Os 5 estágios de maturidade em procurement: Conheça cada um deles

Sabemos que procurement é o processo estratégico que as organizações usam para contratar bens e serviços de fornecedores externos até atender às necessidades de um negócio.

Mas, além de saber o que é procurement, também é importante entender quais são os cinco estágios de maturidade para classificar em que fase da jornada de transformação estratégica de compras uma grande empresa se encontra.

Por isso, neste artigo analisamos as principais mudanças em relação aos focos e objetivos da área, maturidade em relação à gestão de dados e informações, perfil dos profissionais nos times, atividades do dia-a-dia, bem como ferramentas e soluções normalmente utilizadas.

Os 5 estágios de maturidade em procurement

Os 5 estágios de maturidade em procurement são:

1. Sobrevivência;

2. Processos;

3. Digitalização;

4. Estratégico;

5. Ecossistema.

Confira detalhadamente ao longo do artigo como funciona cada um deles. 

Estágio 1 - Sobrevivência

Objetivo: Subsistência e sobrevivência.

Perfil dos profissionais: Focado em atividades manuais e repetitivas, de baixo valor agregado. Não usa nem busca insights de dados de compras para auxiliar no seu dia a dia. É indiferente a temas de sustentabilidade e responsabilidade social.

Rotina: Área demandante negocia diretamente uma proposta com um fornecedor por telefone e faz follow-up de um pedido por e-mail que não chegou ainda.

Processos: A empresa não tem uma área estruturada de procurement ainda. Compras são feitas de maneira descentralizada e desorganizada, tocando as necessidades diárias. As pessoas fazem ações estritamente operacionais, como negociar propostas de fornecedores, formalizar pedidos de compras e fazer follow-ups, tudo de maneira manual.

Dados: Dados não são controlados ou analisados.

ESG: Não sabe o que o conceito significa e não possui nenhuma iniciativa na empresa.

Ferramentas: Informações em papel, pastas de arquivos e interações com fornecedores por e-mail.

Soluções: Outlook, Gmail, Drive.

Estágio 2 - Processos

Objetivo: Criação da área e de processos.

Perfil dos profissionais: A maior parte do dia é composta por atividades manuais e repetitivas e eventualmente uma ou outra atividade mais estratégica da área. Toma decisões com base na sua experiência profissional e na opinião de colegas  e usa planilhas apenas como fonte de informação complementar. Conhece temas de sustentabilidade e responsabilidade social, mas não os aplica na sua vida pessoal ou profissional.

Rotina: O comprador faz análise de gasto com fornecedores por meio de planilhas, e renegocia com um fornecedor baseado nas informações encontradas.

Processos: A empresa já começa a estruturar uma área de procurement e a definir processos mais centralizados de compras. A área acompanha indicadores de desempenho e coleta dados para auxílio em decisões de compras e suprimentos. 

A área ainda opera isoladamente, com pouco ou nenhum compartilhamento de informações com outras áreas. Os projetos e aplicações focam em melhorias para os próprios problemas da área, sem foco ou visão nas prioridades maiores da empresa. 

Dados: Dados internos de pagamentos realizados pela organização são extraídos manualmente de sistemas de gestão por meio de relatórios, e insights são visualizados em planilhas simples.

ESG: O conceito de sustentabilidade e responsabilidade social é entendido e aplicado na organização, principalmente em outras áreas da empresa, como marketing, vendas e RH.

Ferramentas: ERP, planilhas e relatórios gerenciais feitos à mão.

Soluções: SAP, TOTVS, Excel.

Estágio 3 - Digitalização 

Objetivo: Automação e digitalização.

Perfil dos profissionais: Divide seu dia entre atividades manuais e repetitivas com estratégicas da área. Equilibra sua experiência profissional e opiniões de colegas com planilhas específicas como fonte de informação confiável para geração de insights. Conhece temas de sustentabilidade e responsabilidade social, mas tenta aplicar na sua vida profissional apenas por obrigação.

Rotina: O comprador negocia com o fornecedor uma tabela de preços para o material comprado  como forma de acelerar novas compras e conseguir descontos e previsibilidade nos valores praticados.

Processos: A área de Procurement passa a olhar fornecedores baseado em relevância no spend e no impacto na operação, com maior subdivisões das categorias de fornecimento.

Exemplos:  Diretos, indiretos, CAPEX, MRO, serviços terceirizados, transportadoras, softwares, etc. 

O objetivo da área passa a ser a automação e digitalização de processos e a otimização das decisões de fornecimento que ocorrem no dia a dia, focadas principalmente em saving. A área passa a buscar integração e visibilidade de seus processos junto a outras áreas, como jurídico, financeiro e operações.

Dados: Dados internos de negociações, pedidos, fornecedores, valores e históricos se somam aos dados de pagamentos da organização. Insights são visualizados em tabelas dinâmicas sofisticadas e pesadas, de difícil manutenção e consolidadas manualmente.

ESG: O conceito de sustentabilidade e responsabilidade social é entendido e aplicado em procurement, que busca entender e controlar tais informações fornecedores de maneira lenta e não estruturada, sem metas específicas ou objetivos formais.

Ferramentas: E-procurement.

