Gestão de Fornecedores
Gestão de terceiros: guia completo com as 5 etapas essenciais!
A gestão de terceiros consiste em um conjunto de boas práticas, regras, processos e tarefas administrativas que têm como principal objetivo gerenciar a atuação correta de prestadores de serviços e negócios parceiros contratados, os quais são necessários para a continuidade das atividades econômicas do contratante.
Entre as diversas vantagens da terceirização, está a possibilidade de delegar demandas secundárias para aliviar a carga das equipes internas. Outro importante ponto positivo é a redução de custos.
Porém, por mais benéfico que seja, terceirizar também gera a uma série de riscos para a empresa contratante, que precisam ser mitigados adequadamente para evitar perdas financeiras, comprometimento da imagem da marca, entre outras ameaças.
De modo geral, esse tipo de gerenciamento se estende por diversas etapas — por exemplo, indo do processo de qualificação de fornecedores até a avaliação de desempenho desses parceiros.
Junto a esse desafio, também é fundamental que essa contratação esteja devidamente alinhada e de acordo com a chamada Lei da Terceirização — Lei n° 13.429 de 31 de março de 2017.
Certamente, sua empresa tem, ou terá, algum tipo de terceirizado em seus processos. Para ajudar você a realizar um gerenciamento de excelência, criamos este guia prático e completo sobre gestão de terceiros.
Nele, você confere as cinco principais etapas dessa administração que ajudarão na superação de obstáculos, resultando em uma operação muito mais eficiente, estratégica e benéfica para a sua empresa.
Portanto, siga a leitura e confira tudo sobre esse tema agora mesmo!
O que é gestão de terceiros?
A gestão de terceiros é uma prática administrativa que tem por objetivo garantir a boa atuação, a parceria adequada e a qualidade dos serviços e/ou produtos oferecidos por negócios ou prestadores de serviços terceirizados, contratados para suprir as necessidades operacionais de uma empresa.
Podemos dizer ainda que esse gerenciamento é adjacente à gestão de fornecedores, a qual é focada em garantir o compliance e o aproveitamento eficiente da mão de obra de prestadores de serviços e empresas fornecedoras de insumos e matéria-prima para atividades diversas de uma companhia.
Normalmente, o uso de colaboradores terceirizados com vínculo trabalhista em outra empresa atende demandas de apoio para a atividade-fim da contratante, a exemplo das voltadas para limpeza, segurança, manutenção e similares.
No entanto, vale destacar que a Lei da Terceirização, alterada em 2017, passou a permitir que a tomadora de serviços aproveite esses colaboradores para executarem também suas atividades principais.
O que diz a Lei da Terceirização?
A Lei da Terceirização (Lei n° 13.429/17) altera o estabelecido na Lei n o 6.019, de 3 de janeiro de 1974, dando novas tratativas no que se refere à contratação e prestação de serviços terceiros, com o propósito de adequar a legislação à atual realidade do mercado de trabalho.
Antes dessa mudança, somente era possível contratar terceiros para a realização de atividades-meio, que são aquelas não vitais para a entrega do produto ou serviço ao cliente final, como os exemplos que citamos no tópico anterior.
Todavia, com a homologação da Lei da Terceirização, se tornou possível realizar a terceirização de atividades-fim, tais como recursos humanos e contabilidade, chegando até mesmo à parte operacional, popularmente chamada de "chão de fábrica".
Somado a isso, há outras modificações proporcionadas por essa legislação que refletem diretamente na realização de uma gestão de terceiros mais eficiente, tais como:
se a atividade realizada pelo terceiro for feita dentro do espaço do contratante, cabe a ele realizar a gestão de riscos dessa parceria;
somente é permitido o uso dos serviços terceirizados para as atividades registradas no contrato firmado;
a contratante tem responsabilidade subsidiária sobre os débitos da empresa terceirizada. Isso significa, por exemplo, que se os salários dos funcionários terceirizados não forem pagos, cabe a quem contratou arcar com essa despesa.
Compreenda melhor os aspectos mais importantes da legislação no vídeo abaixo.
Por que fazer a gestão de terceiros na sua empresa?
Fazer o gerenciamento de terceiros é importante para sua empresa, pois é uma forma de acompanhar de perto o desempenho desses contratados, bem como de proteger seu negócio dos riscos pertinentes a esse tipo de parceria.
