Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!

A gestão de contratos pode ser definida como um conjunto de atividades que têm por objetivo acompanhar todo o ciclo de vida desse documento, indo desde a solicitação da emissão até a renegociação ou arquivamento final, quando o prazo firmado é cumprido e a parceria comercial descontinuada.

Isso significa que, na prática, esse gerenciamento vai muito além de apenas ser feita a conferência dos dados desse documento e sua guarda correta em meio físico ou digital.

Aqui, é fundamental ter em mente que os contratos são documentos de extrema importância para as empresas, os quais desempenham papel crucial na definição de responsabilidades, direitos, deveres e diretrizes em diferentes tipos de relacionamentos comerciais. 

Seja na relação com colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços terceirizados ou quaisquer outros parceiros de negócio, um contrato bem redigido precisa ser prioridade, assim como as demais tratativas que serão dadas a ele após assinado.

Você ainda tem dúvidas sobre como realizar um gerenciamento de contratos eficiente na sua empresa? Então, siga a leitura deste artigo e confira todos os detalhes sobre esse gerenciamento, incluindo funcionamento, como fazer e dicas de otimização.

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é um conjunto de ações voltadas para produzir, monitorar, acompanhar a validade e armazenar os contratos firmados entre uma empresa e seus parceiros comerciais. O objetivo é garantir o fluxo correto desse documento e mitigar riscos jurídicos e financeiros para o negócio.

O contrato em si é um documento com um ciclo de vida determinado. Isto é, além das cláusulas contratuais, ele também registra a validade do acordo firmado no âmbito judicial e administrativo.

Também nele se estabelece a durabilidade, prazos, características, responsabilidades, direitos, deveres e eventuais sanções cabíveis em situações de descumprimento. 

Em uma gestão de fornecedores, por exemplo, é comum constar no contrato os níveis mínimos de qualidade do serviço ou suprimento adquirido, prazos para entrega após os pedidos, entre outros critérios que serão medidos pelos indicadores de desempenho.

Dessa forma, essa gestão é uma prática que valida o documento elaborado e supervisiona se a operação estabelecida entre as partes está acontecendo conforme com o que foi apontado e acordado no documento.

Quais são as fases do ciclo de vida de um contrato?

Um contrato, comumente, passa por seis fases em seu ciclo de vida, que são:

1. draft do contrato: é a minuta do contrato, uma espécie de rascunho com todas as cláusulas para serem lidas e revisadas pelas partes envolvidas;

2. negociação: etapa na qual os celebrantes do contrato discutem o que está descrito na minuta para chegarem a um consenso favorável a todos;

3. elaboração e assinatura: fase na qual que o contrato é oficialmente redigido, tomando como base o que foi definido anteriormente, e assinado pelas partes;

4. cópia e arquivamento: cada um dos envolvidos na celebração do contrato recebe uma cópia do documento na íntegra, devidamente assinado, que deve ser arquivada, preferencialmente em meio eletrônico para aumentar a segurança e facilitar a gestão;

5. acompanhamento: cada interessado deve acompanhar o andamento do contrato, verificando, periodicamente, se as cláusulas estão sendo devidamente cumpridas;

6. renegociação: etapa que deve ser realizada quando é chegado o vencimento do contrato, caso haja interesse dos envolvidos em seguir com a parceria comercial. Se houver, é indicado rever termos e acordos.

Há ainda algumas instituições que separam as fases do ciclo de vida de um contrato de outra maneira, sendo:

1. pré-negociação: usada para definir o objetivo do documento e detalhes como prazos de entrega, valores, e demais condições conforme o que está sendo adquirido;

2. contratação: etapa que inclui a confirmação do que foi acordado anteriormente e assinatura dos envolvidos;

3. pré-execução: ponto de partida para execução do que foi contratado;

4. execução: monitoramento e acompanhamento da realização das cláusulas, a fim de confirmar se estão sendo cumpridos todos os pontos acordados;

5. renovação ou encerramento: conforme o interesse dos envolvidos em continuar ou não a parceria comercial.

Dica de leitura: "Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento"

Qual a importância da gestão de contratos para a sua empresa?

Existem diversas razões que comprovam a importância do gerenciamento desse tipo de documento, e uma delas é a manutenção de um bom relacionamento com parceiros de negócio.

Por meio do gerenciamento correto desse documento, é possível acompanhar de perto se todos os pontos acordados estão sendo cumpridos. Caso não estejam, há a chance de ajustar esses impasses e manter uma contratação e relação comercial benéfica para todos.

Essa gestão também é importante para evitar perdas financeiras, a exemplo de cobranças de taxas e multas que não foram discutidas anteriormente. Aqui, a administração desse documento chama a atenção para a proteção das partes, que têm seus direitos e deveres garantidos após a assinatura.

Leia também: "Gestão de terceiros: guia completo com as 5 etapas essenciais!"

Principais objetivos da gestão de contratos

A gestão de contratos tem como um dos principais objetivos garantir que a interação comercial entre as partes siga o padrão de qualidade esperado. Ela também serve para proteger contratante e contratado de prejuízos gerados pelo descumprimento das cláusulas listadas no documento.

Em um relacionamento com fornecedores, por exemplo, cumprir o acordado é essencial para garantir o fluxo de abastecimento e evitar uma série de impactos negativos que geralmente ocorrem quando a empresa não recebe os materiais ou serviços que precisa para seguir com suas operações.

Outro dos objetivos é garantir o compliance, assim como é necessário após a qualificação e homologação de fornecedores.

Também é possível deixar os processos simples e eficientes a partir de um contrato adequado, evitar custos desnecessários, manter um padrão elevado de qualidade e diminuir o risco reputacional.