Soluções: SAP Ariba, Mercado Eletrônico, Nimbi, Paradigma.

Estágio 4 - Estratégico

Objetivo: Cadeia de valor.

Perfil dos profissionais: Atividades alinhadas com a estratégia da empresa, e ações baseadas igualmente em insights gerados, sua experiência profissional e opiniões de colegas. 

Usa as informações que considera confiáveis dos sistemas da empresa para alimentar tabelas dinâmicas utilizadas pela área. Se interessa por temas de sustentabilidade e responsabilidade social, e tenta aplicá-los na sua vida pessoal e profissional sempre que possível.

Rotina: O comprador simula cenários em que o fornecedor não vai conseguir entregar o prometido, e consegue entender o impacto que isso teria na produção de determinado item. Ele reprova um fornecedor automaticamente por identificar sua relação com mão de obra escrava ou crimes cometidos.

Processos: A área de Procurement passa a ter setores estratégicos, como foco em strategic sourcing e gestão de fornecedores (SRM). 

A área agora foca não apenas no preço de produtos e serviços, mas sim no Total Cost Ownership (TCO), isto é, em todos os custos incorridos na cadeia de valor do produto até chegar no cliente final, buscando maneiras de gerar mais valor com uma visão mais holística do impacto da compra dentro da empresa. 

Já possui uma visão mais madura de governança no processo de compras, e também já mapeia e avalia riscos operacionais e reputacionais antes de iniciar ou para manter a relação com um fornecedor.

Dados: Dados internos de compras se somam a dados de múltiplas fontes externas à organização, com informações comerciais, de risco, qualidade e ESG. Insights são visualizados em ferramentas de BI, com certo delay ou inconsistência em parte das informações consolidadas automaticamente.

ESG: A organização emite relatórios anuais de GRI e passa a avaliar o impacto ambiental dentro de sua cadeia de fornecimento. Busca meios para mapear o quanto está gastando com fornecedores diversos e pequenos negócios.

Ferramentas: Strategic Sourcing Suite, Spend Management, B2B Marketplace, SRM, Vendor Risk Management, Dashboards de BI.

Soluções: Coupa, Aravo, 4MDG, SERASA, G-Certifica, HICX, DnB, Neoway, Power BI.

Estágio 5 - Ecossistema

Objetivo: Compartilhamento de dados e decisões ágeis.

Perfil dos profissionais: Atividades analíticas alinhadas com a estratégia da empresa, e ações baseadas na identificação de quais insights gerados são relevantes para tomada de decisões. 

Não confia em informações de planilhas e questiona ativamente a origem e a consistência de dados utilizados. Abraça a sustentabilidade e a diversidade como valores pessoais, e lidera o avanço dessas pautas dentro da empresa.

Rotina: O comprador define e tem visibilidade de ponto e ótimo estoque de segurança que um fornecedor conectado à rede deve ter. Ele é alertado automaticamente do risco de fornecimento baseado em informações geopolíticas do país do fornecedor. 

Além disso, o comprador também consegue montar uma shortlist automática para bid por meio de filtros de performance e risco, e decide premiar uma empresa controlada por mulheres, empatada  tecnicamente com outra empresa não diversa.

Processos: A área de Procurement passa a focar em alianças com fornecedores, otimizando para riscos, resiliência, sustentabilidade e diversidade (ESG) da cadeia de suprimentos. 

O objetivo de procurement é melhorar a performance da empresa a partir de um controle maior não só sobre fornecedores e parceiros, mas também sobre o segundo nível da cadeia de fornecimento. 

O mindset de ecossistema foca em dar visibilidade dos dados da organização a parceiros externos, e ajuda a medir o desempenho da cadeia nos processos exercidos pelos fornecedores e prestadores da empresa.

Aplicações complexas dão visibilidade e criação de valor de maneira transparente para toda a rede de fornecedores. Análises dão suporte a novos modelos de negócios inovadores co-criados com fornecedores.

Dados: Dados internos e externos são alimentados automaticamente em um Procurement Data Lake (PDL) por meio de APIs. Múltiplos aplicativos complexos trocam informações e colaboram entre si, dando visibilidade completa às relações nível 1 e 2 da cadeia de fornecimento.

Insights são rápidos e dinâmicos, explorando dados de outras organizações e bases vivas que se atualizam automaticamente.

ESG: A organização possui metas de impacto ambiental para fornecedores, bem como programa de diversidade e metas de spend diverso, com política de compras flexível e direcionada para tais fornecedores. 

Possui programas de apoio e desenvolvimento de pequenos fornecedores. Exige que os principais fornecedores controlem indicadores ESG dos seus próprios fornecedores.

Ferramentas: Supplier Discovery, Supplier Data Foundation, Supplier Network, Sustainability Ratings.

Soluções: Tealbook, Scoutbee, Linkana, EcoVadis.

Neste estágio existe uma grande preocupação com ESG. Aqui na Linkana, temos o Linkana ESG Rating, uma ferramenta que tem como objetivo identificar se uma empresa a ser contratada apresenta algum tipo de risco reputacional ou operacional que possa comprometer negativamente essa relação comercial.

Se quer saber mais sobre como ela funciona, preencha o formulário abaixo.