Planejamento da demanda de compras: realize em 5 passos!

Qual a importância do planejamento da demanda de compras?

Como você viu no exemplo que demos, fazer a previsão de compras é importante para preparar seu negócio para atender todo o fluxo produtivo e de vendas de um determinado período. Sem saber quais itens comprar ou serviços contratar, fica mais difícil suprir as necessidades do público, concorda?

A previsão de demanda também ajuda a evitar o desperdício de itens comprados em excesso, que, além de gerar perdas financeiras diretas, aumenta os gastos operacionais da empresa. No caso, estamos falando dos custos relacionados à gestão e ao descarte desses bens, por exemplo.

O oposto disso, que também é evitado com o planejamento da demanda de compras, é a ruptura de estoque, que impede a venda de um determinado item e, com isso, leva à perda de clientes.

Outra situação que comprova a importância dessa previsão é a contribuição para a saúde financeira da empresa, considerando que essa prática impede a compra de itens a mais que oneram o caixa ou a menos que afetam o volume de vendas e de faturamento.

Aproveite e leia também: "Qual a importância do fluxo de caixa na gestão de fornecedores?" 

7 vantagens do planejamento da demanda de compras

Todos os pontos que acabamos de citar geram diversos benefícios para sua empresa. Assim, algumas das principais vantagens do planejamento da demanda de compras que podem ser observadas são:

1. uso estratégico dos recursos financeiros;

2. aumento do potencial de negociação;

3. entendimento mais preciso da sazonalidade;

4. otimização da gestão de estoque;

5. conquista de uma cadeia de suprimentos mais eficiente;

6. aprimoramento do relacionamento com o cliente;

7. melhora do relacionamento com os fornecedores.

Confira os detalhes!

1. Uso estratégico dos recursos financeiros

Ao prever as demandas, é possível se antecipar sobre quanto a empresa precisará investir para adquirir os insumos e/ou serviços necessários. Essa previsibilidade impacta de forma positiva o planejamento financeiro e propicia a distribuição estratégica do capital.

2. Aumento do potencial de negociação

Quando o time de compras e procurement sabe antecipadamente o que precisa comprar, tem mais tempo para negociar com os fornecedores. 

Com prazos maiores, esses profissionais conseguem pesquisar quais empresas fornecedoras oferecem os melhores preços, conseguindo economizar sem comprometer a qualidade do que está sendo adquirido.

Sobre esse tema, leia o artigo: "7 técnicas para aprimorar sua negociação com fornecedores".

3. Entendimento mais preciso da sazonalidade

A sazonalidade é uma característica que afeta diversos segmentos e, portanto, é fundamental se preparar para ela como uma das maneiras de garantir o bom funcionamento da empresa. 

Seja por flutuações no mercado, mudanças no comportamento dos consumidores ou outros fatores, é importante que o volume de abastecimento acompanhe essas altas e baixas.

O planejamento da demanda de compras facilita esse gerenciamento, garantindo abastecimentos nas quantidades exatas conforme o momento em que o negócio está.

4. Otimização da gestão de estoque

Compras e estoque devem caminhar lado a lado. Quando uma área emite a requisição de compras, é preciso confirmar se o item pedido não está disponível ou quanto tempo ele durará, antes de efetivar a aquisição.

A previsão de demanda também ajuda a alinhar esses dois setores e a evitar compras em excesso ou abaixo do necessário.

5. Conquista de uma cadeia de suprimentos mais eficiente

A eficiência da cadeia de suprimentos pode ser medida com a otimização do fluxo de abastecimento, a identificação dos fornecedores ideais, a redução de custos sem afetar a qualidade, entre outros pontos relacionados.

Considerando que a previsão de demanda de compras mostra quanto e quando é preciso adquirir insumos ou contratar serviços, chegar a esses resultados se torna mais fácil.

6. Aprimoramento do relacionamento com o cliente

Lembra do exemplo que demos do produto que caiu no gosto do público? Pois bem, se a sua empresa não tem capacidade de atender às necessidades dos consumidores, o relacionamento entre eles e a marca pode ser seriamente comprometido.

O planejamento da demanda de compras contribui para evitar esse tipo de problema, pois mostra o que é necessário adquirir para manter bons volumes de estoque e de produção e, com isso, atender pontualmente às expectativas do seu público-alvo.

