Spend Analysis: 6 passos para redução de gastos empresariais

Spend Analysis significa análise de gastos. Trata-se de uma atividade que ajuda os gestores a identificar todos os custos que a empresa tem, categorizá-los, verificar pontos de perda e, com base nessas informações, criar um planejamento estratégico para reduzir essas despesas.

No que se refere à área de compras e procurement de um negócio, essa prática ajuda os profissionais desse setor a encontrar o equilíbrio entre o que precisa ser adquirido e o orçamento disponível.

A ideia é alcançar o melhor custo-benefício possível, sem que isso impacte negativamente critérios como qualidade das matérias-primas ou serviços terceiros contratados, prazo de entrega e relacionamento com os fornecedores.

Buscar meios de reduzir os gastos é uma medida necessária e importante para manter a saúde financeira de qualquer empresa. E quando isso é aplicado à gestão de fornecedores, as chances de diminuir os custos são ainda maiores.

Isso acontece porque a cadeia de suprimentos deve ser vista e tratada com um dos pilares de crescimento do negócio. Sem a gestão correta dessa área, todo o fluxo operacional é comprometido, chegando até a relação que a marca tem com os clientes finais.

As decisões tomadas pelos profissionais de compras também refletem na lucratividade da companhia, pois, além de gerar gastos, as aquisições afetam a definição do preço de venda das soluções e a margem de lucro da empresa. 

Por motivos como esses é que é tão importante você saber como fazer Spend Analysis no seu negócio. 

Não tem ideia de por onde começar? Então, siga a leitura deste artigo e confira os seis passos principais para realizar uma análise de gastos precisa, otimizada e com bons resultados para a sua empresa!

O que é Spend Analysis?

Spend Analysis é uma prática de avaliação dos gastos que tem como principal objetivo reduzir custos, aumentar a eficiência dos processos adotados pela empresa, e fortalecer o relacionamento com os fornecedores. Para isso, esse recurso coleta, limpa e analisa profundamente todas as despesas da companhia.

Indo um pouco mais a fundo, esse conceito também contribui para o reconhecimento de oportunidades de economia financeira para o negócio, aprimoramento da gestão de riscos e aumento do poder de compra. 

O Spend Analysis é uma ferramenta que também auxilia os gestores de sourcing a desenvolverem estratégias que resultem em maior desempenho do que os obtidos até então, visando sempre a redução de custos.

Quais são as vantagens do Spend Analysis?

Uma das principais vantagens do Spend Analysis é ajudar os gestores a cuidarem dos orçamentos de suas empresas de modo mais inteligente, valorizando o capital da companhia..

Somada a essa, quando bem realizada, essa estratégia descobre, a partir do histórico de compras, o que deverá ser adquirido, quando deve acontecer a compra, em qual lugar, os objetivos e custos. 

Com essas informações nas mãos, os gestores, líderes  e profissionais da área de compras e procurement aumentam o poder de negociação com os fornecedores, contribuindo para o alcance de um custo-benefício muito mais interessante para a companhia.

Como funciona o Spend Analysis em compras?

O Spend Analysis em compras funciona oferecendo dados confiáveis e imprescindíveis para a tomada de decisões. 

À medida que esse setor realiza funções mais estratégicas na companhia, a análise de gastos se solidifica, auxiliando os responsáveis a focar na valorização do capital da empresa.

Nesse cenário, existem duas categorias de gastos em aquisições: os diretos e indiretos. Veja, a seguir, detalhes de cada um deles.

O que são gastos com aquisições diretas e indiretas?

Gastos diretos

Os gastos diretos são aqueles relacionados à fabricação de produtos, tais como compra de matéria-prima, componentes, hardware, contratação de mão de obra especializada, entre outros.

Gastos indiretos

Por sua vez, os gastos indiretos são os referentes aos bens que permitem que as empresas preservem e executem suas operações. 

Nessa categoria de gastos em aquisições, podem ser inseridos:

• contratação de serviço de consultoria, marketing e publicidade;

• manutenções corretivas e preventivas em maquinários;

• custos com viagem e hospedagem de profissionais;

• treinamento de funcionários;

• entre outros similares.

Como fazer Spend Analysis? 6 passos!

Para fazer Spend Analysis na sua empresa, um bom passo a passo que pode ser seguido é:

• faça o levantamento dos gastos empresariais;

• reúna as informações obtidas em um único lugar;

• categorize os gastos e monte grupos de fornecedores;

• analise os gastos identificados;

• elabore um plano estratégico para reduzir os custos identificados;

• revise seu planejamento de redução de gastos periodicamente.

1. Faça o levantamento dos gastos empresariais

Em primeiro lugar, é preciso identificar todos os gastos negociáveis e não negociáveis que a empresa tem.

Os gastos negociáveis são aqueles que sofrem alterações ao longo do tempo, a exemplo da compra de suprimentos, que pode ter modificações de quantidades e, por esse motivo, de custos finais.

Já os gastos não negociáveis são os que não passam por mudanças expressivas, como impostos, salários, sindicatos, contrato de mão de obra terceirizada, entre outros.

2. Reúna as informações obtidas em um único lugar

Nesta etapa, a ideia é reunir todos os gastos identificados em uma única base de dados, convertendo-os para um mesmo formato, a fim de simplificar e facilitar a contabilização.

Isso significa que, por exemplo, transações em moedas fiduciárias diferentes, como o dólar e o real, precisam ser convertidas em uma mesma identificação monetária para que o cálculo dos gastos seja feito de maneira mais precisa.

Nesse processo, também devem ser feitas correções, ajustes e padronização de contas, se necessário, para garantir o melhor fluxo de análise de dados relacionados aos custos da empresa.

