Como estruturar uma equipe de compras eficiente? Descubra!

Quais são as características de um comprador? 

O comprador do futuro tem um papel bem diferente do que o profissional do passado, cuja função era fazer, no mínimo, três cotações e conseguir o melhor preço e condições de pagamento.

Atualmente, o comprador trabalha com três propósitos:

• resiliência: não pensa somente em saving, mas acredita na necessidade de resiliência de sua cadeia de fornecimento, construindo alianças estratégicas com fornecedores, diversificando sua base de fornecedores, buscando inovação e criando estratégias para se antecipar e prevenir riscos;

• agilidade: compreende, analisa e exige dados rápidos e de qualidade da sua organização e dos sistemas de compras. Um profissional que entende que decisões por instinto ou com base apenas em “experiência” não são as melhores decisões de fornecimento;

• responsabilidade: abraça temas voltados ao ESG, como causas socioambientais e de justiça e igualdade como valores pessoais. Esse profissional é um agente transformador desta prática e realidade dentro do seu ambiente profissional.

Qual o perfil desejado para um profissional de compras?

Porém, para atuar dessa forma que acabamos de comentar, existem algumas habilidades essenciais que podem tanto ser naturais do profissional quanto desenvolvidas ao longo da carreira.

Dessa forma, um perfil desejado para atuar nessa área é o que conta com características como:

• organização;

• capacidade de trabalhar em equipe;

• boa comunicação para se relacionar com colegas de trabalho e também para formar relacionamentos estratégicos com fornecedores;

• conhecimento técnico sobre os produtos/serviços que precisa adquirir, principalmente para ter argumentos durante negociações com fornecedores;

• ética e profissionalismo, respeitando a política de compras da empresa;

• pensamento analítico e estratégico;

• interesse em manter a atualização, por meio do aprendizado contínuo; 

• inteligência emocional para lidar com adversidades e contratempos;

• conhecimento de diferentes tecnologias, com sistemas de e-procurement

Qual a importância do treinamento para equipe de compras?  

Um funcionário bem treinado pode trazer o retorno além do esperado pela empresa. Ao conduzir ferramentas ou realizar novas estratégias de compras, a equipe apresenta novos insights para a companhia e, assim, o local de trabalho passa a ter uma fonte que compartilha conhecimento técnico com os demais integrantes.

Nesse sentido, o objetivo de um treinamento para a equipe de compras é fazer com que os colaboradores desenvolvam suas habilidades, acarretando diretamente no aumento da produção, na redução de custos e no desempenho em mercados competitivos.

Como é a rotina do setor de compras?

A rotina desse setor varia conforme o porte da empresa e, principalmente, o volume de aquisições que são feitas. 

Porém, em linhas gerais, as principais atividades da área de compras que fazem parte do dia a dia dos profissionais são:

• receber e avaliar as requisições de compras enviadas pelos outros departamentos, confirmando junto ao estoque se a aquisição é pertinente;

• buscar fornecedores capacitados para atender à demanda apontada;

• negociar com as empresas fornecedoras selecionadas, a fim de alcançar o melhor custo-benefício possível;

• acompanhar o andamento dos pedidos enviados aos fornecedores;

• confirmar a qualidade,  quantidade entregue e também o atendimento do prazo firmado;

• solicitar ao departamento financeiro que realize o pagamento.

Somado a essas atividades, também é responsabilidade da equipe de compras:

• desenvolver relacionamentos estratégicos com fornecedores;

• analisar dados para encontrar oportunidades de economizar os recursos da empresa;

• implementar e/ou incentivar a sustentabilidade na hora de escolher produtos e serviços;

• mitigar riscos para o negócio, tais como financeiros, reputacionais, socioambientais, entre outros.

Leia também: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!"

Como funciona um departamento de compras?

Comumente, as funções de uma equipe de compras são separadas em quatro etapas principais, que são:

1. planejamento;

2. gestão de fornecedores;

3. negociação;

4. avaliação.

Cada uma é composta por subdivisões que serão responsáveis por sustentar o setor de procurement da empresa e, assim, preservar a aquisição de produtos e serviços, contribuindo para que as metas sejam alcançadas.

Veja detalhes de como são compostas.

1. Planejamento

Em primeiro lugar, o mais indicado é começar pela definição da política interna da empresa, o que inclui projetar as diretrizes que regem os departamentos internos, definir as normas de conduta e treinar os colaboradores para colocar a política da empresa em suas ações.

Logo após isso, deve-se estipular os objetivos do departamento de compras, o que envolve:

• aquisição de produtos e serviços em quantidade e nível alto de qualidade;

• pesquisa de mercado para obter tais produtos e serviços;

• busca de fornecedores qualificados e manutenção de uma relação promissora com eles;

• gerenciamento de processos internos.

