para entregar os serviços e itens necessários.

Em suma, procurement é quem procura fornecedor para atender as demandas, visando diminuir custos. O profissional envolvido nessa área tem amplas funções, além da busca por um parceiro qualificado, recebe e paga suprimentos para a empresa.

Na prática, durante a procura pelos melhores fornecedores do mercado, o procurement:

• negocia a relação entre empresa e fornecedores;

• avalia a performance das entregas e dos fornecedores;

• cuida da aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;

• avalia as minutas e demais contratos;

• ajuda a transportar e a receber os pedidos.

Vale frisar que o processo de procurement também engloba a logística que envolve a comunicação entre os fornecedores e a empresa, além da gestão de mercadorias e suprimentos.

Quais são os benefícios do processo de procurement?

Um processo de procurement bem estruturado traz diversas vantagens para as empresas, como:

• negociação com fornecedores mais eficiente;

• economia de custos com a contratação de bons fornecedores;

• fluxo de trabalho otimizado;

• conquista de parcerias de longo prazo com fornecedores;

• adaptação rápida a mudanças internas e externas;

• melhora da entrega de serviços e/ou produtos ao cliente final;

• facilidade de adaptação a ferramentas de dados.

A importância da automação no processo de procurement

A tecnologia tem trazido novidades bastante satisfatórias para o processo de compras, e uma delas é o uso da automação. Os líderes de procurement reconhecem a importância de sistemas automatizados para tarefas de transação de compras.

A automação proporciona que os gestores dessa área construam movimentos de trabalho integrados à máquina de forma excepcional, gerando resultados gratificantes com valor agregado. 

Os líderes já notaram que o impacto do uso de dados é gigantesco para o planejamento estratégico no processo de procurement. 

Segundo uma pesquisa divulgada pela Accenture.com:

• 67% do modelo operacional das empresas foi projetado com base em dados, e não em experiência e intuição dos executivos;

• 70% dos líderes de procurement usam a escala de dados na organização atualmente;

• 96% dos líderes de procurement desejam usar dados em até três anos.

Essas informações mostram que a digitalização melhora o processo de aquisição de suprimentos, compra e contratação, tornando os dados relevantes para a tomada de decisão do modelo operacional.

Quais são os estágios do processo de procurement?

Com essa definição em mente, fica mais fácil compreender os estágios de um processo de procurement, que são:

1. identificação das necessidades;

2. análise da solicitação de compra;

3. avaliação e seleção dos fornecedores;

4. negociação de condições e preços;

5. criação do pedido de compra;

6. recebimento e inspeção dos insumos recebidos;

7. emissão dos documentos relacionados;

8. aprovação da fatura e pagamento;

9. gestão da documentação;

10. análise e otimização do ciclo de compras.

As 10 etapas de procurement

As etapas de procurement podem ser específicas para cada empresa. Por isso, ainda que estejamos listado as mais comumente usadas, elas podem ser adaptadas de acordo com as particularidades de cada companhia. 

Conheça, agora, as principais fases de procurement:

1. Identificação das necessidades

As aquisições de uma empresa devem estar diretamente relacionadas às suas necessidades. Ou seja, algo só deve ser comprado se realmente for preciso. 

Entender isso é uma maneira de evitar gastos desnecessários e de perder materiais que ainda estão em estoque.

As solicitações de matéria-prima, insumos, contratação de serviços terceiros e outros relacionados, comumente são feitas pelos próprios setores. Porém, cabe ao procurement manager e sua equipe filtrarem os pedidos, identificando quais são as reais necessidades e adotando um pensamento estratégico para que essas aquisições gerem retorno financeiro positivo para o negócio.

2. Análise da solicitação de compra

Como dissemos, geralmente o setor que precisa de algo é o que envia o pedido para o departamento de compras.

No entanto, é preciso que essa solicitação seja bem específica, contendo todas as diretrizes do produto e/ou serviço que precisa ser adquirido, principalmente se for a primeira compra desse tipo — definir formulários padrões pode ajudar com isso.

A equipe de procurement, por sua vez, analisa essa solicitação e a alinha com os processos da empresa e orçamento destinado para esse fim.

3. Avaliação e seleção dos fornecedores

O estágio seguinte desse processo consiste em avaliar e selecionar os fornecedores que têm potencial para atender as demandas apresentadas.

Algumas empresas trabalham com um catálogo de fornecedores, que são terceiros que já foram considerados aptos para atender o negócio tão logo seja preciso. Essa estratégia ajuda a reduzir o tempo entre a identificação da necessidade de compra e a aquisição propriamente dita.

