Critérios de qualificação de fornecedores: quais analisar?

Os critérios de qualificação de fornecedores podem ser definidos como análises que precisam ser feitas para confirmar se uma empresa fornecedora realmente é apta para atender o seu negócio. Alguns exemplos são histórico, reputação, qualidade, flexibilidade de negociação e saúde financeira.

Essa avaliação é imprescindível para determinar quem são os parceiros que mais se adequam às necessidades da sua companhia e, com isso, reduzir os riscos característicos desse tipo de contratação.

Ao contrário do que muitos pensam, esse processo começa antes mesmo do primeiro contato, e se estende para além do fechamento do contrato.

Todavia, para montar uma política de qualificação de fornecedores é essencial um bom planejamento, e o uso de ferramentas que tornam esse processo mais assertivo, preciso e ágil, contribuindo para o alcance dos objetivos da marca.

Infelizmente, nem todas as companhias contam com fornecedores aptos e comprometidos. Não raro, é possível se deparar com problemas como demora na entrega de insumos e serviços, condição que afeta seriamente o fluxo produtivo e a gestão da empresa.

Por isso que, para evitar transtornos como esse, é tão importante contratar fornecedores alinhados estrategicamente com os valores e metas da companhia. E a melhor forma de conseguir isso é adotando um padrão de classificação de fornecedores.

Ao longo deste artigo você conhecerá os principais critérios que devem fazer parte dessa abordagem e como usá-los a seu favor.

Siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre esse tema.

Quais são os principais critérios de qualificação de fornecedores?

Critérios de qualificação de fornecedores são parâmetros de avaliação usados para verificar se uma empresa é apta, ou não, para fazer parte da rede de abastecimento de um negócio. Cada companhia pode definir seus próprios critérios, considerando seu modelo de negócio e necessidades de fluxo de abastecimento. 

Ainda que haja essa flexibilidade de escolha, há alguns parâmetros que não podem ficar de fora na etapa de qualificação de fornecedores, independentemente do porte ou segmento do negócio. 

Nesta lista, estão:

1. histórico de atuação da empresa fornecedora;

2. reputação e visão dos stakeholders;

3. nível de confiabilidade e de credibilidade;

4. capacidade técnica, operacional e produtiva;

5. conformidade regulatória;

6. compromisso com a sustentabilidade,

7. relação custo-benefício;

8. qualidade dos insumos e/ou serviços oferecidos;

9. flexibilidade na negociação;

10. prazos de entrega;

11. formas de pagamento;

12. canais de comunicação e de atendimento ao cliente;

13. saúde financeira;

14. logística de entrega adotada;

15. análise completa de riscos.

A seguir, detalhamos cada um deles e os motivos pelos quais devem fazer parte do processo de avaliação de fornecedores.

15 principais critérios de qualificação de fornecedores

1. Histórico de atuação da empresa fornecedora

Se refere ao tempo que o fornecedor está no mercado, quem são os fundadores e sócios, períodos de crescimento e de queda, entre outros dados e fatores que contam a história da companhia.

Em linhas gerais, quanto mais tempo de atuação, maior a credibilidade do negócio. Afinal, já passou por muitos obstáculos e continuou operando mesmo assim. 

Porém, durante o processo de avaliação de fornecedores, não descarte aqueles que chegaram recentemente ao mercado, pois podem oferecer inovações que os mais antigos não dispõem.

2. Reputação e visão dos stakeholders

A opinião pública também é muito importante, principalmente de quem já contratou a empresa fornecedora anteriormente.

Por isso, vale a pena verificar desde comentários em redes sociais, como o LinkedIn, e até mesmo avaliações em sites de reclamações, como o Reclame Aqui.

3. Nível de confiabilidade e de credibilidade 

O critério de qualificação de fornecedores anterior se relaciona com este, que é o nível de confiabilidade e de credibilidade que o fornecedor transmite.

Se a opinião de clientes antigos é boa, significa que a empresa é confiável. Entretanto, o fato de ter alguma reclamação não deve ser quesito eliminatório imediato. 

No caso, é importante avaliar pontualmente cada caso para constatar se o erro foi mesmo do fornecedor, ou se foi alguma falha ou falta de entendimento por parte do cliente.