Por último, é preciso definir as funções e responsabilidades de quem especificará cada compra, selecionar o fornecedor, negociar as condições e emitir os pedidos, entre outras funções.

2. Gestão de fornecedores

Como uma das etapas mais complexas, a gestão de fornecedores envolve operações de terceiros, lidar com alianças estratégicas e os possíveis riscos dos parceiros comerciais no ambiente de trabalho.

Sendo assim, o gerenciamento de empresas fornecedoras inclui:

• gestão e matriz de risco de fornecedores: envolve certificar que pendências e falhas no processo de compliance não tragam prejuízos para a empresa;

• processo de qualificação de fornecedores: consiste na coleta de dados, documentos e certificados de fornecedores para garantir que eles se encontram em conformidade junto à legislação vigente de órgãos fiscais, tributários, trabalhistas e socioambientais;

• listagem e manutenção de fornecedores homologados: comprova-se o compliance no processo de qualificação e quem está apto a compor a cadeia de suprimentos da empresa. 

Além disso, é feito o monitoramento e a manutenção de fornecedores para garantir que permaneçam em conformidade com o passar do tempo.

3. Negociação com fornecedores

Com diferentes fornecedores homologados na sua supply chain, é importante que a empresa tenha um orçamento aberto em cada fornecedor.

A partir disso, é possível negociar o menor custo possível, desde que não comprometa o padrão de qualidade estabelecido na política da companhia.

Vale ressaltar que a escolha dos bons fornecedores é um dos grandes desafios do departamento de compras. Por isso, na hora da seleção, deve-se avaliar:

• a qualidade do produto ou serviço;

• a reputação no mercado;

• o uso de tecnologias;

• o atendimento pós-venda.

Entenda mais no artigo: "Supply Chain Management: 4 etapas para uma gestão eficiente!"

4. Avaliação

Na etapa de avaliação, o departamento de compras deve levar em consideração fatores ligados ao pedido de compra, como o lead time, a precisão dos produtos requisitados e prazo de pagamento, entre outros KPIs para compras.

Inclusive, temos um artigo que explica detalhes sobre esses indicadores. Não deixe de ler! "KPI para compras: 9 indicadores essenciais para acompanhar"

Qual a importância do setor de compras para o negócio?

Para entender a importância do setor de compras para uma empresa, o primeiro passo é compreender que essa área é um de seus pilares de crescimento. Isso porque é responsabilidade desse departamento adquirir tudo o que é necessário para a companhia funcionar adequadamente. 

Logo, se a equipe de compras desconsiderar fatores como qualidade e custos na hora de fazer os pedidos junto aos fornecedores, tudo o que a empresa produzir ou entrar para os clientes finais sofrerá impactos negativos em suas características e preço final.

Baseado nisso, é possível dizer que esse setor é importante para o sucesso de um negócio, pois contribui para:

• reduzir gastos;

• aumentar a eficiência dos processos;

• garantir a conformidade;

• assegurar a relação custo-benefício;

• manter a eficiência operacional da companhia;

• elevar o nível de satisfação dos clientes finais.

Como criar políticas de compras?

Porém, para obter todos esses resultados, e também estruturar uma equipe eficiente, é preciso ter diretrizes. Essas, por sua vez, podem ser obtidas por meio da criação de uma política de compras.

Trata-se de regras internas que devem ser seguidas tanto pelos profissionais quanto pelos fornecedores. 

A política de compras ajuda a:

• padronizar processos;

• aprimorar a gestão de custos;

• garantir a dinâmica de aquisições; entre outros pontos positivos.

Para construir uma para a sua empresa, o mais indicado é:

1. definir os objetivos das diretrizes;

2. compará-los com o fluxo atual de compras;

3. descrever de maneira clara, detalhada e em linguagem apropriada, cada uma das regras;

4. garantir todas as determinações estejam em conformidade com leis e normas gerais e específicas do setor da companhia;

5. divulgar a política de compras para todos os interessados, isto é, funcionários e fornecedores.

Como mensurar o desempenho de uma equipe de compras? 

O foco da equipe de compras é garantir que a organização tenha os menores gastos com suas demandas de suprimentos, permitindo que os estoques de materiais mantenham-se sempre em ordem.

Porém, para fazer uma boa gestão, é importante saber medir os resultados, o que não é uma tarefa fácil, uma vez que o setor conta com informações complexas sobre os materiais e produtos.

Pensando nisso, listamos alguns pontos na hora de mensurar o que a equipe precisa entregar. Veja!

Saving

O maior indicativo da qualidade do serviço da equipe de compras é a economia no orçamento. A métrica consiste na relação entre os orçamentos recebidos e os que foram fechados. Também aponta o desempenho da equipe em encontrar novas oportunidades de compras.

