Gestão de contratos: como fazer corretamente? 9 dicas!

A gestão de contratos consiste em um conjunto de atividades que têm por objetivo acompanhar todo o ciclo de vida desse importante documento. A prática vai desde a solicitação da emissão até a renegociação ou arquivamento final quando o prazo firmado é cumprido e a parceria comercial, descontinuada.

Significa que o gerenciamento de documentos contratuais não se resume à conferência dos dados e informações e sua guarda correta em meio físico ou digital.

Aqui, é fundamental ter em mente que os contratos são documentos de extrema relevância para as empresas, visto que desempenham papel crucial na definição de responsabilidades, direitos, deveres e diretrizes em diferentes tipos de relacionamentos comerciais. 

Seja na relação com colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços terceirizados ou quaisquer outros parceiros de negócio, um contrato bem redigido precisa ser prioridade, assim como as demais tratativas dadas após a assinatura.

Você ainda tem dúvidas sobre como realizar um gerenciamento de contratos eficiente na sua empresa? Então, siga a leitura deste artigo e confira todos os detalhes sobre a atividade, seu funcionamento, como realizar e dicas de otimização.

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de ações voltadas para produzir, monitorar, acompanhar a validade e armazenar os contratos firmados entre uma empresa e seus parceiros comerciais. O objetivo é garantir o fluxo correto desse documento e mitigar riscos jurídicos e financeiros para o negócio.

O contrato em si é uma documentação com um ciclo de vida determinado. Isto é, além das cláusulas contratuais, também registra a validade do acordo firmado no âmbito judicial e administrativo.

No documento, também se estabelece a durabilidade, os prazos, características, responsabilidades, direitos, deveres e eventuais sanções cabíveis em situações de descumprimento. 

Em uma gestão de fornecedores, por exemplo, é comum constar no contrato os níveis mínimos de qualidade do serviço ou suprimento adquirido, prazos para entrega após os pedidos e quais critérios mensurados pelos indicadores de desempenho.

Dessa forma, a gestão de contratos corporativos é uma prática que valida o documento e supervisiona se a operação estabelecida entre as partes ocorre conforme o acordado e registrado.

Sugestão para você: “Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento”

Quais são as fases do ciclo de vida de um contrato?

Comumente, um contrato passa por seis fases em seu ciclo de vida. Veja!

1. draft: é a minuta contratual, uma espécie de rascunho com todas as cláusulas que as partes envolvidas precisam ler e revisar;

2. negociação do contrato: etapa na qual os celebrantes do contrato discutem o descrito na minuta para chegarem a um consenso favorável a todos;

3. elaboração e assinatura: fase na qual que o documento é oficialmente redigido com base no que foi definido anteriormente para, em seguida, receber a assinatura das partes;

4. cópia e arquivamento: cada um dos envolvidos na celebração do contrato recebe uma cópia do documento na íntegra, devidamente assinado, que deve ser arquivada preferencialmente em meio eletrônico para aumentar a segurança e facilitar a gestão;

5. acompanhamento: cada interessado deve acompanhar o andamento do contrato e verificar, periodicamente, o cumprimento ou não das cláusulas;

6. renegociação: etapa que se realiza quando é chegado o vencimento do contrato e há interesse dos envolvidos em seguir com a parceria comercial. Se houver, é indicado rever termos e acordos.

Há ainda algumas instituições que separam as fases do ciclo de vida de um contrato de outra maneira:

• pré-negociação: usada para definir o objetivo do documento e detalhes como prazos de entrega, valores, e demais condições conforme o que é adquirido;

• contratação: etapa que inclui a confirmação do que foi acordado anteriormente e assinatura dos envolvidos;

• pré-execução: ponto de partida para execução do contratado;

• execução: monitoramento e acompanhamento da realização das cláusulas, a fim de confirmar se há o cumprimento de todos os pontos acordados;

• renovação ou encerramento: conforme o interesse dos envolvidos em continuar ou não a parceria comercial.

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Qual a importância da gestão de contratos para a sua empresa?

Existem diversas razões que comprovam a importância da gestão de contratos corporativos, e uma das principais é a manutenção de um bom relacionamento com parceiros de negócio.

Por meio do gerenciamento correto do documento, é possível acompanhar de perto o cumprimento das cláusulas contratuais. Caso haja desacordos, há a chance de ajustar os impasses e manter uma contratação e relação comercial benéfica para os envolvidos.

