Compras
Planejamento de compras: como montar e quais erros evitar?
O planejamento de compras pode ser definido com o conjunto de diferentes ações, medidas e atividades que, juntas, ajudam a realizar aquisições mais conscientes, que contribuem para reduzir custos, evitar desperdícios, garantir o fluxo produtivo e aumentar a lucratividade de uma empresa.
O ato de comprar está presente no dia a dia de todos os negócios, independentemente do porte ou segmento. Inclusive, podemos dizer que, no meio corporativo, essa tarefa tem um um papel ainda mais relevante e complexo do que o executado por pessoas físicas.
Por esse motivo, montar um planejamento de compras é essencial para os recursos serem usados com inteligência.
Em um departamento de compras bem estruturado, o objetivo de cada processo de aquisição é encontrar a proposta com o melhor custo-benefício possível, que além de atender as necessidades da empresa no tempo certo, apresenta um bom preço e oferece menos riscos para a operação. Sem realizar o planejamento estratégico de compras, toda aquisição oferece um alto risco.
Prova do que acabamos de falar vem de um levantamento do Sebrae, o qual destaca que a falta de planejamento é a principal causa do fechamento de cerca de 25% de empresas no país.
Apesar de ser uma atividade essencial, existem erros comuns no planejamento de compras que, infelizmente, ainda são cometidos por diversos gestores e times, seja por falta de experiência ou de conhecimento.
Certamente, você não quer arcar com falhas na sua empresa, não é mesmo? Então, siga a leitura deste artigo e confira o passo a passo de como estruturar um processo de compras eficiente e as melhores estratégias de planejamento para esse setor.
O que é planejamento de compras corporativa?
O planejamento de compras é uma prática que visa prever as necessidades de suprimentos de uma empresa e mostrar quais são as condições ideais para realização das aquisições, no que diz respeito a data, condições de pagamento e quantidade de produtos, entre outros fatores.
Se antes essa etapa era vista como mais uma burocracia — já que demanda mais pensamento estratégico do que ações reais — atualmente, o planejamento estratégico de compras se tornou uma das ferramentas mais importantes para otimizar o uso de recursos de qualquer negócio.
Para facilitar a compreensão, listamos os principais benefícios obtidos por meio do desenvolvimento e aplicação de um bom plano de compras. São eles:
economia de recursos;
compras mais eficientes e qualidade garantida;
parcerias mais confiáveis e duradouras;
melhora nos indicadores de performance;
impulso no alcance de objetivos.
Confira detalhes de cada um no próximo tópico.
5 benefícios de um bom planejamento de compras
1. Economia de recursos
Essa vantagem é decorrente da possibilidade de antecipar demandas, uma estratégia que gera o tempo necessário para o preparo adequado para a realização das compras.
Esse período inclui tanto conseguir mais dias para levantar o valor necessário para efetivar a aquisição, dependendo do caso, quanto encontrar fornecedores qualificados.
Com a lista prévia do que precisa ser comprada, e mais tempo para solicitar os orçamentos, há muito mais chances de economizar dinheiro com as aquisições.
2. Compras mais eficientes e qualidade garantida
Ao se planejar, é possível também definir quais padrões de qualidade devem ser alcançados pelos fornecedores.
A partir dessa referência, as compras de suprimentos são realizadas com mais eficiência, pois haverá menos chances de receber itens com condições abaixo do esperado e necessário para a empresa.
3. Parcerias mais confiáveis e duradouras
Avaliar o compliance e montar uma rede de fornecedores confiável faz parte de um bom planejamento de compras. Por isso, esse processo também ajuda a consolidar e a estruturar parcerias sólidas e relacionamentos estratégicos com esses parceiros comerciais.
4. Melhora nos indicadores de performance
Com todas as ações de compra devidamente planejadas, as chances de as operações internas sofrerem falhas ou paradas diminuem. Um dos resultados positivos que pode ser visto é a melhora da performance e desempenho dos times e o reflexo nos indicadores da companhia.
5. Impulso no alcance de objetivos
Todo esse conhecimento prévio ajuda a atingir os objetivos estipulados com as operações e atividades empresariais.
Esse retorno também é possível porque um planejamento de compras bem estruturado garante o fluxo produtivo livre de interrupção decorrente de desabastecimento, além de ajudar a entregar qualidade do produto que será vendido ao cliente final.
7 erros comuns no planejamento de compras
Como comentamos logo na abertura deste artigo, ainda existem gestores e profissionais da área de compras e procurement que cometem erros na hora de montar ou executar os planejamentos.
Uma forma de evitar essas falhas na sua empresa é conhecer quais são as mais cometidas. E essa lista é formada por:
não estabelecer um limite de gastos, ou exceder o valor estipulado;
desvalorizar a formação de parcerias estratégicas com os fornecedores;
realizar compras sem comparar as requisições com as quantidades disponíveis em estoque;
não considerar períodos de aumento de vendas, como datas comemorativas, na hora de definir quantidades e prazos para enviar os pedidos aos fornecedores;
deixar de lado estratégias de negociação com os fornecedores;
montar um único plano, não revisá-lo, nem adequá-lo ao momento atual da empresa;
negligenciar boas práticas de compliance, tanto do negócio quanto dos fornecedores contratados.
Dica! Aproveite e leia também: "5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los"
Como estruturar um processo de compras eficiente? 5 estratégias!
