Homologação de fornecedores: GUIA completo para realizar!

Quais são as vantagens da homologação de fornecedores?

Como você percebeu, homologar fornecedores traz uma série de vantagens para sua empresa. Na lista das que mais se destacam, estão:

• aumento da qualidade dos produtos/serviços oferecidos aos clientes finais: decorrente da avaliação prévia das condições e do potencial de entrega dos fornecedores;

• mitigação de riscos: visto que, nesse processo, é possível verificar as potenciais ameaças que vêm com o fornecedor e analisar se vale a pena ou não assumi-las;

• garantia de compliance: ao confirmar, antes da contratação, se a empresa fornecedora cumpre todas as normas e leis pertinentes ao ramo de atuação e as gerais, a exemplo das fiscais e trabalhistas.

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Descubra problemas de compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa"

Quais são as etapas da homologação de fornecedores?

Para homologar os fornecedores de forma mais precisa, otimizada e dinâmica, você pode dividir a atividade em quatro etapas principais:

1. avaliação do cadastro da empresa fornecedora;

2. análise de riscos; 

3. levantamento de preços e condições de pagamento;

4. aprovação ou não da empresa fornecedora.

1. Avaliação do cadastro da empresa fornecedora

Ao identificar uma empresa que, a princípio, aparenta ter potencial para atender à sua, é fundamental fazer uma análise cadastral, a fim de verificar e validar informações básicas, mas essenciais para confirmar a credibilidade do negócio.

Para isso, você pode começar com a consulta do cartão CNPJ, que mostra o status do fornecedor junto à Receita Federal, bem como dados como localidade, endereço completo, porte, entre outras informações.

Análise de outros documentos, como alvará de funcionamento e certificações, também é importante nessa primeira etapa.

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2. Análise de riscos 

A avaliação de riscos de fornecedores deve contemplar diversas frentes. É preciso, por exemplo, verificar quais ameaças financeiras, reputacionais, jurídicas, de desabastecimento, entre outras, que a parceria pode gerar para o seu negócio.

Aqui, também deve-se considerar a percepção que consumidores, investidores e demais stakeholders têm da empresa fornecedora, a fim de não afetar negativamente a imagem da organização.

3. Levantamento de preços e condições de pagamento

O preço não deve ser o principal critério de escolha entre um fornecedor e outro. Contudo, é fundamental considerá-lo para não comprometer a margem de lucro da sua empresa, bem como analisar as condições de pagamento oferecidas.

Por isso, a ideia aqui é, na hora de homologar os fornecedores, encontrar o melhor custo-benefício para o seu negócio, sem perder em qualidade e garantia de entrega.

Sobre o tema, leia o artigo: "Saving de compras: o que é, como calcular e suas vantagens" 

4. Aprovação ou não da empresa fornecedora

Com todos os pontos devidamente alinhados, é o momento de aprovar o fornecedor e trazê-lo para sua rede de abastecimento. O processo deve ocorrer por meio de um contrato de fornecimento devidamente redigido, com cláusulas que contemplem os direitos e deveres de cada parte.

Todavia, se a empresa fornecedora não for aprovada, é preciso recomeçar a busca, até encontrar uma alinhada com os princípios, valores e necessidades do seu negócio, para evitar problemas futuros como desentendimentos e desabastecimento.

Como fazer a homologação de fornecedores? 3 passos principais!

Para fazer a homologação de fornecedores, siga três passos principais:

1. segmentação;

2. qualificação;

3. homologação.

1. Segmentação

Cada divisão interna da cadeia de suprimentos de um negócio se relaciona de maneira diferente com os fornecedores. 

Por conta disso, somente as próprias áreas entendem os riscos inerentes, a probabilidade de se tornar uma ameaça real e a gravidade do impacto potencialmente gerado por essa parceria.

Considerando esses fatores, é fundamental pensar em como fazer a homologação de fornecedores de modo mais eficiente e seguro.

Neste momento, deve-se investigar, por exemplo, indícios de uso de trabalho escravo nas atividades do fornecedor e outras práticas ilegais.

Por meio da análise de documentos específicos, é possível identificar pendências na operação da empresa fornecedora, principalmente as de maior risco para o contratante.

