Lean procurement: tudo sobre o conceito + como aplicar

O pensamento lean na administração de empresas significa eliminar ou reduzir ao máximo o desperdício de recursos em tarefas que não são estritamente necessárias para operação da sua empresa, encontrando os pontos-chave do funcionamento e concentrando o investimento neles.

Quando falamos em lean procurement o conceito adapta essa estratégia para agilizar o processo de procurement a partir do uso de tecnologia e soluções automatizadas, visando diminuir a perda de tempo e recursos em tarefas burocráticas, além de facilitar a prestação de contas.

Veja como o conceito de lean agile procurement e suas técnicas pode agregar valor ao leque de soluções administrativas da sua empresa e otimizar a operação do setor de compras.

Definição da metodologia Lean

O termo “Lean” foi cunhado em 1990, no livro “The Machine That Changed The World“, de James Womack e Daniel Jones. Nele, os autores abordam uma nova metodologia japonesa, empregada em fábricas da montadora Toyota.

Para conhecer essa história, veja o vídeo abaixo da Setecnet:

Lean thinking e lean production, que pode ser traduzido respectivamente como “pensamento enxuto” e “produção enxuta”, nasceram a partir desse método onde a eficiência do processo é obtida por enxugar as atividades desnecessárias, eliminando tarefas que não agregam valor ao mesmo, tidas como desperdício uma vez que distraem e consomem recursos que poderiam ser utilizados em atividades mais “lucrativas”.

Entre as ações identificadas como sem valor, tínhamos:

• Transporte;

• Armazenagem:

• Logística;

• Produto em espera;

• Processamento;

• Produtos defeituosos;

• Excesso de produção.

Obviamente, zerar o “desperdício” em todos estes setores é quase impossível, mas a metodologia contempla reduzir drasticamente seus níveis de acordo com o que pode ser considerado alcançável.

Entre as técnicas da metodologia de lean agile procurement, podemos citar:

• Terceirização de atividades “sem valor”;

• Automatização de etapas intermediárias;

• Nível de produção definido com precisão máxima;

• Investimento em tecnologias e soluções de fácil aplicação;

• Foco no que é estritamente necessário na linha de produção.

Ou seja, a metodologia Lean pode ser resumida em uma pergunta: isso é necessário? Se a resposta for não, é provável que esse processo não agregará valor ao resultado final e, portanto, deve ser descartado.

O que é Lean Procurement?

Procurement é basicamente a atividade de abastecer uma empresa com recursos de terceiros para manter a operação em funcionamento. Isso inclui encontrar fornecedores capacitados e confiáveis, em conformidade com a legislação vigente, para aquisição de produtos para revenda, matérias-primas, serviços terceirizados, entre outros.

Por sua vez, lean procurement envolve a automatização de etapas do processo de aquisição de fornecedores, do processo de qualificação e homologação de fornecedores até a negociação e acompanhamento de performance, através das análises de KPI para compras.

4 fundamentos de Lean Procurement por Mirko Kleiner

Mirko Kleiner é um administrador responsável por criar a Lean-Agile Procurement, uma companhia que propõe uma abordagem de agilidade para processos complexos de procurement. Através do seu trabalho no setor, ele estabeleceu 4 fundamentos para implementar a metodologia lean agile procurement. São eles:

1. Redução de esforços preparatórios: toda etapa que antecede a negociação e a compra com fornecedores deve utilizar o mínimo de tempo e esforço possíveis;

2. Melhora do tempo para atingir o mercado consumidor: redução do tempo que leva para a mercadoria chegar ao consumidor final

3. Produção de propostas enxutas: substituir propostas desnecessariamente longas por modelos mais enxutos e diretos, em documentos de página única;

4. Redução de pessoas envolvidas no processo de pesquisa e qualificação de fornecedores: diminuir o recurso humano empregado em processos de sourcing.

Quais empresas usam a metodologia lean?

Como afirmamos acima, a metodologia lean foi desenvolvida pela Toyota com base em ações que reduzem a taxa de desperdícios. Mas essa não é a única empresa que adotou esse método nos seus processos. Vale também citar:

• Caterpillar;

• FedEx;

• Ford;

• Intel;

• John Deere;

• Kimberley-Clark Corporation;

• Nike.