Processo de compras: como criar um? Os 8 passos principais!

Processo de compras: passo a passo completo 

Cada gestor tem total liberdade para definir quais serão as etapas do processo de compra da empresa que administra. Isso porque é essencial que essas fases estejam alinhadas com o modelo de negócio, volume de aquisições e políticas internas. 

Porém, em linhas gerais, o passo a passo mais comum é:

1. mapeamento de demandas e recorrências;

2. elaboração do pedido de compras;

3. aprovação dos termos do pedido;

4. expedição e envio da ordem de compra aos fornecedores;

5. análise de propostas e seleção de fornecedor;

6. recebimento do pedido;

7. verificação do pedido;

8. encerramento.

Veja, a seguir, detalhes de cada um e tome-os como base para montar o fluxo do seu negócio.

1. Mapeamento de demandas e recorrências

Consiste no levantamento de tudo que o precisa ser comprado ou contratado para garantir o fluxo produtivo da empresa. 

O mapeamento de demandas e recorrências deve tomar como base dados anteriores de compras, que darão aos profissionais dessa área uma dimensão do que precisa ser adquirido, quando e em qual quantidade. 

Essa prática também serve para definir qual item deve ter prioridade, qual requer mais pesquisa e tempo de compra, entre outros critérios que podem afetar a dinâmica de funcionamento do negócio.

2. Elaboração da requisição de compras

O passo seguinte é a elaboração da requisição de compras, documento interno no qual o profissional responsável especificará o produto a ser adquirido, quantidade, prazo ideal de recebimento, nível de prioridade, entre outras diretrizes.

Essas informações serão relevantes para guiar a negociação, mas antes elas precisam ser avaliadas e aprovadas por gestores e superiores, dependendo do definido pela política interna do negócio.

Entenda mais sobre esse assunto lendo o artigo: "Como criar fluxos de requisição de compras eficientes?"

3. Aprovação dos termos da requisição

Neste passo do processo de compras, o tomador de decisão no setor precisa avaliar os detalhes das requisições, negando, aprovando ou solicitando ajustes. Somente após essa análise é gerado o pedido de compras que será encaminhado para os fornecedores escolhidos para atender à demanda.

4. Expedição e envio da ordem de compra aos fornecedores

Com a requisição devidamente aprovada, será emitido o pedido ou ordem de compra, um documento no qual devem estar registrados todos os detalhes da solicitação. 

Essa documentação será encaminhada aos fornecedores homologados pela empresa, para elaborarem suas ofertas e fazerem as propostas.

5. Análise de propostas e seleção de fornecedor

O departamento de compras recebe e analisa as propostas enviadas pelos fornecedores, buscando a oferta mais vantajosa em relação ao custo-benefício e os objetivos da empresa.

É nesta etapa que o fornecedor é escolhido, considerando sua capacidade de atendimento, condições e formas de pagamento, prazos de entrega, entre outros critérios previamente analisados durante a qualificação.

A seleção do melhor fornecedor deve considerar também qual oferece menor custo sem comprometer a qualidade dos insumos/serviços, e qual agrega mais valor à operação da empresa contratante.

Uma vez que a proposta é aceita, é dada sequência à negociação com o fornecedor escolhido, estabelecendo um contrato entre as partes, o qual deve contar com termos e requisitos que devem ser cumpridos.

6. Recebimento do pedido

Na sequência, cabe ao fornecedor entregar os suprimentos à empresa contratante, cumprindo os critérios de quantidade, qualidade e prazo de fornecimento. 

A empresa contratante deve ficar atenta ao índice de aproveitamento e as condições gerais de cada entrega, notificando o fornecedor caso um ou mais parâmetros não tenham sido atingidos. Se estiver tudo de acordo, será possível receber adequadamente a mercadoria.

7. Verificação do pedido

Além da verificação física dos itens recebidos, é recomendado realizar análises adicionais, principalmente comparando a ordem de compra e a nota fiscal emitida pelo fornecedor ao que foi efetivamente entregue. Essa prática é uma forma de garantir a segurança, evitar fraudes financeiras e efetuar o pagamento de forma correta.