Áreas a serem analisadas

Entre as principais áreas que servem para segmentar a gestão de risco, destacam-se:

• fiscal: avalia a regularização do fornecedor no país, levantando dados como CNPJ ativo, inscrição estadual ou municipal, alvarás de funcionamento e outros documentos;

• tributário: é relevante conferir se o recolhimento de tributos está em dia, ou se o fornecedor avaliado têm dívidas ativas;

• trabalhista: deve-se verificar se a empresa atua conforme a legislação vigente. Entre os pontos a serem vistos, é interessante conferir o recolhimento de FGTS, se a organização apresenta muitos processos trabalhistas ou grande rotatividade de funcionários;

• obrigações por atuação: algumas atividades contam com órgãos de fiscalização próprios, nos quais se faz inscrições obrigatórias, como o registro na OAB para advogados, ou no CREA para prestação de serviços de engenharia civil. No caso, o cadastro do fornecedor, junto à entidade de classe, precisa estar ativo e sem restrições;

• saúde e segurança do trabalho: empresas com programas de prevenção de riscos, comissões internas de saúde e segurança no trabalho, e outras medidas adicionais, têm mais credibilidade e menos risco. Por isso, se destacam na homologação;

• responsabilidade social: a análise de responsabilidade avalia as práticas da instituição para capacitação de funcionários, projetos sociais e programas de proteção ambiental que aumentam a credibilidade e minimizam riscos específicos dessa área;

• reputação empresarial: danos à imagem podem gerar consequências irreversíveis para um negócio. Assim, identificar envolvimento com corrupção, lavagem de dinheiro, trabalho escravo e outros crimes cometidos pelo fornecedor ou pessoas ligadas a ele, é uma análise essencial para proteger a sua marca.

Juntamente aos segmentos de análise citados, existem certificações adicionais que atestam a padronização de qualidade e qualificam uma empresa para contratantes mais exigentes, como a ISO 9001.

2. Qualificação

A qualificação de fornecedores acontece a partir da etapa anterior, na qual foram levantados documentos, certificados e informações que apontaram o compliance ou a existência de pendências nas áreas relevantes que se relacionam com cada fornecedor.

O desafio na qualificação de fornecedores é tornar esse processo mais ágil e eficiente, avaliando o máximo possível de critérios e riscos pertinentes.

Com o avanço tecnológico e metodologias inovadoras, soluções como as oferecidas pela Linkana facilitam essa atividade, mitigando riscos ao avaliar e homologar fornecedores efetivamente.

Vale destacar, ainda, que, para um fornecedor continuar homologado, precisa ser constantemente monitorado quanto ao cumprimento de critérios práticos de operação e performance.

3. Homologação 

A homologação, propriamente dita, é a etapa na qual se obtém uma listagem de possíveis fornecedores aptos a integrarem a rede de parceiros comerciais da sua empresa. 

Somente após dispor de toda a documentação necessária para o processo, é possível dar sequência à negociação. 

Além disso, é importante monitorar os fornecedores homologados para garantir a renovação dos documentos e certificados emitidos após expirar os prazos de validade, bem como para preservar o cumprimento do grau de performance acordado.

Homologando fornecedores, na prática!

Todos os passos que apresentamos até aqui são a base para a construção de um bom processo de homologação de fornecedores. A partir desse fluxo, você deve ajustá-los conforme as necessidades e perfil do seu negócio.

Para facilitar esse alinhamento, veja abaixo como realizar a homologação de fornecedores a partir do desmembramento dessas etapas.

1. defina os critérios de avaliação;

2. realize uma pesquisa inicial de potenciais fornecedores;

3. entre em contato para obter mais informações;

4. analise os documentos e dados levantados;

5. marque uma reunião;

6. elabore a minuta do contrato;

7. recolha as assinaturas;

8. monitore o desempenho.

 Vamos aos detalhes?

1. Defina os critérios de avaliação

A sua empresa tem particularidades que outras não têm, mesmo entre as que estão no mesmo segmento. Por isso, não é aconselhado usar parâmetros de outros negócios, mas, sim, definir específicos para a sua companhia.

Isso é importante porque, quem precisa encontrar um fornecedor para bens de consumo, quase certamente lidará com especificidades diferentes das necessárias para um fornecedor para a indústria tabagista, concorda?

Por isso, para definir quais critérios as empresas fornecedores precisam cumprir para atender à sua, considere fatores como:

• tipos de produtos ou serviços fabricados ou comercializados;

• matérias-primas ou soluções necessárias para essas atividades;

• frequência, volume e qualidade do abastecimento;

• leis e normas gerais e, principalmente, específicas do seu ramo de atuação.

2. Realize uma pesquisa inicial de potenciais fornecedores

Existem diversas maneiras de encontrar fornecedores, tais como:

• pesquisas on-line;

• recomendações de outros parceiros;

• análise da concorrência;

• via entidades de classe;

• eventos do ramo.