7. Melhora do relacionamento com os fornecedores

Assim como aprimora o relacionamento com os clientes, prever demandas de compras melhora a relação com os fornecedores. Afinal, essa previsibilidade abre caminho para boas negociações e até mesmo para esses parceiros comerciais se prepararem adequadamente para corresponder às necessidades da sua empresa.

Temos um artigo que fala sobre esse assunto. Não deixe de ler: "Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?"

Como fazer a previsão de demanda na gestão de compras?

As melhores práticas de planejamento da demanda de compras que você pode adotar para ter vantagens como as que citamos no seu negócio, são:

1. defina um período de previsão;

2. colete e analise dados internos;

3. acompanhe as tendências do mercado;

4. envolva outros departamentos;

5. elabore um plano de compras.

Veja os detalhes!

1. Defina um período de previsão

Não existe um período exato de previsão de demandas que você deve seguir. Tudo depende do modelo de negócio, porte, segmento, portfólio de produtos/serviços, entre outras características.

Assim, o ideal é você definir o mais interessante para o negócio, conforme as necessidades e a análise de resultados, trabalhando os passos seguintes com esse intervalo em mente, o qual pode ser o próximo trimestre, semestre ou ano, por exemplo.

2. Colete e analise dados internos

Levante todas as informações referentes às últimas compras feitas, preferencialmente no mesmo período considerado para a previsão — por exemplo, se está considerando um intervalo de análise entre janeiro e junho, use dados do mesmo período do ano anterior, principalmente por conta do fator sazonalidade.

Avalie também: volume de produção, histórico de vendas, ações de marketing que atraíram mais clientes e outras questões que afetam a compra de insumos ou contratação de serviços.

Relacione todos esses pontos e faça uma análise do que esperar para o futuro da companhia, lembrando de adicionar um percentual de crescimento de acordo com o planejamento estratégico da empresa.

3. Acompanhe as tendências do mercado

É fundamental acompanhar as tendências do seu mercado de atuação. Nesse caso, você deve verificar pontos como:

• o que foi previsto para os próximos períodos;

• como está a aceitação e o interesse do público diante das soluções;

• mudanças na economia;

• entre outros pontos que afetam o volume de vendas e, por consequência, as demandas de abastecimento.

4. Envolva outros departamentos 

No exemplo que demos logo no início deste artigo, citamos que uma estratégia de marketing fez com que o interesse do público aumentasse. Isso deixa clara a importância de a área de compras trabalhar alinhada com os outros setores.

Somente dessa forma é possível preparar adequadamente o fluxo de abastecimento para o nível de produção e entrega que virá por conta de outras ações adotadas pela marca.   

5. Elabore um plano de compras

Com todos os pontos anteriores finalizados, é possível partir para o planejamento de compras. Afinal, a base desse plano é a previsão de demandas.

Após saber o que e quanto precisa comprar, é preciso também:

• comparar a necessidade de aquisição com o orçamento disponível;

• escolher e qualificar os fornecedores;

• monitorar o recebimento dos produtos ou entrega dos serviços.

Temos um artigo com o passo a passo completo dessa atividade. Confira! "Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!"

Como o planejamento da demanda melhora a cadeia de suprimentos?

Um bom planejamento da demanda de compras deixa a cadeia de suprimentos da sua empresa muito mais eficiente. Isso é possível porque essa previsibilidade afeta direta e positivamente a gestão de estoque, a saúde financeira do negócio e o relacionamento com os clientes. 

Ao realizar as compras certas, na hora certa, há menos riscos de perder dinheiro, comprometer o ritmo de vendas ou não conseguir atender às necessidades do público.

Como resultado, sua empresa ganha em potencial competitivo, participação de mercado e receita.

O que fazer após prever a demanda de compras?

Após fazer o planejamento da demanda de compras e identificar o que é necessário comprar, é preciso homologar os novos fornecedores capazes de atender a essa necessidade o mais rápido possível. Se o processo de cadastro demorar, não adianta ter feito um bom planejamento da demanda,  não é mesmo?

E, para otimizar o onboarding de seus fornecedores, usar um software como a Linkana  para essa atividade faz toda a diferença. 

Entenda o que é um SRM assistindo este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana.

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