4. Capacidade técnica, operacional e produtiva

Sua empresa tem um determinado volume de demanda que precisa ser suprida, certo? O fornecedor que pretende contratar é capaz de atender essa quantidade?

Dependendo do tipo de fornecimento, pode ser necessário contratar mais de um parceiro comercial. E não há problemas quanto a isso se você e seu time de compras estiverem cientes dessa condição desde o começo dessa jornada.

O ponto negativo é quando, durante a vigência do contrato, percebe-se que o fornecedor não tem capacidade técnica, operacional e/ou produtiva para suprir as necessidades de abastecimento do seu negócio.

Quando isso acontece, é preciso buscar um novo parceiro e recomeçar o processo de  homologação de fornecedores, correndo o risco de parar as atividades da empresa até essa questão ser resolvida.

5. Conformidade regulatória

A conformidade regulatória, ou compliance, é uma atividade que tem por objetivo garantir que uma empresa cumpra com todas as leis e normas gerais e específicas do ramo de atuação.

A sua empresa precisa estar em compliance para funcionar legalmente. Porém, para garantir que não sofrerá problemas legais, seus parceiros comerciais também precisam atuar da mesma forma. 

Por esse motivo, um dos critérios de qualificação de fornecedores é confirmar o atendimento das legislações.

Entenda mais sobre essa prática no artigo: "O que é compliance em compras e como obter sucesso nesse conceito?"

6. Compromisso com a sustentabilidade

Fornecedores sustentáveis são aqueles que realizam as atividades comerciais pautados em boas práticas socioambientais.

A ideia, portanto, é trabalhar de modo que o meio ambiente e a vida humana não sejam negativamente atingidos, ou sejam impactados o mínimo possível.

Contratar fornecedores com esse perfil é uma forma de proteger a sua empresa de riscos sociais e ambientais, evitar multas, processos e de melhorar a imagem da marca perante os stakeholders. 

7. Relação custo-benefício

Não é raro encontrar um fornecedor com preços mais altos que outros, mas que, em contrapartida, têm prazo de entrega menor. Por esse motivo é que o valor não deve ser o principal critério de qualificação, pois isso pode gerar economia por um lado e perda de outro.

Portanto, na hora de escolher a melhor empresa fornecedora para atender a sua, analise o custo-benefício que cada candidata gera em diferentes aspectos, indo além do preço.

8. Qualidade dos insumos e/ou serviços oferecidos

Durante o processo de homologação de fornecedores, é essencial avaliar a qualidade do que será adquirido. Esse cuidado é importante porque afeta diretamente o produto e/ou serviço que a sua empresa entregará aos consumidores finais.

Se, por exemplo, comprar uma matéria-prima ruim, o que fabricar com ela também terá qualidade inferior. Isso refletirá diretamente na imagem da sua marca, no nível de satisfação dos seus clientes e, consequentemente, no volume de vendas e faturamento.

9. Flexibilidade na negociação

Negociar com os fornecedores é outra maneira para diminuir os gastos com o abastecimento e encontrar um bom custo-benefício. Entretanto, quando o fornecedor não tem essa flexibilidade e não abre caminho para negociações, deixa o contratante "engessado" e obrigado a seguir as regras que impõe. 

Dependendo do quanto está sendo comprado, e da frequência, essa dinâmica pode não ser interessante, sendo mais prudente procurar outro fornecedor.

10. Prazos de entrega

É essencial alinhar o prazo de entrega estipulado pela empresa fornecedora à necessidade de abastecimento do seu negócio. 

Isso porque, quanto mais longo for o envio, maiores as chances de desabastecimento. Todavia, entregas rápidas demais podem sobrecarregar os estoque e comprometer a armazenagem correta dos itens.

11. Formas de pagamento

Princípio semelhante deve ser considerado na hora de avaliar as formas de pagamento. Neste caso, é essencial equilibrar as datas dos boletos e notas fiscais emitidas pelos fornecedores ao fluxo de caixa da sua empresa, a fim de evitar atrasos no pagamento.

Quando esses parceiros comerciais não são pagos em dia, há o risco de interrupção no fornecimento, sem falar do comprometimento da relação comercial e da credibilidade do seu negócio.