A terceirização permite que sua empresa economize bastante com a contratação, treinamento e alocação de colaboradores para atividades de menor relevância para o seu segmento, o que também resulta em maior foco para o seu core business.
Dessa forma, ela pode atender uma necessidade específica com investimento menor e, ainda assim, se beneficiar de uma ótima produtividade.
Porém, também devemos considerar que essa prática tem seus riscos, o que obriga a condução de uma gestão de terceiros com o mesmo empenho aplicado aos fornecedores de suprimentos.
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Quais são os riscos na contratação de terceiros?
Existem diversos riscos pertinentes à contratação de terceiros. Alguns bons exemplos são:
risco de vazamento de dados: quando a empresa terceirizada não zela pelo tratamento e armazenamento adequado dos dados dos seus parceiros de negócio, contribuindo para que essas informações vazem;
risco operacional: proveniente do fato de o negócio terceirizado não ter capacidade de atender às demandas dos contratantes, entregando menos que o previsto em contrato;
risco de reputação: ameaça proveniente do envolvimento dos terceiros em atividades ilícitas, tais como uso de mão de obra escrava, trabalho infantil, ou crimes como corrupção e lavagem de dinheiro que podem refletir na imagem dos contratantes;
risco financeiro: potencialmente causado pelos riscos operacionais e de reputação, visto que esses afetam seriamente o relacionamento do contratante com os clientes finais, decorrente de atrasos na entrega dos produtos/serviços, entre outras situações similares;
risco de compliance: resultado do não cumprimento de leis e normas por parte da empresa terceirizada, a exemplo do descumprimento do determinado na legislação trabalhista e na LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, que eleva o primeiro risco que mencionamos.
Sobre esse último tópico, não deixe de ler o artigo: "Gestão de terceiros na LGPD: o que é + cuidados essenciais"
Como minimizar os riscos na gestão de terceiros?
Para a gestão de riscos na terceirização, é essencial garantir que os dados sigilosos relativos à operação da contratante e também de seus clientes sejam protegidos.
Em seguida, é relevante considerar quanto sua lucratividade depende de seus prestadores de serviços, principalmente em caso de falhas que comprometem a produtividade.
Não podemos deixar de citar que esse gerenciamento também deve estar alinhado às boas práticas de compliance, agindo sempre de acordo com as normas e regulamentos obrigatórios.
Por fim, a tomadora de serviços e a prestadora devem prezar por uma boa reputação, mantendo uma boa imagem perante a opinião pública e seus stakeholders.
Quais os principais benefícios da gestão de terceiros?
São vários benefícios da gestão de terceiros. Entre os que mais se destacam estão:
redução de custos;
prevenção a riscos;
acompanhamento pontual dos serviços prestados;
chances maiores de resultados mais expressivos.
1. Redução de custos
A terceirização, por si só, já reduz os custos da empresa contratante. Isso acontece, por exemplo, porque os gastos necessários para manter os funcionários na folha de pagamento são de responsabilidade de quem fornece o serviço.
Dependendo do que é terceirizado, equipamentos, softwares, manutenções também ficam por conta de quem fornece as soluções.
Ao fazer um bom gerenciamento de terceiros é possível mensurar essa redução de custos e, principalmente, de realizar contratações estratégicas para gerar ainda mais economia.
2. Prevenção a riscos
Como comentamos, há vários riscos na contratação de terceiros. Porém, por meio de um gerenciamento eficaz é possível identificá-los e combatê-los rapidamente, mitigando os dados que podem gerar para o negócio contratante.
3. Acompanhamento pontual dos serviços prestados
Especialmente se a contratação for para atividades-fim, é fundamental acompanhar de perto a qualidade do que está sendo entregue.
Todavia, esse tipo de mensuração só é possível de ser realizada se houver um gerenciamento de terceiros preciso, que acompanhe esse critério de perto para identificar falhas e solicitar a correção quanto antes.
4. Chances maiores de resultados mais expressivos
Também por conta da possibilidade de contratar terceiros para atividades-fim, outro benefício que esse tipo de gerenciamento proporciona é a chance de alcançar mais e melhores resultados para a empresa.
Como comentamos, ao acompanhar a atuação dos terceiros é possível garantir a qualidade, o atendimento de prazos, de leis e normas, entre outros fatores essenciais para o bom funcionamento da companhia contratante.