Lead time 

Esta métrica é relativa ao tempo que demora para uma demanda ser atendida na empresa, pois não adianta conseguir as melhores oportunidades de compras se os suprimentos não chegam dentro do tempo determinado para a finalização de outras tarefas. 

A propósito, o lead time é um dos indicadores mais relevantes na área de compras, pois, por meio dele, é possível avaliar a demora de uma equipe para obter as aprovações internas.

De forma bem conduzida, o processo permite reduzir a burocracia nas operações e, ainda, saber em quanto tempo os fornecedores atendem aos pedidos.

Prazo de pagamento 

O prazo de pagamento deve ser analisado pela gestão da área financeira. Esse indicativo é extremamente importante, pois, além de provar que a equipe de compras está preparada para negociar bons prazos com seus fornecedores, é fundamental para o fluxo de caixa, já que se leva em consideração a análise do período do pedido feito e do dia em que o dinheiro saiu do caixa.

Retorno sobre o Investimento (ROI)

O ROI da equipe de compras apresenta os ganhos e as perdas da empresa com os investimentos no departamento. 

Aqui, o cálculo é baseado na seguinte fórmula: 

ROI = (retorno em valor economizado - investimentos realizados) ÷ investimentos realizados.

A equação considera os investimentos feitos com o capital humano e a estrutura do setor, o que se deve levar em conta custos como:

• aluguel de escritórios;

• compras de equipamentos;

• salários;

• benefícios;

• despesas para o funcionamento do setor.

O mais adequado é que os gastos no setor de compras sejam inferiores aos recursos economizados. Esse tipo de cálculo mostra a eficiência do departamento na empresa.

Se você quiser entender quais são os principais indicadores para o departamento de compras, veja o vídeo do Anderson R. Ferreira sobre o assunto:

4 dicas de como melhorar a produtividade da equipe de compras

1. Mantenha o diálogo aberto

Planeje reuniões semanais com seus colaboradores e agende encontros com fornecedores para conversar sobre metas e formas de alcançá-los.

2. Defina as prioridades

Concentre seus esforços e de sua equipe de compras em atividades estratégicas. Enfim, não desperdice o tempo em funções que não representam nada para os clientes e investidores.

3. Delegue tarefas

Escolha os melhores talentos para realizar competências essenciais. Para isso, capacite-os e delegue responsabilidades com transparência.

4. Automatize processos

A tecnologia está a seu favor. Portanto, a automação facilita a realização de funções estratégicas, principalmente quando se trata de relacionamento com fornecedores.

Dica de leitura: "Automação no processo de compras: quais são as vantagens?"

Quais são os erros mais comuns de um setor de compras?

Para ter uma equipe de compras de alta performance, é preciso avaliar os processos internos para observar os erros e os acertos. Desse modo, pode-se criar estratégias mais sólidas para o crescimento do setor e corrigir ações que tendem a prejudicar o ambiente.

A seguir, confira os principais erros que acontecem com uma equipe de compras.

1. Negligenciar os processos de negociação 

Fechar a primeira compra, sem avaliar os melhores preços e formas de pagamento junto aos fornecedores, pode ser uma péssima escolha. Tenha em mente que um produto barato não significa que é o de melhor qualidade. Sendo assim, outros fatores devem ser analisados, como o prazo de entrega e a garantia.

2. Deixar de formar bons contratos

Imagine que você realizou um pedido de compras, mas, ao recebê-lo, a qualidade do material não atende às expectativas da sua empresa. Nesse caso, se o erro é do fornecedor, o contrato servirá como base para contestar os devidos erros.

Logo, não deixe de utilizar ferramentas que facilitem a elaboração de contratos para o setor de compras.

3. Não planejar o processo de compras

É essencial que a equipe de compras tenha um planejamento adequado para decidir as prioridades do investimento e eliminar as despesas indevidas.

As companhias que deixam de lado esse processo são prejudicadas financeiramente, isso porque, além de não contarem com um panorama de gastos, podem ter um excesso de estoque que, provavelmente, irá encalhar.

Em suma, todos esses erros interferem na sua empresa, acarretando problemas como desequilíbrio no fluxo de caixa e redução da qualidade das entregas. Evite negligenciar essas ações!

Leia também: "5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los"

Qual ferramenta ajuda a estruturar a equipe de compras?

Com uma equipe de compras à altura das suas expectativas, sua empresa estará mais capacitada para tomar decisões estratégicas na aquisição de insumos, além de monitorar as duas pontas da cadeia de suprimentos, da entrada de matéria-prima até a saída de produtos.

Para facilitar o processo na hora de escolher os fornecedores — especialmente por essa ser uma das funções mais importantes de uma equipe de compras —, é fundamental contar com ferramentas inteligentes para otimizar esse processo.

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