8. Encerramento

Após a finalização da entrega e efetivação do pagamento, o departamento de compras encerra o processo de compras, conferindo se todos os parâmetros foram devidamente cumpridos pelas partes.  

Qual a importância de um processo de compras eficiente? 

Garantir a eficiência e ética no processo de compras é uma medida de extrema importância para mitigar riscos e assegurar o sucesso de uma organização. Essa prática estabelece o passo a passo das aquisições e prevê a conduta adequada para cada situação.

Essa dinâmica também influencia diretamente na agilidade que uma empresa consegue ter para suprir as demandas internas e manter o fluxo operacional saudável.

É interessante destacar que a formalização desse fluxograma auxilia na compreensão sobre o papel de cada colaborador, criando um senso de identificação e responsabilidade capaz de promover o employer branding (marca do empregador), otimizando o desempenho individual e também do setor e da empresa como um todo.

Quais as consequências de má gestão de compras?

Como comentamos logo na abertura deste artigo, não gerenciar adequadamente o fluxo de compras leva a uma série de consequências negativas para o seu negócio. Na lista com as principais estão:

• lentidão no processamento de requisições e efetivação dos pedidos, comprometendo a ritmo produtivo da empresa;

• aumento no nível de insatisfação dos funcionários, que ficam sem os materiais e serviços necessários para trabalhar; e dos clientes, que recebem produtos com baixa qualidade, atraso, ou podem não recebê-los;

• falta de controle entre o que foi comprado, o que precisa ser e o que está em estoque, levando a gastos desnecessários e perdas financeiras que poderiam ser evitadas;

• problemas de relacionamento com os fornecedores, principalmente pela falta de comunicação adequada.

9 desafios do processo de compras e como enfrentá-los

Porém, nem sempre a má gestão de compras é decorrente da negligência dos gestores ou do time de procurement. Por vezes, esses profissionais se deparam com desafios inerentes a essa área, mas que podem ser novos para eles, por isso, não sabem como resolvê-los.

Um dos primeiros passos para superar esses obstáculos é conhecê-los. E para ajudar você nesse cenário, listamos os nove mais comuns. Ao saber quais são, fica mais fácil definir quais seriam as melhores práticas de gestão de compras que podem ser adotadas para saná-los.

São eles:

1. falta de planejamento e organização dos fluxos de requisição;

2. problemas de comunicação entre os setores;

3. ausência de padronização em processos e documentos;

4. inexistência de parâmetros para escolher fornecedores;

5. dificuldade e/ou falta de habilidade para negociar com esses parceiros comerciais;

6. desalinhamento entre a gestão de estoque e a área de compras;

7. falta de integração entre compras e outras setores que afetam o volume de aquisições, como marketing e vendas;

8. desatenção com questões legais, como confirmar se o fornecedor cumpre critérios básicos de compliance;

9. fraudes financeiras, desvio de dinheiro ou de mercadorias, corrupção de fornecedores, entre outras práticas ilegais.

Em linhas gerais, desafios como esses podem ser enfrentados, ou ao menos mitigados, com as seguintes práticas:

• definição de políticas internas de compras e código de conduta;

• estruturação de um processo de compras estratégico;

• capacitação e treinamento adequados dos funcionários;

• alinhamento das atividades entre as áreas;

• definição de canais de comunicação oficiais, tanto internos quanto externos;

• realização periódica de auditorias e verificações de compliance;

• uso de sistemas que automatizam tarefas, incluindo a conferência de documentos e homologação de fornecedores, como a solução da Linkana.

Como aprimorar o processo de compras? 

Para que o processo de compras e suprimentos da sua empresa aconteça perfeitamente, é bastante indicado fortalecer essa estratégia. Pensando nisso, listamos 10 dicas simples — porém eficientes — de como aprimorar os métodos de aquisição de bens e serviços do seu negócio.

1. Centralize as compras 

Todas as compras da empresa devem estar centralizadas em um único setor para facilitar a organização. Esse plano possibilita um controle maior das requisições e diminui a possibilidade de desperdício de materiais, mão de obra ou financeiros..