Dessa forma, é possível criar e entregar aos clientes finais soluções muito melhores e mais alinhadas às suas necessidades, condições que fomentam as aquisições e geram mais resultados para o negócio.
Como fazer gestão de terceiros? 5 etapas principais!
Para fazer uma boa gestão de terceiros, o indicado é realizar cinco etapas tidas como principais para esse tipo de gestão, que são:
levantamento de demandas;
homologação de prestadores de serviços;
alocação da mão de obra terceirizada;
avaliação periódica de desempenho;
auditoria de campo.
Quanto a isso, tenha em mente que o foco dessa atividade deve estar em identificar parceiros de negócio que estejam em dia com as obrigações legais e que atuam de acordo com as leis trabalhistas e normas de segurança, protegendo os colaboradores e evitando riscos para a contratante.
A seguir, você confere detalhes de cada uma das fases que citamos.
As 5 etapas da gestão de terceiros
1. Levantamento de demandas
É preciso começar pelo planejamento, no qual é preciso realizar uma análise das operações da empresa e identificar as atividades que necessitam ou podem se beneficiar da terceirização.
Isso tende a envolver atividades diversas, mas é comum haver concentração em operações de suporte, tais como segurança, limpeza, manutenção de maquinário, TI, entre outros.
É possível também traçar um paralelo com o conceito de lean thinking, que visa terceirizar as ações consideradas sem valor agregado.
2. Homologação de prestadores de serviços
Uma vez que as necessidades da empresa foram identificadas, é preciso buscar pela maneira mais assertiva de atendê-las. Quando se trata da gestão de terceiros, o mais indicado é realizar um processo de homologação de fornecedores completo.
Essa atividade deve ir desde a pré-análise de compliance, até a apresentação de documentos que comprovam a capacidade da empresa terceirizada em cumprir com suas obrigações legais e contratuais.
Somado a isso, essa prática serve para encontrar o melhor custo-benefício, mitigar ameaças e aproveitar melhor as vantagens desse modelo de parceria.
3. Alocação da mão de obra terceirizada
Na terceira etapa é hora de definir como os serviços terceirizados se encaixam à operação geral da empresa contratante. Isso significa que os funcionários da prestadora devem receber treinamento quanto às normas internas do negócio, por exemplo.
Além disso, eles devem receber a identificação e conhecer as regras de acesso, as quais também servem para proteger os dados internos, assegurando contato apenas com o que é necessário para a realização das tarefas para as quais foram contratados.
4. Avaliação periódica de desempenho
Assim como é importante avaliar os indicadores de desempenho de fornecedores, a performance dos colaboradores terceirizados também precisa ser acompanhada mensalmente. Essa prática indicará se o benefício previsto na contratação está sendo alcançado ou não, e se há pontos que precisam de ajustes.
5. Auditoria de campo
Os prestadores de serviço precisam ser acompanhados para garantir que seguem em compliance com as normas do setor, que não se envolveram em processos trabalhistas desde as últimas checagens e para confirmar que continuam cumprindo as obrigações junto aos contratados.
Para isso, o gestor de terceiros pode recorrer a processos como a auditoria de campo, que visa identificar potenciais riscos para a saúde e reputação da contratante em caso de falhas e incongruências da contratada.
Entre essas falhas, podemos citar a falta de controle sobre jornada de trabalho, conduta inadequada, falta de treinamento obrigatório, entre muitas outras.
Como otimizar a gestão de prestadores de serviço?
A melhor forma de otimizar a gestão de terceiros é contar com os recursos avançados que a transformação digital proporciona para as empresas. Isto é, softwares e sistemas específicos para esse tipo de atividade.
A Linkana é um ótimo exemplo disso, pois oferece a solução ideal para homologação de fornecedores com consulta automatizada de documentos públicos e diversas funcionalidades para montar uma lista de parceiros confiáveis para sua empresa.
Nossa plataforma também serve como software de gestão de terceiros, na qual é possível criar alertas sobre validade de documentos e notificar fornecedores sobre a necessidade de reenviar suas certificações e manter suas posições.
Tudo isso contribui para a mitigação de riscos e atuação focada no que realmente importa para sua empresa, criando laços mais seguros e benéficos para a operação.
No vídeo abaixo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, você entende um pouco mais de tudo o que oferecemos para sua empresa!
Quais são os diferenciais da Linkana?
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