Gestão de fornecedores
Não conformidade de fornecedores: como identificar e mitigar?
A não conformidade de fornecedores não se resume ao descumprimento de leis e normas, ao contrário do que muitos gestores pensam. Na verdade, trata-se de um conceito amplo que inclui, por exemplo, o não atendimento de requisitos especificados em contrato, como qualidade e prazo de entrega.
Dessa forma, tudo o que o fornecedor faz ou entrega fora do combinado na contratação, pode ser considerado com a falta de conformidade e por conta da essência do contexto, é primordial a realização de uma análise de risco minuciosa.
Negligenciar essa questão tende a resultar em problemas significativos à cadeia de suprimentos, como atraso na produção, custos financeiros extras, danos à reputação da sua empresa e sanções legais.
Quer proteger o seu negócio e evitar transtornos como esses? Então, siga a leitura deste artigo e confira como identificar e mitigar riscos de não conformidade de fornecedores.
O que é não conformidade de fornecedores?
A não conformidade de fornecedores é um termo amplo que inclui o descumprimento de normas e legislações, e também o não atendimento de acordos e cláusulas contratuais, como a entrega de insumos, matérias-primas e/ou serviços abaixo do padrão de qualidade necessário.
Nessa lista, incluem-se:
quantidade, medidas e peso diferentes do combinado;
atrasos na entrega;
problemas na documentação, a exemplo de certificados vencidos ou notas fiscais com erros ou incompletas;
transporte inadequado de mercadorias;
falta de rastreabilidade para identificação da origem dos materiais e produtos.
Dica de leitura: “Descubra problemas de Compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa”
Quais as consequências da não conformidade de fornecedores?
As falhas de compliance dos fornecedores geram inúmeros problemas para a empresa contratante. Estas são as principais consequências:
interrupções na cadeia de suprimentos: decorrente de atrasos ou entregas em quantidades inferiores às necessárias;
necessidade de retrabalho: para consertar falhas decorrentes de matérias-primas inapropriadas, por exemplo;
problemas financeiros: como custos extras por recompra de materiais, perdas monetárias pelo não aproveitamento dos insumos e diminuição da margem de lucro;
comprometimento do relacionamento com os consumidores: decorrente, por exemplo, da venda de produtos abaixo do padrão para os clientes finais, do envio atrasado de pedidos e, a depender do item que a empresa vende, da necessidade de recall;
questões legais: citação em processos, ações e recebimento de multas por violação de normas regulatórias;
diminuição do poder competitivo: como resultado das consequências anteriores.
Receba os melhores conteúdos da área de Procurement
Assine gratuitamente a newsletter da Linkana e fique por dentro de tudo!
Como identificar e mitigar riscos de não conformidade?
Para identificar a mitigar os riscos de não conformidade de fornecedores, é preciso:
realizar um levantamento minucioso da empresa fornecedora;
fazer análises de riscos específicas;
redigir contratos detalhados;
definir acordos de nível de serviço;
monitorar os fornecedores continuamente;
criar planos de contingência;
usar ferramentas para automatizar verificações.
Veja os detalhes de cada medida.
1. Realizar um levantamento minucioso da empresa fornecedora
Defina critérios de qualificação conforme o perfil, necessidades e valores do seu negócio e, durante a homologação, confirme se o fornecedor que pretende contratar atende cada um dos parâmetros.
No que se refere à identificação de compliance, analise questões, como histórico, certificações e documentos comprobatórios de legalidade, a exemplos dos comprovantes de pagamento de direitos trabalhistas.
Dica! Temos um artigo que ajudará você nesta etapa. Confira! “Como escolher fornecedores? Descubra todos os segredos!”
2. Fazer análises de riscos específicas
Facilite a análise de risco de fornecedores por meio de ferramentas como análise SWOT ou matriz de Kraljic.
A primeira aponta as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa fornecedora. Já a segunda divide processos em quatro categorias (itens não críticos, de alavancagem, de gargalo e estratégicos), o que ajuda a identificar possíveis ameaças.
3. Redigir contratos detalhados
É essencial formalizar a parceria comercial em um contrato. Dessa forma, ficam claros os direitos e deveres de cada parte.
No que se refere à gestão de fornecedores com foco em compliance, o melhor a fazer é definir cláusulas que prevejam penalidades, inspeções e revisões periódicas. Assim, os fornecedores saberão exatamente como agir e quais serão as consequências de não conformidade em suas operações.
Aproveite e leia também: “Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!”