12. Canais de comunicação e de atendimento ao cliente

A quem recorrer quando tiver algum problema com o abastecimento ou com o serviço contratado? A boa comunicação é importante não somente antes e durante o fechamento do contrato, mas depois também.

Por isso, pergunte sobre o atendimento pós-venda do fornecedor, quais são os canais de contato e se é fácil obter suporte tão logo for necessário.

13. Saúde financeira

Uma empresa fornecedora com problemas financeiros coloca seus contratantes em risco. Imagine, por exemplo, se esse parceiro comercial tem as atividades interrompidas por não conseguir pagar contas básicas como água e energia elétrica, ou mesmo o salário dos funcionários?

Consequentemente, as atividades do seu negócio podem parar também. Por isso, um dos critérios de qualificação de fornecedores que não pode ficar de fora é a análise de saúde financeira, incluindo até mesmo se há risco de falência.  

14. Logística de entrega adotada

Se possível, e viável, procure contratar fornecedores que estão próximos, geograficamente falando. 

O motivo é que, quanto mais distantes, maiores os gastos com frete e logística. Sem falar que condições climáticas também podem impactar negativamente o fluxo de abastecimento. 

Paralelamente a isso, avalie qual o sistema de logística utilizado pelo fornecedor e quanto ela se alinha às necessidades de frequência de entrega do seu negócio.

15. Análise completa de riscos

Para finalizar, uma prática essencial na homologação de fornecedores é a análise de riscos. Isto é, levantar quais tipos de problemas e ameaças a contratação que pretende fazer pode trazer para sua empresa.

Aqui, devem ser incluídos todos os riscos que um fornecedor pode causar, tais como os operacionais, de imagem, financeiros, jurídicos, entre outros.

Veja como fazer esse gerenciamento no artigo: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre mitigar ameaças!"

Quais são as etapas da qualificação de fornecedores?

Para analisar os critérios de qualificação de fornecedores pontualmente, é preciso passar por algumas fases. Assim, as principais etapas para qualificar um fornecedor são:

1. pré-análise;

2. análise de informações confidenciais;

3. revisão;

4. homologação ou reprovação;

5. monitoramento

Cada uma dessas fases trabalha com um nível determinado de informações e precisa que a empresa candidata a ser uma fornecedora homologada cumpra critérios avaliados e processados pelo sistema da Linkana.

Esse é um processo de qualificação utilizado pelas empresas, que deve ser respeitado pela norma da ANT ISO 9001:2015 que diz:

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Percebeu a responsabilidade? Então conheça agora, em detalhes, cada uma dessas etapas.

1. Pré-análise de fornecedores 

Ao adicionar um fornecedor a sua rede, o primeiro estágio seguido pela Linkana é a pré-análise. Nela serão levantados todos os dados públicos do fornecedor, utilizando o CNPJ como ponto de partida.

Cada setor que gerencia o processo de qualificação de fornecedores deve buscar informações específicas que filtram os mais aptos.

Por exemplo, no caso da área de compras, vale observar os dados cadastrais, fiscais e financeiros mais básicos. Tratando-se da área de compliance, destacam-se as informações reputacionais, trabalhistas e de sustentabilidade.

Além disso, a pré-análise de fornecedores em potencial aponta as informações básicas de registro de cada negócio. 

Junto da razão social, quadro de sócios, participação de mercado, dados de matriz e filiais, a regularização da empresa fornecedora nos órgãos responsáveis é aferida já nessa etapa.

Como uma fase preliminar e de simples execução, realizar a pré-análise permite estabelecer critérios para qualificação de fornecedores de maneira ampla, que acabam filtrando a numerosa quantidade de fornecedoras que não estão capacitadas e regularizadas no mercado.

Seguindo o processo de seleção, após a aprovação, o fornecedor será convidado para participar da rede. 

Nesse momento, ele ainda não está homologado, pois será necessário levantar informações adicionais e eventualmente privadas para complementar o processo de qualificação e avaliação. 

Às vezes, elas só podem ser obtidas por meio do próprio fornecedor, ou até mesmo por documentos selecionados pelo requerente, ou gestor do contrato.