2. Identifique os melhores fornecedores 

Liste os fornecedores de acordo com critérios previamente estabelecidos pela empresa, como qualidade, preço e histórico de entrega. Desse modo, você e sua equipe tomarão decisões mais embasadas, rápidas e precisas.

Essa estratégia é valiosa no caso de o fornecedor principal subir seus preços ou desistir do contrato, por exemplo, pois, ao contar com uma base maior de parceiros, diminui-se a chance de desabastecimento — exceto se o material for exclusivo.

Entenda mais sobre isso no artigo: "Quais são os tipos de fornecedores? Conheça a classificação!"

3. Foque na qualidade 

Avalie não somente a qualidade dos produtos, mas também dos fornecedores. Nesse sentido, é essencial verificar questões como cumprimento de prazos, relacionamento comercial formado, facilidade de negociação, entre outros parâmetros que mostram que a empresa fornecedora presta um serviço de qualidade, de maneira geral.

4. Compre sempre o mais perto de você 

Dê preferência para compras de produtos de fornecedores que estejam perto da sua empresa. Um dos motivos é que a localização próxima diminui riscos de desabastecimento por questões logísticas, bem como ajuda a diminuir gastos de envio.

5. Invista em relacionamentos de longo prazo com fornecedores 

Uma comunicação sólida com os parceiros comerciais facilita a compra de produtos de melhor qualidade e a redução de preços, além de gerar serviços e atendimento mais personalizados. 

Construir relacionamentos estratégicos com fornecedores também contribui para a formação de fontes seguras de abastecimento, para diminuir custos operacionais e, consequentemente, aumentar a margem de lucro da sua empresa.

6. Procure um consultor de compras 

Com qual fornecedor fechar? Os produtos serão entregues no prazo? É muito comum os gestores de negócios terem dúvidas como essas antes efetivar o pedido de compras.

Entretanto, o conselho de um consultor de compras especializado ajuda a planejar, negociar e controlar as atividades de aquisição a partir de um olhar mais estratégico e preciso.

7. Compreenda os custos de manutenção de seu estoque 

Sua organização precisa ter uma descrição detalhada dos custos de mercadorias e buscar, sempre que possível, trabalhar para estoque reduzido para evitar desperdícios.

Porém, para evitar surpresas — como falta de insumos para a linha de produção — é fundamental deixar os fornecedores cientes sobre as necessidades de abastecimento do seu negócio. Essa comunicação facilitará para que as entregas sejam feitas no prazo, diminuindo gastos relacionados ao armazenamento e, ao mesmo tempo, evitando desabastecimento.

8. Realize a gestão da cadeia de suprimentos em tempo real

A aplicação de medidas de compra eficientes, devidamente alinhadas ao processo de fabricação e entrega, são fundamentais para reduzir o tempo de espera do cliente final.

A ideia, portanto, é enviar os pedidos aos fornecedores em tempo hábil para o recebimento dos produtos e/ou serviços, de modo que essa dinâmica garanta que o fluxo produtivo do negócio não seja interrompido.

9. Faça avaliações constantes 

Mesmo quando os gestores estão satisfeitos com seus fornecedores, é fundamental fazer uma revisão frequente para realinhar pontos com esses parceiros comerciais, ou para conferir se tudo está sendo realizado conforme estabelecido no contrato.

Além disso, a avaliação de performance de fornecedores é fundamental para confirmar se os contratados seguem trabalhando de acordo com leis e normas e, dessa forma, evitar riscos de compliance para o negócio contratante.

10. Invista em tecnologia no processo de compras 

Um software específico de gerenciamento ajuda a tornar os processos mais ágeis, principalmente quando essa ferramenta integra a gestão de compras a outras áreas de empresa e automatiza atividades repetitivas e burocráticas.

Quais as melhores ferramentas para processos de compras?

As melhores ferramentas para otimizar os processos de compras são aquelas que oferecem funções alinhadas com as atividades exercidas diariamente por esse setor.

A questão é que, nem sempre, todas as funcionalidades são encontradas em um só software. Nesse caso, o ideal é integrar diferentes soluções.

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