Gestão de Fornecedores
O que é RFP e como ajuda na escolha de fornecedores?
Sua empresa já precisou trocar de fornecedor por esse parceiro não entregar os insumos com a qualidade esperada, ou fora do prazo combinado, por exemplo? Se sim, sabe que, mesmo sendo um problema que pode surgir em qualquer negócio, não é tão simples de ser resolvido.
Novos processos de busca por fornecedores, adaptações de sistema e resistência por parte dos funcionários são exemplos de situações que podem atrapalhar a rotina de um negócio e gerar retrabalho que poderia ter sido evitado. Como? Com a implementação do RFP — Request for Proposal, ou Solicitação de Proposta, em português
Entendendo que é RFP e como utilizar esse documento é uma das melhores maneiras de aumentar a eficiência do fluxo de contratação de terceiros e a segurança dessas relações comerciais.
Siga a leitura e confira, neste guia completo, o que é, como funciona, quando emitir, e dicas para uma RFP competitiva.
O que é RFP?
RFP é um documento que registra todas as necessidades de uma empresa no que se refere à aquisição de produtos ou contratação de serviços para continuidade das atividades, abrindo caminho para o recebimento de propostas emitidas por fornecedores em potencial.
Parecida com uma licitação privada, a RFP mostra às empresas fornecedoras o interesse de uma companhia no que elas vendem, estimula a competitividade entre esses fornecedores e ajuda a compará-los na hora de escolher a melhor opção.
Devido à sua complexidade, a RFP não deve ser usada em todos os processos de contratação de parceiros de fornecimento.
Porém, quando utilizada, se torna uma importante ferramenta de gestão, contribuindo principalmente para aprimorar fluxos de grandes aquisições, por estimular a concorrência saudável entre potenciais fornecedores.
Dica de leitura: "Como encontrar fornecedores para sua empresa? 7 dicas infalíveis!"
Quais são os benefícios da RFP?
Após entender o que é RFP, é provável que você tenha imaginado quais são os retornos positivos que esse documento pode trazer para a área de comprar e procurement da sua empresa, não é mesmo?
Para deixar esses benefícios mais evidentes, listamos os que mais se destacam. São eles:
garantia de um padrão no recebimento de ofertas, facilitando a análise;
recebimento de propostas realmente personalizadas e alinhadas com as necessidades do seu negócio;
possibilidade de obter condições de pagamento e preços melhores, até mesmo descontos, por conta do aumento da competitividade entre os interessados em atender as demandas;
entendimento mais preciso da capacidade de atendimento de cada fornecedor que se candidatou para abastecer a sua companhia;
clareza na definição dos requisitos que precisam ser cumpridos pela empresa fornecedora contratada;
mitigação de riscos decorrente de uma análise prévia dos potenciais parceiros comerciais;
facilidade de negociação, visto que todas as informações iniciais para a conversa serão apresentadas;
chances maiores de reduzir gastos com abastecimento e/ou contratação de serviços;
economia de tempo dedicado ao processo de escolha de fornecedores.
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Qual a relação entre o que é RFP e RFI?
Para aprimorar sua gestão de fornecedores, não basta saber o que é RFP. Também é importante conhecer e saber como funciona o RFI, principalmente por serem documentações complementares do processo de contratação de novas empresas fornecedoras.
RFI é a abreviação de Request for Information, que no nosso idioma quer dizer Solicitação de Informação.
Trata-se de um documento por meio do qual gestores de empresas que planejam adquirir alguma solução buscam mais informações sobre o produto ou serviço de interesse.
É comum que essa jornada comece com a busca por um novo fornecedor pelo RFI, já que as informações obtidas podem ajudar a entender quais parceiros conseguirão atender às necessidades e demandas da companhia.
Em resumo, enquanto o RFI é enviado a vários fornecedores, o RFP é distribuído apenas para aqueles que passaram pela primeira análise realizada.
Para entender melhor as diferenças, formas de uso e como esses documentos se complementam, leia o artigo: "Entenda o que é RFI e como usar esse documento a seu favor na contratação de terceiros".
Quando emitir RFP?
Comumente, a RFP é emitida quando há a necessidade de atendimento de uma demanda específica de serviço, matéria-prima ou insumos. Nesses casos, esse documento é usado porque é preciso atender critérios mais complexos e precisos e, por isso, é preciso fazer análises mais pontuais dos possíveis fornecedores.
Logo, a Request for Proposal tende a não ser usada em contratações rotineiras de prestadores de serviço ou empresas fornecedoras.
Na maioria dos casos, seu usado é para atender demandas como:
projetos específicos, e não fluxos produtivos usuais;
necessidade de múltiplas abordagens, isto é, quando há a chance de soluções de abastecimento alternativas que podem ser propostas pelos fornecedores.