Por fim, outro ponto de grande importância sobre as finalidades de fazer esse gerenciamento está ligado à garantia do seu cumprimento efetivo. 

Com o passar do tempo, as cláusulas contratuais podem se tornar defasadas e ineficientes. Por meio do gerenciamento desse documento, é possível revisá-lo e mantê-lo atualizado.

Como funciona a gestão de contratos?

A gestão de contratos funciona a partir da identificação da necessidade de contratação de um serviço terceirizado ou fornecimento de insumos e matéria-prima. Desse ponto em diante, vários departamentos precisam trabalhar alinhados até o documento ser efetivamente assinado.

Imagine que a área de compras e procurement recebeu uma requisição vinda do setor de marketing e vendas, solicitando a contratação de um CRM para otimizar a conversão de leads em clientes. 

Cada empresa tem um fluxo de aprovação, porém, em linhas gerais, é comum haver a aprovação do gestor do setor solicitando e do departamento financeiro.

Feito isso, o time de compras pode buscar pelo fornecedor ideal do software. Ao encontrá-lo e submetê-lo ao processo de homologação, a área jurídica é acionada, seja para gerar o contrato ou, ao menos, revisar um que tenha sido elaborado previamente.

Por fim, os profissionais de compras e procurement conferem o recebimento do sistema, confirmam com marketing e vendas se está de conforme o solicitado, e seguem para a fase de acompanhamento do desempenho do fornecedor. Isso, por sua vez, é feito a partir do que está definido nas cláusulas do contrato.

Como você pôde ver nesse exemplo, esse documento se mantém ativo mesmo após sua assinatura, o que só reforça o que dissemos logo na abertura deste artigo: sua gestão não se limita a emitir o contrato, assinar e arquivá-lo em seguida.

Como fazer gestão de contratos? 7 principais etapas!

Cada empresa tem total liberdade para definir o próprio planejamento e monitoria de contratos, usando como base para essas diretrizes o porte e modelo de negócio, ramo de atuação, princípios e valores da marca.

Ainda assim, é possível identificar algumas etapas básicas seguidas por muitas sobre como fazer a gestão desse documento. E as sete principais são:

1. planejamento;

2. elaboração;

3. negociação;

4. aprovação;

5. efetivação;

6. revisão;

7. encerramento.

Veja, a seguir, detalhes da cada uma.

1. Planejamento

Etapa na qual é elaborada uma versão básica do contrato de uma empresa, que define as condições ideais, cláusulas, prazos e sanções aplicáveis. Essa prévia pode servir de base e ser ajustada conforme necessário para atender diferentes aplicações ao longo da operação.

2. Elaboração

Com base no documento prévio, elaborado na fase de planejamento, a etapa seguinte dessa gestão consiste na elaboração do documento em si, geralmente pelo setor jurídico, utilizando uma linguagem objetiva e transparente.

3. Negociação

Antes de assinar o contrato, esse documento deve ser revisado pelas partes envolvidas, podendo ser alterado caso algo não esteja conforme o esperado, ou gere prejuízo para algum dos participantes.

4. Aprovação

Finalizada a etapa da negociação, e após chegarem a um acordo satisfatório, ocorre a aprovação do contrato e a assinatura.

5. Efetivação

Neste momento, o contrato passa a ter validade e as partes têm responsabilidades a cumprir. Do ponto de vista da gestão de contratos, é hora de monitorar os processos e garantir o cumprimento de todas as cláusulas.

6. Revisão

Para manter um bom relacionamento entre as partes, é importante assegurar o direito à revisão do contrato, a qual pode ser solicitada a qualquer tempo tanto pelo contratante quanto pelo contratado. A ideia é garantir a transparência da parceria comercial e evitar atritos desnecessários.

7. Encerramento

Ao término do prazo previsto no contrato, é possível renová-lo ou finalizar efetivamente o acordo comercial. 

No primeiro caso, a gestão desse documento deve ser realizada para rever os termos contratuais, tais como valores e condições de pagamento e entrega, e seguir com a parceria. 

Já na segunda opção, o gerenciamento do contrato tem como foco a conferência das cláusulas, a fim de confirmar se tudo foi realmente cumprido e se não há pendências de alguma das partes.

Quais os maiores benefícios de investir na gestão de contratos?

Se você chegou até aqui, deve ter notado que o gerenciamento de contratos é uma prática bastante benéfica para a sua empresa, independentemente de ela estar na posição de contratante ou de contratada.

Destacando os principais pontos positivos que podem ser percebidos, estão:

• elevação da eficiência operacional;

• mitigação de riscos e falhas;

• redução de custos;

• aumento da satisfação dos clientes finais.

Elevação da eficiência operacional

O gerenciamento correto dos contratos ajuda sua empresa a ganhar mais eficiência, pois contribui para operações nos níveis ideais de expectativa e entrega de parâmetros qualitativos e quantitativos.

Mitigação de riscos e falhas

Definidos os critérios e padrões a serem seguidos, bem como eventuais sanções ou compensações, seu negócio consegue diminuir a incidência de riscos operacionais e suavizar impactos causados por eventuais descumprimentos do acordo firmado.

Redução de custos

Um processo mais garantido e seguro também é mais econômico, afinal, ele combate perdas e mantém o acompanhamento de prazos de entrega, lead time e demais parâmetros do acordo.

Garantia de satisfação dos clientes finais

Os efeitos de uma boa administração de contratos também podem ser sentidos por seus consumidores finais, já que o padrão de qualidade do seu produto acaba sendo mantido, ou até mesmo elevado, devido à garantia de cumprimento das cláusulas contratuais.