Compliance em compras: por quais motivos é importante?

O compliance em compras é um processo que tem como objetivo averiguar e garantir que todos os envolvidos na rede de abastecimento de uma empresa estejam em conformidade com as leis, normas e diretrizes que regem o mercado no qual atuam.

A partir desse princípio, vale destacar que o setor de compras de uma companhia é o responsável pela pesquisa, aquisição, negociação e tomada de decisões em relação às propostas de fornecedores, tarefa essencial para garantir a saúde da cadeia de suprimentos e qualidade do produto final.

Quando o assunto é procurement — conjunto de estratégias implementadas na área de compras —, é muito importante atuar ativamente na mitigação de riscos e redução dos custos. 

Portanto, para um negócio ser bem-sucedido, é fundamental que os gestores garantam o bom uso dos recursos disponíveis — tanto financeiros quanto materiais — e que alcancem o compliance para trazer estabilidade ao processo de gestão de suprimentos da companhia.

Apenas com essa explicação inicial, já é possível entender que compliance em compras é um conceito de grande importância para o crescimento de um negócio, concorda? 

Se você ainda tem dúvidas sobre o tema e quer dicas de como explorar esse caminho para levar sua empresa ao sucesso, confira todos os detalhes, agora, neste artigo!

Quais são as responsabilidades do setor de compras?

As engrenagens de uma empresa precisam se movimentar de maneira contínua e harmoniosa, tanto durante as movimentações naturais e esperadas, até as imprevisíveis e impostas pelo mercado. 

Entre os setores internos mais importantes para o fluxo, estão o de compras e procurement. As responsabilidades desses departamentos estão diretamente ligadas à decisão de quais fornecedores integrar ou não à cadeia de suprimentos de insumos e serviços de uma empresa.

De modo geral, são estas as etapas que compõem o ciclo de compras:

• analisar requisições de materiais e serviços para confirmar as necessidades de aquisição;

• realizar a qualificação e homologação de fornecedores;

• solicitar e avaliar cotações;

• identificar o melhor fornecedor e negociar o valor ideal;

• realizar a compra;

• acompanhar e garantir o cumprimento dos prazos de entrega;

• receber a nota fiscal e baixar o pedido de compra;

• aprovar o pagamento do fornecedor.

Como executar as atividades do setor de compras?

Tais atividades devem seguir as políticas de compras e compliance, bem como os valores estabelecidos pela gestão da companhia em relação aos seus fornecedores. 

Importante destacar também que o responsável pelo procurement deve ter uma postura ativa e analítica. Isto é, não basta comparar números e presumir valores, é preciso analisar as informações e documentações de fornecedores para identificar falhas ou forças em cada proposta de negócio.

Dessa forma, é possível alcançar os principais objetivos da gestão de riscos em compras, como:

• manter a produção da empresa sempre alimentada por meio do fluxo ideal de suprimentos;

• encontrar o balanço ideal de investimento mínimo, menor custo logístico e mais rentabilidade na cadeia de suprimentos;

• garantir o menor custo de aquisição enquanto assegura o padrão de qualidade e volume estabelecidos para a produção;

• realizar a negociação de compras em um processo transparente, honesto e justo, que resulte nas melhores condições de pagamento.

Dica! Não deixe de ler este artigo: “Gestão de riscos e compliance: por que relacioná-las?”

O que é compliance em compras?

O compliance em compras significa que os fornecedores homologados e a gestão da cadeia de suprimentos cumprem todas as regras de conduta e os parâmetros quantitativos, qualitativos e de ética previamente definidos na política de compras de uma empresa.

Para o conceito de conformidade nas aquisições ficar mais claro, vale relembrarmos a definição de compliance no que diz respeito à administração de uma empresa e sua gestão de fornecedores.

Compliance vem do verbo inglês to comply, que se entende como a ideia de cumprir algo ou um requerimento preestabelecido. Assim, ter compliance em uma empresa significa que os processos seguem as normas e estão em conformidade com os requerimentos do setor no qual se insere.

Para atingir excelência nesse conceito, as regras de compliance devem estimular a cultura de comprometimento, honestidade, ética nos negócios e transparência nas relações com fornecedores.

Durante o processo de qualificação do fornecedor, é preciso verificar critérios como irregularidades, certificações expiradas e má reputação. Após a contratação da empresa fornecedora, deve-se realizar revisões periódicas para garantir o cumprimento das regras de conduta por todo tempo de parceria comercial.

Confira também: “Avaliação de desempenho de fornecedores: confira 5 boas práticas”

Qual a importância do compliance em compras?

A importância do compliance em compras está ligada principalmente ao combate a fraudes, falhas de fornecimento e conservação de uma conduta ética pela contratante e seus fornecedores, a fim de manter a sua idoneidade e boa reputação.

Aqui, é essencial considerar que existem diversas ameaças, para uma empresa, provenientes de golpes e irregularidades no processo de compras. Além do risco iminente de prejuízo financeiro, impacto na produção, perda de qualidade do produto final e fatores internos, há o de consequências no âmbito legal.

Um bom exemplo é a Lei 12.846, a lei anticorrupção, a qual determina que os gestores e as companhias envolvidos em práticas fraudulentas com o intuito de lesar a administração pública para benefício próprio, poderão ser submetidos a consequências legais em diferentes esferas.