Como você já estará com os critérios definidos, pode usar um desses caminhos para encontrar algumas empresas fornecedoras e comparar o que oferecem com o que o seu negócio precisa. 

3. Entre em contato para obter mais informações

Fez uma primeira seleção? Então, o passo seguinte é entrar em contato para solicitar dados e documentos que ajudem a estreitar a análise. Para saber quais documentações pedir, se baseie nos critérios de avaliação.

É possível entrar em contato por um dos canais de atendimento da empresa fornecedora, ou via sistemas de homologação, como o Linkana. 

Uma das funcionalidades da nossa solução é envio de convite da sua empresa para o fornecedor acessar nosso portal da Linkana.

Uma vez na plataforma, esse potencial parceiro consegue responder questionários e enviar documentos privados. Inclusive, alguns formulários, como de dados bancários, são validados automaticamente pelo nosso SRM.

Dica! Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.

4. Analise os documentos e dados levantados

Um dos principais objetivos da homologação de fornecedores é identificar potenciais riscos que a contratação desses parceiros comerciais pode gerar para a sua empresa, certo?

Por isso, quando estiver com os documentos e informações em mãos, avalie quais são as ameaças e o grau de cada uma. 

Tenha em mente que o fato de um fornecedor apresentar algum risco, não significa que precise ser eliminado imediatamente do processo. Conforme o impacto e o custo-benefício gerado, pode ser interessante assumir essa condição. 

É o que acontece, por exemplo, com os monopolistas. Como trabalham com produtos exclusivos e não têm concorrentes, descartá-los pode fazer sua empresa ficar sem o abastecimento necessário.

Uma forma de compensar situações desse tipo é definir planos de contingência para minimizar as perdas, como fazer compras maiores e manter estocadas internamente.

Entenda mais sobre esse e outros perfis no artigo: "Quais são os tipos de fornecedores? Conheça a classificação!"

5. Marque uma reunião

O fornecedor atende aos critérios necessários para fazer parte da rede de abastecimento da sua empresa? Que ótimo! Então, chegou o momento de começar a estreitar esse relacionamento.

Marque uma reunião presencial ou on-line, dependendo da localização, para conversar com o representante para obter detalhes do fluxo operacional e alinhar pontos como expectativas da contratação, e direitos e deveres de cada um.

Essa etapa é essencial para garantir a transparência da parceria e evitar desentendimentos futuros.

6. Elabore a minuta do contrato

Se nessa reunião vocês já saírem com todos os alinhamentos, registre os pontos acordados e elabore uma minuta contratual. Esse documento deve ser revisado por todos os envolvidos, preferencialmente com suporte jurídico para garantir proteção e conformidade.

7. Recolha as assinaturas

Após a revisão e aprovação, é preciso recolher as assinaturas e fazer a gestão de contrato. A prática não se limita a gerar e guardar esse documento, mas também acompanhar todo o seu ciclo de vida, até a renegociação ao vencimento, se a parceria continuar.

8. Monitore o desempenho

E assim como o contrato precisa de acompanhamento, o desempenho do fornecedor também. Esse monitoramento é fundamental para evitar que critérios atendidos no começo deixem de ser cumpridos ao longo da parceria. Se forem e passarem despercebidos, sua empresa estará sob novos riscos.

Qual a diferença entre qualificação e homologação de fornecedores?

Após essas informações, conseguiu perceber que qualificação e homologação não são o mesmo processo? Pois bem, embora se relacionem, não têm o mesmo significado. Veja abaixo as principais diferenças.

Homologação

É um processo de escolha dos fornecedores seguindo os padrões estabelecidos pelos gestores de uma empresa. O objetivo é garantir mais confiança e segurança no fornecimento de produtos e serviços.

Neste caso, o fornecedor deve ter, por exemplo:

• bons antecedentes;

• habilitação jurídica;

• qualificações técnicas;

• boa situação econômica;

• regularidade fiscal.

Qualificação

É o ato de cobrar pontualidade, preços, entregas e serviços. O objetivo da prática é confirmar se o descrito no contrato continua cumprido durante a sua validade.

Aqui, avalia-se critérios como:

• pontualidade da entrega;

• preço praticado;

• serviço adequado;

• qualidade do produto e/ou serviços;

• apoio técnico.

Ficou mais claro por que um processo precisa do outro? Em resumo, a homologação avalia os critérios de um fornecedor; enquanto a qualificação se empenha em analisar seus defeitos e qualidades no andamento do processo. Compreendeu?