Além disso, a gestão de contratos corporativos também é importante para evitar perdas financeiras, a exemplo de cobranças de taxas e multas que não foram discutidas anteriormente. Aqui, a administração do documento chama a atenção para a proteção das partes, que têm seus direitos e deveres garantidos após a assinatura.

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Principais objetivos da gestão de contratos

A gestão de contratos tem como um dos principais objetivos garantir que a interação comercial entre os envolvidos siga o padrão de qualidade esperado. O gerenciamento também serve para proteger contratante e contratado de prejuízos gerados pelo descumprimento das cláusulas listadas no documento.

Em um relacionamento com fornecedores, por exemplo, cumprir o acordado é essencial para garantir o fluxo de abastecimento e evitar uma série de impactos negativos que geralmente ocorrem quando a empresa não recebe os materiais ou serviços que precisa para seguir com suas operações.

Outros dos objetivos são:

• assegurar o compliance após a qualificação e a homologação de fornecedores;

• deixar os processos simples e eficientes a partir da formalização um contrato adequado;

• evitar custos desnecessários, como pagamento de multas;

• manter um padrão elevado de qualidade dos insumos, serviços terceiros e, por consequência, das soluções entregues aos clientes finais;

• diminuir o risco reputacional.

Por fim, mais um ponto de grande importância relacionado à gestão de contratos corporativos é a garantia do seu cumprimento efetivo. 

Com o passar do tempo, as cláusulas contratuais podem se tornar defasadas e ineficientes. Por meio do gerenciamento desse documento é possível revisá-las e mantê-las atualizadas.

Como funciona a gestão de contratos?

A gestão de contratos funciona a partir da identificação da necessidade de contratação de um serviço terceirizado ou fornecimento de insumos e matéria-prima. Desse ponto em diante, vários departamentos precisam trabalhar alinhados até o documento ser efetivamente assinado.

Imagine que a área de compras e procurement recebeu uma requisição vinda do setor de marketing e vendas, que solicita a contratação de um CRM para otimizar a conversão de leads em clientes. 

Cada empresa tem um fluxo de aprovação, porém, em linhas gerais, é comum haver a aprovação do gestor do setor solicitante e do departamento financeiro.

A partir do consentimento, o time de compras pode buscar pelo fornecedor ideal do software. Ao encontrá-lo e submetê-lo ao processo de homologação, a área jurídica é acionada, seja para gerar o contrato ou, ao menos, revisar um que foi elaborado previamente.

Por fim, os profissionais de compras e procurement conferem o recebimento do sistema, confirmam com marketing e vendas se está conforme o solicitado, e seguem para a fase de acompanhamento do desempenho do fornecedor. A atividade, por sua vez, segue o que está definido nas cláusulas do contrato.

Como você pôde ver nesse exemplo, o contrato é um documento que se mantém ativo mesmo após a assinatura, o que só reforça o que dissemos logo na abertura deste artigo: sua gestão não se limita a emitir o contrato, assinar e arquivá-lo em seguida.

Como fazer gestão de contratos? 9 etapas principais!

Cada gestor tem total liberdade para definir o próprio planejamento e monitoria de contratos, por meio de critérios como porte e modelo de negócio, ramo de atuação, princípios e valores da marca.

Todavia, é possível identificar algumas etapas básicas que muitos seguem para realizarem uma gestão de contratos eficiente. Estas são as nove principais:

1. planejamento;

2. elaboração;

3. negociação;

4. aprovação e assinatura;

5. efetivação;

6. monitoramento;

7. revisão;

8. renovação;

9. encerramento.

Veja, a seguir, detalhes de cada uma.

1. Planejamento

Etapa na qual se elabora uma versão básica do contrato de uma empresa, que define as condições ideais, cláusulas, prazos e sanções aplicáveis. A prévia pode servir de base e receber ajustes conforme necessário para atender diferentes aplicações ao longo da operação.

2. Elaboração

Com base no documento prévio, elaborado na fase de planejamento, a etapa seguinte da gestão de contratos corporativos consiste na elaboração do documento em si com uma linguagem objetiva e transparente. Geralmente essa etapa é de responsabilidade do setor jurídico, porém, varia conforme o porte do negócio.

3. Negociação

Antes de assinar o contrato, é essencial que as partes envolvidas o revisem. Nesta fase, há a possibilidade de alterar algum ponto que não esteja conforme o esperado ou com potencial para causar prejuízo para algum dos participantes.

