Políticas de compras: 7 passos para definir a da sua empresa

Qual a importância de políticas de compras?

Como comentamos logo na abertura deste artigo, empresas que definem políticas de compras têm a chance de usufruir de diversos benefícios. 

Entre os principais — os quais, inclusive, comprovam a importância dessa prática —, estão:

• definição clara das responsabilidades de cada cargo desse setor;

• contribuição ativa no controle de custos de toda a empresa;

• melhor visibilidade do fluxo de aquisição e contratação de serviços terceirizados, ajudando nas tomadas de decisão;

• padronização do processo de compras para ser seguido por todos os setores, facilitando o recebimento e o atendimento das requisições de compras;

• cumprimento do limite de gastos apontado no planejamento financeiro;

• possibilidade de prever custos em curto, médio e longo prazo;

• alinhamento das compras com o setor de marketing, vendas e estoque;

• aprimoramento do relacionamento com os fornecedores, que também ajuda a gerar compras mais estratégicas e com custo-benefício melhores.

Dica de leitura: "Como e por que criar relacionamentos duradouros com fornecedores?"

Como elaborar uma política de compras empresarial?

Para elaborar uma política de compras para o seu negócio, existem algumas boas práticas a serem seguidas. 

É certo que cada modelo de negócio tem as suas próprias necessidades e particularidades. Porém, ainda assim, há algumas abordagens comuns a todos e que, certamente, também serão úteis para você. Entre as que não podem faltar estão:

1. defina os objetivos;

2. levante como é o fluxo de compras atual;

3. pesquise referências do mesmo mercado;

4. descreva as normas para cada uma das etapas;

5. garanta a conformidade em todas as fases;

6. confirme a eficácia das diretrizes com os responsáveis para área;

7. revise as políticas de compra sempre que necessário.

1. Defina os objetivos

Escolha por qual motivo a política de compras está sendo criada na sua empresa. Ela pode ser um documento criado para:

• padronizar os processos;

• definir critérios para escolha de fornecedores;

• apontar as etapas que devem ser seguidas de acordo com o que está sendo adquirido;

• estabelecer percentuais de limites de gasto;

• acelerar o processo de procure-to-pay;

• entre vários outros objetivos.

2. Levante como é o fluxo de compras atual

Em seguida, veja como o processo de compras é feito atualmente. A ideia é identificar gargalos que precisam ser eliminados e oportunidades de melhoria. 

Ao ter essa visão, compare o que foi levantado com os objetivos definidos anteriormente para fazer os devidos alinhamentos.

3. Pesquise referências do mesmo mercado

A política de compras é um documento composto por diversas seções, tais como:

• descrição dos objetivos;

• regras de fornecimento;

• orientações de gestão de contratos;

• diretrizes de sustentabilidade e diversidade para os fornecedores;

• medidas éticas e antissuborno;

• entre outras.

Caso tenha dúvidas de quais incluir na política da sua empresa, uma forma de resolver isso é pesquisando referência do mesmo ramo de atuação — ou seja, verificar políticas de compras adotadas por outras companhias do mesmo segmento. A ideia não é copiar, mas, sim, inspirar a elaboração do seu documento.

4. Descreva as normas para cada uma das etapas

Com os parâmetros iniciais definidos, você deve partir para a descrição de cada uma das normas e seções. 

Nesta fase, é fundamental descrever detalhadamente o que pode e não ser feito. Para isso, utilize uma linguagem clara, fácil de ser compreendida por todos que tiverem acesso a esse documento.

5. Garanta a conformidade em todas as fases

Na hora de fazer essas descrições e definir regras, garanta que todas estejam de acordo com as leis atuais. Somente dessa forma você garantirá que sua empresa trabalhará em compliance.

Lembre-se que processos de compras realizados em conformidade com as legislações evitam problemas jurídicos, reputacionais, financeiros e de imagem para o seu negócio.

6. Confirme a eficácia das diretrizes com os responsáveis para área

Quando o documento estiver pronto, submeta-o aos profissionais de compras e procurement, para garantir que tudo o que está descrito é compatível com a realidade do setor. 

Aproveite o momento para ouvir o que eles têm a dizer. Dessa interação é possível extrair feedbacks que tornarão suas políticas de compras ainda mais eficazes.

Não deixe de apresentar o documento também ao departamento jurídico, a fim de confirmar se não as diretrizes estão realmente compatíveis com as leis do seu setor.

7. Revise as políticas de compra sempre que necessário

De tempos em tempos revise sua política de compras. Essa prática é importante porque as legislações mudam, assim como as necessidades do mercado e da sua empresa. 

Somente com revisões periódicas você terá certeza de não estar usando um documento defasado.

Como a gestão de fornecedores ajuda na prática da política de compras?

Não há compras sem bons fornecedores, concorda? Por isso, a estruturação de uma política para essa área também precisa considerar a atuação e o relacionamento com esses parceiros comerciais.

Como comentamos, esse documento pode ser usado para definir critérios na hora de escolher fornecedores. Esses, por sua vez, precisam trabalhar alinhados com os valores da sua empresa, do contrário, pode levar a desentendimentos futuros que comprometem toda a sua operação.

E como fazer isso de uma forma prática, precisa e segura? O segredo está em usar a tecnologia a seu favor.

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