3. Categorize os gastos e monte grupos de fornecedores

A categorização de gastos consiste em reunir, em um mesmo grupo, despesas similares. Por exemplo, é possível agrupar contas de consumo como água, luz e internet, e seguir desse modo com outras despesas.

Aqui, entram também as categorias de gastos em aquisições que já citamos, incluindo as diretas e as indiretas.

No que se refere especificamente à área de compras e procurement, o Spend Analysis tende a se tornar mais eficiente se for feito o agrupamento de fornecedores.

No caso, empresas fornecedoras que atuam no mesmo segmento, ou que forneçam insumos e/ou serviços similares, devem ser reunidas em um mesmo grupo. 

Ao fazer isso, fica muito mais fácil comparar fornecedores similares e identificar qual deles oferece o melhor custo-benefício para sua empresa. Essa forma de gerenciar esses parceiros é uma ótima maneira de reduzir gastos sem comprometer a qualidade do que é adquirido.

Dica de leitura: "Conheça as 6 melhores técnicas de compras para negociar com fornecedores"

4. Analise os gastos identificados

Após organizar os dados em suas devidas categorias, o passo seguinte consiste em verificar para quais delas o capital da empresa está sendo direcionado. 

Ao fazer essa análise de gastos, você conseguirá:

• obter insights para organizar os próximos gastos para a área de compras e procurement e outras;

• identificar se existe competição entre os preços negociados com fornecedores;

• avaliar as oportunidades para diminuição dos gastos de maneira geral;

• incentivar outros departamentos a controlar os custos que geram;

• estabelecer um roteiro para implementação de strategic sourcing.

5. Elabore um plano estratégico para reduzir os custos identificados

Agora que você sabe quais são os gastos do seu negócio, e quais estão gerando mais custos, resta apenas elaborar um plano para reduzi-los.

Por se tratar de uma abordagem estratégica, é fundamental ponderar sobre todas as vantagens e desvantagens que a diminuição de despesas pode trazer. Por exemplo, é essencial considerar se o "pagar menos" não afetará a qualidade do que é adquirido e, consequentemente, a entrega dos seus produtos/serviços para os seus clientes finais.

No que se refere à gestão de fornecedores, lembre-se que saving a todo custo pode afetar a qualidade e também o relacionamento entre a sua empresa e esses parceiros. Além disso, pode aumentar os riscos na cadeia de suprimentos que esse tipo de contratação costuma trazer. 

6. Revise seu planejamento de redução de gastos periodicamente

Uma vez que seu plano estratégico para redução de gastos esteja concluído, não deixe de revisá-lo de tempos em tempos. Isso é essencial para alinhar suas abordagens às mudanças financeiras que surgem com o passar do tempo.

O Spend Analysis para compras, por exemplo, precisa caminhar paralelamente à inclusão de novos fornecedores, mudança de quantidades adquiridas, alterações de preços, entre outros pontos relacionados que influenciam nos gastos com aquisições diretas e indiretas. 

Aproveite e leia também: "Saving de compras: o que é, como calcular e quais as vantagens"

Como trazer resultados mais rápidos em Spend Analysis de compras? 

Para trazer resultados mais rápidos em Spend Analysis de compras, é preciso relacionar essa abordagem a strategic sourcing e usar uma metodologia que contribua para a realização da análise de gastos.

A Curva ABC é bastante indicada e consiste em um método de análise baseado na categorização de itens a partir de seus valores. 

Na gestão de compras, você pode usar essa metodologia para listar todos os insumos e/ou serviços adquiridos em um determinado período, ordenando-os por preço, a fim de ter uma visão mais ampla e cara dos mais caros e dos mais baratos.

Considerando que cada preço que você identificar será de um fornecedor diferente, como escolher o mais adequado para promover a redução de gastos sem afetar qualidade, prazo de entrega e outros critérios importantes como esses?

Para esse tipo de análise você pode utilizar a Matriz Kraljic, ferramenta que pode ser usada para separar os fornecedores em quatro categorias (itens não críticos, de alavancagem, de gargalo e estratégicos), ajudando na análise de risco gerado por cada um.

Temos um artigo que explica essa metodologia em detalhes. Por isso, não deixe de ler: "O que é Matriz de Kraljic e como aplicá-la nos processos de compras?"

Qual a importância do Spend Analysis na gestão de fornecedores?

O Spend Analysis é importante para a gestão de fornecedores, principalmente,  porque ajuda a encontrar um bom equilíbrio entre custo-benefício para a área de compras e procurement, sem comprometer o relacionamento com esses parceiros ou afetar a qualidade dos produtos adquiridos ou serviços contratados.

Como já comentamos, ao fazer a análise de gastos gerados por sua cadeia de abastecimento, fica mais fácil identificar quais compras e contratações estão onerando mais o caixa do seu negócio. 

Ao realizar esse processo, você tem a chance de encontrar pontos de perdas financeiras que podem ser revertidas, ou até mesmo eliminadas.

Contudo, para isso, é preciso contar com boas ferramentas de análise, como o módulo Linkana Insights, que você encontra no sistema da Linkana, software de gestão de fornecedores em rede.

Como funciona o Linkana Insights?

Com esse recurso do nosso software de gestão de fornecedores você realiza o monitoramento e a atualização de dados da sua base de empresas fornecedoras de forma rápida e otimizada. 

Isso acontece de acordo com dados e insights universais da Linkana e dados customizados do seu negócio. 

Você também pode emitir relatórios inteligentes e cruzar seus gastos de fornecimento com o banco de dados de Perfis Abertos de Fornecedores, construído com Big Data e Inteligência Artificial.

Descubra ainda quem são seus parceiros ativos e quais apresentam mais riscos e potenciais de problemas e, tome suas decisões baseadas em dados!

Quer saber, na prática, como isso é possível? Basta preencher agora mesmo o formulário abaixo!