Sobre esse tema, aproveite e leia também: "Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar na sua empresa"

Quais são os erros mais comuns na homologação de fornecedores?

Por ser um processo altamente complexo e criterioso, podem acontecer erros durante a homologação de fornecedores. Entretanto, é essencial evitá-los! 

De modo geral, as falhas apontadas abaixo são as mais comumente cometidas, e devem ser combatidas por meio da adoção de uma boa gestão de risco de fornecedores:

• ignorar a legislação: conhecer o que dizem as leis e normas sobre o relacionamento com um fornecedor é importantíssimo. Quando isso é ignorado, pode gerar problemas legais entre as partes, além de afetar a conformidade da empresa contratante;
  
  

• excessos: é preciso conferir a maior quantidade possível de documentos, desde que sejam realmente necessários para a homologação de fornecedores. A ideia é evitar desperdício de tempo com documentações irrelevantes, como relatórios de marketing e outros similares;
  
  

• rejeitar a manutenção e o monitoramento: uma responsabilidade especial da gestão de fornecedores é utilizar boas ferramentas para realizar o monitoramento e manutenção dos fornecedores homologados, acompanhando a validade dos certificados e solicitando a atualização dos documentos registrados;
  
  

• não considerar todos os custos: além do preço cobrado pela oferta de produtos e/ou serviços, há outros valores que impactam o orçamento de quem contrata. Por exemplo, se o fornecedor está situado em uma região distante, é fundamental considerar também o custo do frete;
  
  

• não avaliar a capacidade de entrega: mesmo que o seu negócio esteja protegido pelo contrato, é importante avaliar se o prestador fornecerá todos os itens que precisa na quantidade e prazo certos;
  
  

• não estipular processos: é fundamental observar a política de flexibilidade praticada pela empresa fornecedora para acordar as melhores condições de abastecimento;
  
  

• não ter outros fornecedores: é um erro gravíssimo contar com apenas uma fonte de abastecimento, pois, se houver qualquer problema com a parceria, sua empresa ficará totalmente descoberta. Por isso, o mais indicado é montar uma base com vários fornecedores qualificados, a fim de facilitar e otimizar a contratação em situações emergenciais.

Quais os riscos de homologar fornecedores sem certificação?

São vários os riscos de homologar fornecedores sem certificação — isto é, que não têm como comprovar a eficiência e conformidade dos processos. Alguns exemplos são:

• qualidade: resulta no recebimento de produtos e/ou serviços fora dos padrões, defeituosos ou diferentes do determinado por normas e regulamentações;
  
  

• financeiro: decorrente inadimplência de pagamento de funcionários e impostos, por exemplo, causando parada no fluxo de abastecimento dos contratantes;
  
  

• capacidade técnica: por conta da ausência ou baixa expertise para o fornecimento correto de insumos, matérias-primas ou serviços;
  
  

• segurança da informação: principalmente o descumprimento do determinado na LGPD.

Como fazer a homologação de fornecedores com eficiência?

Ao longo do texto, falamos diversas vezes sobre as vantagens da homologação de fornecedores e da qualificação desses parceiros comerciais, se lembra? 

No entanto, para alcançar resultados positivos, é fundamental utilizar soluções pertinentes e eficientes que simplifiquem o caminho até o fechamento do contrato com as empresas fornecedoras, como o sistema oferecido pela Linkana.

Veja o depoimento abaixo e entenda os motivos pelos quais a Linkana é o melhor SRM para homologação de fornecedores do mercado!

Andréia Marcos, do setor de Auditoria e Compliance da Syn Prop Tech, destaca que contratou a plataforma da Linkana com o intuito de automatizar e agilizar a emissão de certidões on-line, que antes demandavam tempo com a troca de e-mails com os fornecedores.

Ela também ressalta que nosso sistema trouxe, além da agilidade no processo, uma automatização eficiente, por meio de:

• busca ativa de certidões;

• consultas e sanções automatizadas;

• interação com fornecedores para inclusão de documentos diretamente na própria plataforma;

• revisão do cadastro e aprovação das áreas para a homologação;

• mapeamento de riscos dos resultados das pesquisas, categorizando a qualidade dos fornecedores e realizando os monitoramentos.

Andréia disse que: “a Linkana nos proporcionou confiabilidade no processo de homologação e na gestão da qualidade dos nossos fornecedores”.

Confira também como nosso sistema ajudou a mitigar riscos de fornecimento da empresa do agronegócio Amaggi.

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