Compras spot: o que são e como funcionam?

Compras spot são aquisições imediatas. Resumidamente, trata-se de compras pontuais, que agregam baixo valor ao negócio, mas que são essenciais para a continuidade das atividades da empresa.

Esse formato  costuma ser utilizado para compra de itens pontuais que visam, por exemplo, a manutenção de um serviço ou a ampliação de um dos processos da companhia.

Na prática, não se trata de produtos, matérias-primas, insumos ou serviços que serão utilizados recorrentemente. Por isso, podem ser adquiridos de forma imediata.

Aqui vale lembrar que, em linhas gerais, um processo de compras envolve várias etapas, as quais costumam ser complexas e demoradas. Não raras as vezes, elas precisam de um bom planejamento prévio e precisam ser realizadas com antecedência.

Já nas compras spot isso não acontece, pois, como não objetivam um relacionamento de longo prazo com o fornecedor, podem ter diversas etapas eliminadas.

Mas quanto uma abordagem desse tipo pode ser benéfica para o seu negócio? Há diferença entre compras spot e contratos de longo prazo?

Confira essas e outras respostas sobre o tema agora, neste artigo.

O que são compras spot?

Compras spot podem ser definidas como compras feitas de imediato. O termo "spot" em inglês tem diferentes significados e pode ser aplicado em diversas situações. 

No que se refere ao mercado de compras e procurement, especificamente, a expressão com esse termo que mais se aproxima das atividades e, por isso, pode ser utilizada para esse contexto é "on the spot", que pode ser traduzido como "de imediato".

Isso quer dizer que são aquisições feitas em pouco tempo, que dispensam que etapas geralmente comuns a esse processo sejam realizadas. No caso, as entregas também precisam ser feitas em períodos menores que os comumente praticados.

Esse formato pode ser realizado para momentos como:

• suprir uma demanda emergencial da empresa;

• substituir pontualmente um fornecedor que não pode atender a companhia naquele momento;

• adquirir um item ou serviço esporádico.

Um exemplo de compras spot é a reposição de material de escritório, tais como folhas de sulfite, canetas e afins. São itens de baixíssimo valor para a empresa, mas que são fundamentais para a continuidade dos seus processos. Já adquirir produtos para uma confraternização de final de ano não entraria nesse conceito.

A maior diferença entre compras spot e o modelo tradicional de aquisição é que não há assinatura de contrato de longo prazo. No entanto, isso não quer dizer que não seja preciso tomar os devidos cuidados com a aquisição em questão.

Como é feita uma compra spot?

Em seus passos iniciais as compras de imediato seguem o mesmo fluxo de uma compra de grande valor agregado. Isso significa que:

• a área de compras recebe a requisição de um dos departamentos da empresa;

• solicita a cotação juntos aos fornecedores que estão na sua base;

• aprova o orçamento apresentado;

• finaliza o pedido;

• aguarda entrega;

• confere o que foi entregue.

Como dissemos, esse tipo de compra tem o diferencial de dispensar a assinatura de contratos e/ou de formalizar parcerias de longo prazo com fornecedores. No entanto, geralmente, são contactados parceiros  já presentes no cadastro de fornecedores da companhia, o que confere menos riscos operacionais.

Esse é mais um motivo para se estruturar uma base de fornecedores robusta, com nomes devidamente qualificados, prontos para serem acionados sempre que necessário.

Mas caso o cadastro não tenha o fornecedor necessário para a compra imediata, é possível fazer uma aquisição direta. 

Ainda assim, é importante tomar alguns cuidados, a exemplo de consultar o CNPJ do fornecedor, a fim de verificar se o negócio está devidamente legalizado e se o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica está ativo, suspenso, cancelado ou inválido.

Esse cuidado ajuda a evitar uma série de transtornos, a exemplo de fraudes ou de relacionar o nome da sua empresa a outra com reputação comprometida.

Diferença entre compras spot x contratos de longo prazo

Outro ponto bem importante que você precisa conhecer desse processo é a diferença entre compras spot e contratos de longo prazo.

O modelo de compra spot não reflete valor ao produto final, bem como não é usado para aquisição de itens que não são utilizados frequentemente. 

Dessa forma, esse formato não é indicado para demandas recorrentes, mas é ideal para comprar itens que, ainda que não sejam de uso contínuo, são necessários para a empresa.

Já contratos de longo prazo têm a intenção oposta, e são firmados para compras de produtos ou contratação de serviços recorrentes e/ou contínuos, os quais são imprescindíveis para o fluxo de atividade da companhia.

Esse modelo de compra pode ser originário de licitações, de ofertas de compras por parte dos fornecedores, entre outras possibilidades.

Diferentemente de um acordo comercial simples e momentâneo, esse exige o reconhecimento do compromisso assumido por ambas as partes, mediante assinatura e demais trâmites legais.