Porém, seja para a formação de um cadastro, seja para a escolher um provedor específico, é preciso cumprir várias etapas, tais como:

• analisar documentos de homologação;

• avaliar a reputação do fornecedor;

• identificar potenciais riscos dessa parceria;

• ponderar sobre custo-benefício.

Fazer isso manualmente aumenta as chances de erros, além de tornar essa etapa bastante demorada. A solução, portanto, é usar ferramentas adequadas, a exemplo do software de gestão de fornecedores da Linkana.

Essa plataforma SaaS, 100% em nuvem, centraliza todo o processo de gerenciamento de fornecedores, automatiza etapas e ajuda a mitigar riscos com funcionalidades, como análise de dados públicos e avaliação de performance.

4. Negociação de condições e preços

Antes do fechamento do contrato com o fornecedor escolhido, é essencial negociar adequadamente os preços praticados, formas de pagamento e demais condições que envolvem essa parceria, tais como prazos de entrega e penalidades em caso de quebra de contrato.

Aqui, é preciso ter em mente que todas essas definições precisam estar alinhadas com as expectativas da empresa e, principalmente, com seu planejamento estratégico, a fim que esse fornecimento de insumos afete negativamente a dinâmica do negócio.

5. Criação do pedido de compra

O quinto estágio desse processo consiste na formalização do pedido de compra junto ao fornecedor. Para se respaldar nessa etapa, é fundamental gerar documentos que permitam registrar tudo o que foi acordado, como quantidade adquirida, possíveis descontos, local de entrega, entre outros.

6. Recebimento e inspeção dos insumos recebidos

Quando o pedido é entregue, antes de aceitá-lo é primordial fazer a conferência. Essa ação visa garantir que o que foi enviado pelo fornecedor chegou à empresa nas condições certas.

Ou seja, a equipe de procurement precisa verificar, por exemplo, se há danos no produto recebido e se esse está na quantidade solicitada. Caso algo esteja em desacordo, é nesse estágio que deve ser feita a devolução e solicitada a reposição correta do que foi comprado.

7. Emissão dos documentos relacionados

Com tudo certo na etapa anterior, há uma série de documentos que precisam ser emitidos derivados da aquisição. Dependendo dos processos adotados pela companhia, pode ser necessário gerar ordens de pagamento para o setor financeiro, para que esse providencie o envio do valor para o provedor.

Para a entrega dos insumos para o setor requisitante, também tende ser comum a emissão de documentos específicos, que registram a ciência e o recebimento dos pedidos, finalizando essa pendência.

8. Aprovação da fatura e pagamento

E por falar em pagamento, é de suma importância que o contratante cumpra essa etapa no prazo acordado inicialmente. Garantir o pagamento do fornecedor é uma forma de estabelecer um bom relacionamento com esse provedor, e de manter a boa imagem da empresa perante outros potenciais parceiros de negócio.

Quanto a isso, é bem importante que o setor de procurement tenha uma boa relação com o financeiro, garantindo, assim, que toda a empresa se beneficie com o cumprimento desse estágio.

9. Gestão da documentação

Com todos os passos anteriores finalizados, é certo que vários documentos tenham sido gerados. De e-mails trocados a notas fiscais, é fundamental que tudo seja devidamente registrado e armazenado. Além de garantir a organização do setor, esse cuidado faz toda a diferença quando há auditorias.

10. Análise e otimização do ciclo de compras

Em um primeiro momento, os estágios do processo de procurement são esses e estão finalizados. Entretanto, eles são contínuos, já que sempre será preciso comprar algo para que a empresa possa continuar operando com eficiência e qualidade.

Sendo assim, é preciso incluir também a etapa de análise e de otimização de ciclo de compras, que contempla ações como:

• identificação do comportamento de compra de cada setor;

• estimativa de gastos de cada departamento;

• alinhamento dessas informações de forma estratégica ao planejamento da empresa;

• adoção de medidas para maximizar o orçamento da área de procurement;

• manter o cadastro de fornecedores sempre atualizado.

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Do outro lado desse processo, a rotina das empresas fornecedoras também é afetada, visto que são obrigadas a preencher diversos cadastros cada vez que se candidatarem para fazer parte da rede de abastecimento de um negócio.

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• considerável redução de tempo para encontrar fornecedores qualificados para atender seu negócio;

• mitigação de riscos, já que a ferramenta também aponta potenciais ameaças de ESG (socioambientais e de governança) dos fornecedores;

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