4. Definir acordos de nível de serviço
Os acordos de nível de serviço (SLA) definem critérios como objetivos da contratação, responsabilidades, padrões de qualidade e indicadores de desempenho. Esta é mais uma maneira de evitar a não conformidade de fornecedores porque deixa claro e documentado as regras e diretrizes que os parceiros de abastecimento precisam seguir.
5. Monitorar os fornecedores continuamente
Acompanhe o desempenho dos fornecedores por meio de auditorias periódicas e KPIs, como taxa de entrega no prazo, percentual de produtos entregues dentro das especificações de qualidade e número de não conformidades registradas.
Esse monitoramento é essencial para verificar se, ao longo do contrato, a forma de trabalho do fornecedor mudou e gerou riscos de compliance para a sua empresa.
6. Criar planos de contingência
Os planos de contingência listam quais medidas executar caso haja descumprimento do acordo comercial. Por exemplo, se o fornecedor não entregar os produtos no prazo, o que fazer para não parar a produção?
Para definir o da sua empresa, pense em diferentes cenários, quais as melhores medidas para mitigar os danos e teste em situações simuladas para garantir a eficiência se, porventura, precisar executar as ações.
7. Usar ferramentas para automatizar as verificações
Softwares como um SRM (Supplier Relationship Management) centralizam e automatizam o controle de conformidade e aumentam a eficiência da gestão de fornecedores. De cadastros a avaliação de desempenho, há diversas tarefas que você e seu time podem (e devem) realizar com a ajuda de uma solução desse tipo.
Confira, no vídeo abaixo, o que o SRM da Linkana oferece para a sua empresa:
7 boas práticas de gestão de fornecedores para prevenir a não conformidade
Que tal reforçar a gestão de fornecedores do seu negócio e aumentar a proteção contra problemas de compliance? Então, adote estas boas práticas:
diversifique a sua base de fornecimento: assim, você evita a dependência e tem a chance de migrar para outras empresas fornecedoras se a principal causar algum problema no fluxo de abastecimento;
implemente programas de desenvolvimento de fornecedores: com treinamentos e capacitações que os ajuda a crescer e a entender melhor leis e normas;
defina políticas de relacionamento ético e sustentável: com diretrizes claras sobre o que é permitido, o que se deve evitar e as consequências de descumpri-las;
realize avaliações de satisfação de clientes internos sobre fornecedores: essa prática ajuda a identificar comportamentos e posturas que afetam a compliance;
mantenha uma comunicação aberta e frequente: tanto para dar quanto para receber feedbacks dos parceiros de abastecimento e, assim, ajustar pontos em desacordo e trocar informações importantes;
garanta a rastreabilidade de materiais e insumos: por meio de sistemas próprios para a atividade, pois essa prática ajuda a confirmar se atendimento, ou não, de critérios de compliance em toda a cadeia de suprimentos;
acompanhe e revise certificados e demais documentações: pois o vencimento pode indicar que a empresa fornecedora não está mais alinhada com as leis e normas vigentes e elevar os riscos para a sua.
A Linkana ajuda você e seu time de compras e procurement em várias atividades dessa lista, por meio do nosso SRM que reduz o tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.
O nosso software de gestão de fornecedores é simples, moderno e oferece para você e sua equipe soluções para conduzirem o gerenciamento da supply chain da sua empresa com mais eficiência e qualidade!
Nossa solução se destaca das outras disponíveis no mercado, pois é:
MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.
SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.
INTEGRADA → Possuímos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para as informações estarem sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.
NACIONAL → Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.
Agende agora uma demonstração e confira, na prática, todas as funcionalidades do nosso SRM
Linkana, homologação de fornecedores que funciona. De verdade.
FAQ
Quais são as consequências comuns da não conformidade de fornecedores?
As consequências mais comuns da não conformidade de fornecedores são: interrupções na cadeia de suprimentos, necessidade de retrabalho, perdas financeiras, comprometimento de relação com os clientes finais e problemas legais.
Como posso mitigar os riscos de não conformidade?
É possível mitigar os riscos de não conformidade por meio de uma avaliação minuciosa da empresa fornecedora, contratos com cláusulas específicas de compliance e acompanhamento constante do desempenho dos parceiros de abastecimento.
Como garantir a conformidade com os fornecedores?
Para garantir a conformidade com os fornecedores é necessário firmar acordos de nível de serviço (SLAs), realizar auditorias periódicas e implementar fluxos de monitoramento dos desempenhos.
CONHEÇA A LINKANA
Otimize radicalmente sua gestão de fornecedores
Cadastre-se abaixo e descubra como diminuir em até 80% o tempo de cadastro e homologação de seus fornecedores
LEIA MAIS CONTEÚDOS
