Digitalização de processos: vantagens e desafios para aperfeiçoar o setor de Compras

Cada vez mais o mundo está conectado às invenções tecnológicas. Nesse sentido, a digitalização de processos tornou-se um advento bastante utilizado, pois beneficia as empresas com otimização de tempo e redução de custos.

A digitalização vem meio a uma mudança de hábitos nas organizações. Com esse recurso, o trabalho pode ser feito em casa, o que comprova a evolução do home office.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA), divulgada pela CNN Brasil, 73% das pessoas estão satisfeitas por trabalhar em casa, e esse número cresce para 78%.

Com isso, as compras podem ser realizadas por aplicativos, contratos são assinados por meio de assinatura eletrônica, entre outras flexibilidades da área.

Mas, afinal, o que mudou nos processos com a digitalização? Ao longo deste artigo vamos entender como funciona a digitalização na gestão de fornecedores e como aplicá-la no dia a dia do seu negócio. Acompanhe a gente!

O que é digitalização de processos? 

Digitalização de processos é o ato de transformar atividades presenciais em meio digital. Essa mudança acontece com a ajuda de sistemas, softwares, sites e aplicativos digitais.

De fato, esses recursos substituem trabalhos presenciais, como entregar documentos, fechar contratos, fazer compras em mercados, entre outras funções.

Com a digitalização de processos, o dia a dia das pessoas simplificou, diminuindo o uso de papel, o que gera redução de custos para as empresas, ao mesmo tempo, cresce o armazenamento de dados nas nuvens.

A digitalização de processo mudou vários hábitos nos setores corporativos. A propósito, quem usa pen drive para guardar arquivos? Atualmente os dados na nuvem ou em drive online é mais seguro, além de que pode ser acessado em qualquer lugar do mundo.

A declaração de Imposto de Renda também passou pela modernização. A digitalização de processos institucionalizou o formato que, antes precisava do preenchimento de vários papéis, além da entrega física à Receita Federal, hoje, o sistema online agiliza essa atividade.

Como implementar a digitalização de processos?

Para implementar a digitalização de processos, a empresa deve recorrer a um software que solucione os principais problemas da empresa e que possa apontar sugestões de estratégias para aprimorar o serviço.

Logo, por meio do processo de digitalização, é possível:

• enviar relatórios personalizados para os clientes;

• monitorar a localização dos técnicos;

• averiguar atividades que estão sendo realizados;

• acompanhar projetos;

• rastrear ordens de serviços;

• sincronizar agendas;

• avaliar pesquisas de clientes.

Graças ao sistema, o gestor pode ter acesso a diversos dados com poucos cliques e ainda obter relatórios para o desempenho de cada técnico.

Por que optar pela digitalização na gestão de fornecedores?

A digitalização de processos na área de Compras tende a minimizar erros humanos e automatizar processos por toda a cadeia de suprimentos, gerando visibilidade mais ampla sobre os procedimentos.

Tarefas repetitivas incomodam, ainda mais quem as exerce por longo tempo. Nesse sentido, a digitalização proporciona atividades automatizadas, diminuindo o tempo de execução e possibilitando maior produtividade dos funcionários.

Com essas mudanças, a tendência é tornar a gestão de fornecedores mais eficiente, além de aperfeiçoar a administração de contratos.

Outro ponto é que a digitalização leva os profissionais do setor a terem acesso a informações em tempo real, o que ajuda para o fechamento de negociações. 

Além do mais, o relacionamento entre a empresa e os fornecedores melhora. Em muitas situações, o contato entre ambas as partes é ácida e automática, mau sinal para o andamento dos negócios. 

No momento em que a empresa resolve usar recursos tecnológicos, diminui o risco de insatisfação, como torna a cadeia de suprimentos mais competente.