4. Aprovação e assinatura

Finalizada a etapa da negociação, e após chegarem a um acordo satisfatório, ocorre a aprovação do contrato. Aqui, as partes precisam assinar o documento para torná-lo válido. É possível realizar essa atividade presencialmente ou por meios digitais, via softwares específicos para a finalidade.

5. Efetivação

Neste momento, o contrato passa a ter validade jurídica e as partes têm responsabilidades a cumprir. Do ponto de vista da gestão de contratos, é hora de monitorar os processos e garantir o cumprimento de todas as cláusulas.

6. Monitoramento 

Trata-se da revisão periódica do cumprimento das cláusulas, bem como o acompanhamento do prazo de validade. 

O objetivo aqui é assegurar que a outra parte cumpra com as responsabilidades que assumiu, e também evitar que o vencimento do documento passe despercebido e gere riscos jurídicos e financeiros aos envolvidos.

Nesta fase, sistemas que promovem a automação de contratos otimizam as atividades e ajudam a evitar erros na gestão.

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7. Revisão

Para manter um bom relacionamento entre as partes, é importante assegurar o direito à revisão do contrato, a qual pode ser solicitada a qualquer tempo tanto pelo contratante quanto pelo contratado. A ideia é garantir a transparência da parceria comercial e evitar atritos desnecessários.

Na prática, essa etapa se complementa à anterior, assim, facilita o gerenciamento de documentos e a negociação de contratos no futuro, pois evita desentendimentos e alinha interesses.

8. Renovação

Ao término do prazo previsto no contrato, é possível renová-lo. Para tal, é essencial rever os termos contratuais, a exemplo de valores e condições de pagamento e entrega antes de seguir com a parceria. 

Também é o momento ideal para rever pontos como critérios de qualidade, exigência de práticas ESG, condições de critérios de compliance contratual, adequação de cláusulas ou necessidade de inclusão de novas condições para mitigar riscos às partes.

9. Encerramento

Se não houver interesse na renovação, deve-se finalizar de forma efetiva e formal o acordo comercial. 

Aqui, o gerenciamento do contrato corporativo tem como foco a conferência das cláusulas, a fim de confirmar se tudo foi realmente cumprido e se não há pendências de alguma das partes que podem levar a cobranças futuras e até mesmo processos.

Quais os maiores benefícios de investir na gestão de contratos?

Se você chegou até aqui, deve ter notado que o gerenciamento de contratos corporativos é uma prática bastante benéfica para a sua empresa, independentemente de estar na posição de contratante ou de contratada.

Assim, estes são os principais benefícios de uma gestão eficiente:

• elevação da eficiência operacional;

• mitigação de riscos e falhas;

• redução de custos;

• aumento da satisfação dos clientes finais.

Elevação da eficiência operacional

O gerenciamento correto dos contratos ajuda sua empresa a ganhar mais eficiência, pois contribui para operações nos níveis ideais de expectativa e entrega de parâmetros qualitativos e quantitativos.

Mitigação de riscos e falhas

Definidos os critérios e padrões que as partes precisam seguir, bem como eventuais sanções ou compensações, seu negócio consegue garantir o compliance contratual, diminuir a incidência de riscos operacionais e suavizar impactos causados por eventuais descumprimentos do acordo firmado.

Redução de custos

Um processo mais garantido e seguro também é mais econômico, afinal, combate perdas e mantém o acompanhamento dos parâmetros do acordo, como prazos de entrega e lead time.

Garantia de satisfação dos clientes finais

Os efeitos de uma boa administração de contratos também podem ser sentidos por seus consumidores finais. O motivo é que se torna mais fácil manter o padrão de qualidade do seu produto/serviço, ou até mesmo elevá-lo, devido à garantia de cumprimento das cláusulas contratuais.

E os desafios da gestão de contratos?

Porém, para a sua empresa se beneficiar dessa forma, é preciso superar desafios inerentes à gestão de contratos, como:

• falta de compreensão quanto ao compliance contratual;

• cláusulas complexas;

• mudanças de leis e normas;

• dificuldade com controle de prazos;

• ruídos na comunicação

• pouco acesso e/ou visibilidade das informações;

• desorganização no gerenciamento de documentos;

• realização e acompanhamento manual do ciclo de vida do contrato.

Para resolver questões assim, o indicado é adotar medidas como:

• simplificação e padronização dos documentos contratuais;

• acompanhamento constante das legislações relacionadas ao negócio;

• estabelecimento de fluxos claros e fluidos de troca de informações;

• treinamento adequado dos profissionais responsáveis pelo gerenciamento dos documentos;

• implementação de sistemas de automação de contratos.