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Orquestração de compras: por que e como deve ser feita?

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

Escrito por Leo Cavalcanti

29 de dezembro de 2023

29 de dezembro de 2023

29 de dezembro de 2023

A orquestração de compras pode ser definida como um processo de gerenciamento e coordenação simultânea e ativa de todas as atividades realizadas nesse setor. A ideia é gerar mais valor para a empresa a partir das aquisições feitas, bem como mitigar riscos, entre várias outras vantagens.

O termo orquestração remete às orquestras, grupos de músicos que, ao trabalharem em conjunto, tocam variadas músicas, mesmo que cada um esteja com um instrumento diferente.

A proposta da orquestração em procurement e compras é basicamente essa: fazer com que o setor funcione em harmonia, contribuindo para o crescimento da companhia, redução de custos e para que se torne cada vez mais competitiva.

Achou interessante? Então, siga a leitura deste artigo e confira o que é, como fazer e as vantagens da orquestração no aprimoramento da gestão da cadeia de abastecimento da sua empresa.

O que é orquestração de compras?

A orquestração de compras é o termo utilizado para definir um modo de gerenciamento voltado para as atividades-chave dessa área. Isto é, o foco são as tarefas de maior impacto para o setor e para a empresa como um todo, a fim de melhorar suas dinâmicas de execução e resultados.

Um dos principais objetivos da orquestração em procurement e compras é obter uma visão mais ampla de tudo o que é realizado nesses departamentos, e a identificação do que pode ser feito em sincronia, a fim de aumentar a proposta de valor do negócio.

Porém, para isso, é preciso que a empresa trabalhe com dados em tempo real, o que tende a ser o maior desafio para a implementação desse conceito.

Ainda que os profissionais de compras trabalhem com variados KPIs, eles apontam para o que já aconteceu. Ou seja, para o passado da atuação da área de compras e seus resultados.

Por outro lado, quando há acesso a sistemas que fornecem dados instantâneos, as tomadas de decisão são ainda mais precisas, mitigando erros e falhas. E é justamente neste ponto que a orquestração de compras contribui.

Dica de leitura: "Como usar a tomada de decisão baseada em dados na sua empresa e ter resultados satisfatórios?"

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Quais as vantagens da orquestração de compras?

São muitas as vantagens da orquestração em procurement e compras. Entre as que mais se destacam estão:

  • maior previsibilidade de gastos e controles organizados por categorias, fornecedores e contratos;

  • construção de um setor estratégico, ainda mais alinhado com as metas e objetivos de crescimento da companhia;

  • identificação mais rápida de riscos para a cadeia de suprimentos e chances de mitigá-los em menos tempo;

  • integração de processo, estruturando equipes multifuncionais, fomentando a colaboração entre profissionais e setores, e elevando também a produtividade dos times;

Não deixe de ler: "Critérios de seleção de fornecedores: 10 que precisam ser avaliados"

Como deve ser feita a orquestração em procurement?

Para esse tipo de orquestração ser realizada, é fundamental promover a integração dos processos de compras

Uma das melhores maneiras de fazer isso é utilizando bons recursos tecnológicos, a exemplo de um software de gestão de fornecedores como o da Linkana, que centraliza atividades como coleta e análise de documentos, etapas de homologação e qualificação e muito mais.

Contudo, para essa integração se tornar realidade é preciso, primeiro, mapear os processos que sua empresa já realiza. Somente dessa forma é possível identificar com clareza o que pode ser agrupado.

Assim, é possível dizer que os passos para realizar a orquestração de compras seriam, mais ou menos, estes:

  1. mapeie o fluxo de compras e procurement da sua empresa;

  2. identifique gargalos e pontos de melhoria;

  3. verifique quais atividades podem ser integradas;

  4. procure sistemas que ajudem a promover essa integração;

  5. acompanhe os resultados e ajuste o que ainda não está gerando o retorno pretendido. 

Lembre-se que a consulta de dados em tempo real é uma das premissas da orquestração. Por isso, a automação e o uso de sistemas baseados em Inteligência Artificial são primordiais nesse processo.

Confira também: "Inteligência artificial na análise de dados: como usar na sua gestão?"

Quem deve ser envolvido na orquestração em compras?

O envolvimento na orquestração de compras não se limita aos profissionais que atuam nessa área. Para que esse conceito realmente dê certo, é preciso incluir todas as partes interessadas no negócio e nas aquisições de produtos e contratação de serviços.

Na prática, isso quer dizer que além de compras e procurement, o departamento jurídico e o financeiro também devem se envolver. A área de TI pode se juntar a esse grupo para contribuir com a contratação de um sistema que ajude na captação e análise de dados.

Indiretamente, os fornecedores também devem fazer parte da orquestração, no que se refere à identificação das melhores e mais qualificadas empresas para atender às demandas da companhia contratante.

Como a gestão de fornecedores ajuda na orquestração em procurement?

A realização de uma boa gestão de fornecedores ajuda na orquestração em procurement e compras ao gerar dados que podem (e devem) ser usados para as tomadas de decisão. Entretanto, para isso, é preciso contar com um bom sistema de captação e gerenciamento de informações.

O Linkana SRM, Supplier Relationship Management, é um orquestrador de processos de homologação, qualificação, cadastro e avaliação de fornecedores. Essa solução também conta com interface para envio de mensagens, coleta de dados, revisões e aprovações.

Veja no vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, o que oferecemos para sua empresa!

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