Boas estratégias de planejamento de compras são essenciais para evitar falhas como as que acabamos de citar, e também para aumentar a eficiência e os resultados dessa prática.
Algumas das melhores que você pode colocar em prática na sua empresa, são:
usar dados para fazer previsões de demanda mais precisas;
aprimorar a comunicação com os outros departamentos, a fim de alinhar fluxos e prazos de envio de requisições;
incluir no plano de ação a verificação de riscos de fornecedores, questões de conformidade, sustentabilidade, responsabilidade social e outros que vão além de bons preços e prazos de entrega;
otimizar a gestão logística e de estoque;
utilizar softwares de gestão de fornecedores, como o da Linkana, para otimizar o processo de qualificação e homologação desses parceiros.
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Como montar o planejamento de compras? 8 passos!
Para montar um planejamento de compras realmente eficaz para o seu negócio, existem alguns passos que precisam ser seguidos, e os principais são:
1. faça um levantamento das demandas;
2. defina a frequência ideal de aquisições;
3. estabeleça um orçamento para cada setor;
4. escolhe e qualifique as empresas fornecedoras;
5. monte uma cadeia de suprimentos com múltiplos fornecedores;
6. monitore o recebimento, armazenagem e utilização de recursos;
7. defina metas e KPIs de compras para acompanhar os resultados;
8. forneça feedbacks e otimize os processos de compras e gestão de fornecedores.
Você pode ajustá-los de acordo com o seu modelo de negócio, necessidades e volume de compras. Para isso, entenda detalhes de cada um desses passos a seguir.
1. Faça um levantamento das demandas
Para começar o seu planejamento estratégico de compras, faça um levantamento de todas as demandas da sua empresa. Veja quais suprimentos são necessários para as operações, as quantidades e em quanto tempo são utilizados.
A partir dessa informação, é possível não só identificar o momento ideal e as condições sob as quais devem ocorrer os pedidos, como também projetar o investimento necessário para suprir esses gastos, entre outros objetivos de crescimento.
Entenda mais sobre gestão e previsão de demanda no vídeo abaixo:
2. Defina a frequência ideal de aquisições
A frequência com que cada produto é adquirido deve ser calculada para atender as necessidades internas dentro dos prazos ideais. Já falamos em outro artigo sobre como calcular lote econômico de compras, tempo de produção por lote e cálculo de ressuprimento, recomendamos a leitura para enriquecer o seu plano de compras.
3. Estabeleça um orçamento para cada setor
Para os profissionais do departamento de compras saberem exatamente o que deve ser negociado com seus fornecedores, é importante ter um orçamento previamente definido.
Fazer a separação de recursos por departamento facilita essa atividade, pois dá uma visão ampla do que pode ser gasto com cada área, e evita um doo erros que comentamos, que é gastar mais que o permitido.
4. Escolha e qualifique as empresas fornecedoras
O planejamento de compras precisa contar com parceiros comerciais confiáveis, por isso, o processo de qualificação de fornecedores é tão importante.
Ao verificar se as empresas candidatas a abastecer a sua seguem as práticas de compliance e governança ditadas pelo mercado, você protege seu negócio de diversos riscos.
5. Monte uma cadeia de suprimentos com múltiplos fornecedores
É preciso ter em mente que trabalhar com apenas um fornecedor para cada item de necessidade oferece uma série de riscos de interrupção no fornecimento, aumenta a dependência e diminui o poder de barganha. Por isso, é recomendado que se tenha múltiplos fornecedores homologados para atender as necessidades da sua empresa.
6. Monitore o recebimento, armazenagem e utilização de recursos
De modo geral, é importante acompanhar o recebimento, armazenagem de itens em estoque e a velocidade com que sua operação usa esses recursos. Isso ajuda a conferir a efetividade do planejamento e identificar falhas internas com mais facilidade.
7. Defina metas e KPI de compras para acompanhar os resultados
Falando em monitoramento, parte do planejamento consiste em definir as metas desse setor e quais serão os KPIs de compras usados para acompanhar os resultados.
Por meio dos indicadores-chave de performance é possível avaliar se os compradores estão seguindo o plano e obtendo os retornos previstos para a área e para a empresa de maneira geral.
8. Forneça feedbacks e otimize os processos de compras e gestão de fornecedores
De todo modo, é importante destacar que o planejamento de compras deve ser flexível e otimizado com o tempo.
Além de acompanhar os indicadores de performance, recomenda-se dar feedbacks constantes para os seus colaboradores e fornecedores, contribuindo para terem conhecimento do cenário real da empresa e abrindo caminho para avaliarem suas próprias ações.
Como a Linkana ajuda a otimizar esses processos?
A qualificação e homologação de fornecedores é parte essencial de um bom plano de compras. Entretanto, conferir todas as informações de compliance de múltiplos parceiros manualmente pode ser desgastante, demorado, custoso e aumentar as chances de erros.
Por isso, o ideal é contar com sistemas próprios para essa atividade, como o da Linkana, que além de reduzir o tempo gasto nessa tarefa e potencializar os resultados, se conecta facilmente com todos os ERPs, sistemas de compras e de fornecedores disponíveis no mercado.
Isso garante muito mais velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueios de cadastro de empresas fornecedoras.
Tudo isso é possível porque a Linkana é o SRM do futuro! Entenda melhor assistindo a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana.
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