Aproveite e leia também: "Quais são os tipos de fornecedores? Conheça a classificação!"
Como elaborar uma RFP?
O passo a passo mais indicado para elaborar uma RFP é:
definir os objetivos da contratação;
detalhar os campos da Request for Proposal;
analisar as propostas recebidas;
notificar o fornecedor escolhido e dar um feedback aos demais.
1. Definir os objetivos da contratação
Antes de começar a formatar uma RFP, é preciso entender o que se pretende contratar e/ou compras, e os motivos. Inclusive, esses pontos devem estar citados no documento.
No escopo da contratação, é importante inserir:
o que precisa ser feito;
quais produtos ou serviços estão sendo cotados;
quando eles precisam estar disponíveis para a sua empresa
Além disso, é importante incluir as premissas para a contratação acontecer, os resultados esperados, as restrições e problemas que podem comprometer a negociação e outras informações gerais que ajudem o fornecedor a estar mais bem preparado para atender a sua empresa.
2. Detalhar os campos da Request for Proposal (RFP)
Com as necessidades mapeadas e a referência de qualidade estabelecida a partir da RFI, é possível criar a RFP detalhada. Para isso, é importante não esquecer de campos de informações como:
introdução da RFP: com os dados da empresa e do mercado de atuação, concorrentes, ameaças e oportunidades que estão surgindo e estimulando a busca pela solução a ser cotada;
objetivos e escopo da RFP: sinalizando para os fornecedores em potencial aquilo que o seu negócio busca e qual resultado pretende a partir da contratação;
cronograma do processo: para os participantes saberem o que devem enviar, em qual prazo, formato e endereço, e em quais meios (eletrônico ou físico);
critérios da proposta: apontando quais elementos são indispensáveis para a contratação, bem como a ordem de prioridade de atendimento desses fatores;
orçamento destinado para a contratação: limite de valor que a companhia está disposta a pagar;
desafios anteriormente mapeados: demonstrando o que os fornecedores poderão enfrentar e quais soluções precisam ter para resolver esses obstáculos.
Veja um exemplo desse último tópico: sua empresa precisa contratar um serviço de call center terceirizado. Na RFP, é preciso apontar que, em alguns períodos do ano, o volume de demanda aumenta. Isso quer dizer que esse é o desafio que deve ser incluído nesse documento.
3. Analisar as propostas recebidas
Após receber todas as propostas, a análise deve seguir as regras e critérios que foram estabelecidos anteriormente e divulgados. Isso é essencial para garantir a transparência e a igualdade entre todos os fornecedores participantes.
Assim como a empresa determina prazos para a entrega da proposta e avalia o comprometimento dos interessados a partir do cumprimento de suas regras, sua forma de lidar com o processo também demonstra respeito e credibilidade para os possíveis novos parceiros.
E não se esqueça que, além de analisar a proposta recebida, é importante realizar a homologação dos finalistas, a fim de entender qual é o mais capacitado para realizar as tarefas sugeridas com segurança, qualidade, comprometimento, compliance e respeito aos prazos.
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4. Notificar o fornecedor escolhido e dar um feedback aos demais
Assim que a decisão for tomada, a proposta vencedora deve ser notificada, bem como é preciso haver a notificação e agradecimento aos demais participantes.
A etapa final fica por conta da assinatura do contrato e planejamento da implantação do novo serviço, de acordo com o que foi estabelecido na proposta.
Leia também: "Entenda o que é onboarding de fornecedores e a importância da prática".
7 dicas para uma RFP competitiva!
Ao contratar uma nova tecnologia, produto ou serviço, é preciso ter em mente que a aquisição deve trazer melhorias ao negócio e, por isso, não pode ser tratada de maneira descompromissada.
É por isso que entender o que é RFP é tão importante, pois é um enorme diferencial para times de compras e procurement quem buscam mais segurança e qualidade nas contratações.
E para ajudar você e sua equipe na emissão e tramitação desse documento, veja X dicas de como criar uma RFP competitiva. São elas:
defina claramente os objetivos da contratação;
descreva o máximo possível detalhes dos produtos e/ou serviços que pretende adquirir
use linguagem alinhada com o perfil da sua empresa e dos fornecedores em potencial, a fim de facilitar o entendimento das diretrizes;
estruture a RFP em formato lógico, com seções claras, concisas, que favoreçam o recolhimento das informações necessárias para a análise, com campos fáceis de serem preenchidos;
pense no modo de envio da Solicitação de Proposta e escolha canais de fácil acesso a todos, preferencialmente digitais;
estabeleça um cronograma realista, com prazo que possam ser cumpridos sem entraves tanto pela sua empresa quanto pelos potenciais parceiros;
dê as mesmas condições de participação a todos, a fim de manter a transparência e a idoneidade do processo de contratação da sua empresa.
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