No caso, o risco está em manter um relacionamento com uma empresa fornecedora que opera em desacordo com a legislação. 

É responsabilidade do setor de compras aferir a conformidade de um fornecedor, já que contratar um parceiro de abastecimento com pendências de qualquer natureza pode levar a empresa contratante a sofrer sanções, penalizações ou mesmo manchar a sua reputação.

Promova a conformidade nas aquisições do seu negócio com as orientações e dicas do artigo: “Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!”

Quais são os benefícios de implementar o compliance em compras?

Estes são os principais benefícios de implementar o compliance em compras na sua empresa:

1. mitigação de riscos legais e financeiros: o cumprimento de leis e normas evita penalidades como sanções e multas que podem afetar a saúde financeira e a margem de lucro do negócio; 

2. redução de ameaças de fraudes: devido ao monitoramento constante que ajuda na antecipação de possíveis problemas dessa natureza;

3. aumento da eficiência operacional: pois uma gestão de riscos em compras eficaz ajuda a organizar e padronizar processos, bem como eliminar tarefas burocráticas e desnecessárias sem comprometer as análises e monitoramento

4. otimização de custos: decorrente de negociações mais transparentes com os fornecedores e compatíveis com as políticas de compras da companhia, que também inclui limites orçamentários para cada departamento;

5. melhora da imagem da empresa: a ética nos negócios e a conformidade nas aquisições aumentam a credibilidade junto aos stakeholders, e também suas  percepções quanto à reputação, idoneidade e a transparência da empresa;

6. garantia de qualidade dos produtos/serviços: pelo fato de o compliance em compras exigir o cumprimento normas de padronização, a exemplo das que Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) estabelece e certificações como a ISO 9001;

7. estreitamento do relacionamento com os fornecedores: por meio da formação de parcerias mais sólidas, confiáveis e transparentes;

8. aprimoramento da governança corporativa: visto que ajuda a promover a ética nos negócios e a construir uma estrutura gerencial estável e alinhada com as expectativas do mercado; 

9. resiliência perante crises e períodos de incerteza: pois as políticas de compras podem incluir planos de ação e mostrar como gerir os riscos durante situações inesperadas que afetam o fluxo produtivo do negócio.

Expanda o seu conhecimento sobre o último tópico com as informações do artigo: “Resiliência da cadeia de suprimentos: 7 maneiras de alcançar”

Quais são os riscos de não adotar o compliance em compras?

Por outro lado, não adotar o compliance em compras expõe a sua empresa a riscos como:

• golpes e fraudes;

• perdas financeiras;

• penalidades legais aplicadas por órgãos reguladores;

• comprometimento da reputação e da imagem;

• comprometimento do relacionamento com stakeholders;

• queda na qualidade do abastecimento e, consequentemente, nas soluções finais;

• conflito de interesses na gestão;

• falta de transparência nas operações, que afeta a credibilidade e a confiabilidade do negócio;

• dificuldade de comprovar boas práticas e atendimento de leis em auditorias internas e externas;

• aumento da vulnerabilidade em momentos de incerteza do mercado.

Exemplo real de compliance em compras bem-sucedido

Nenhuma empresa está totalmente isenta de sofrer golpes que comprometem a sua imagem, rentabilidade e crescimento. Um exemplo é a Siemens do Brasil, que, há alguns anos, confirmou o envolvimento de seus executivos na formação de cartel e participação em fraudes licitatórias.

Na ocasião, uma das justificativas para a falha foi que a companhia contava com mais de meio milhão de funcionários espalhados pelo mundo. Dessa forma, era um tanto difícil monitorar todos os acontecimentos. Todavia, devido às proporções do caso em questão, o alto escalão determinou a criação de um complexo programa de compliance.

Desde então, o sistema de conformidade da Siemens se tornou prioridade da alta gerência e assumiu status de tolerância zero em relação à corrupção, violações dos princípios da concorrência leal e descumprimento de leis relacionadas ao negócio.

Uma das medidas que adotaram foi a identificação sistemática de potenciais riscos na cadeia de abastecimento por meio de auditorias, e a colaboração com os fornecedores para garantir que cumpram o Código de Conduta da Siemens. 

O sistema de conformidade da companhia abrange as unidades de todo o mundo e também volta o olhar para violações no controle de exportação, crimes de lavagem de dinheiro, proteção de dados pessoais e garantia de atendimento aos direitos humanos.

Sugestão de leitura: “Corrupção de fornecedores: quais impactos gera para o seu negócio?”

As principais políticas e procedimentos de compliance em compras

Para construir programas de compliance tão robustos quanto do caso citado, é fundamental que você inclua procedimentos e políticas de compras como:

• código de conduta: consiste em um documento com regras e diretrizes que definem como os fornecedores devem atuar em relação a diversos critérios, como práticas éticas, de trabalho e ambientais. Deve incluir também orientações e informações sobre punições em casos de descumprimento das normas legais;

• due diligence de fornecedores: processo de investigação aprofundada dos parceiros comerciais para identificação de potenciais riscos para a empresa contratante e seu fluxo de abastecimento;

• auditorias internas e externas regulares: essencial para o monitoramento contínuo do desempenho dos fornecedores e reconhecimento de ameaças durante a vigência do contrato;

• segregação de funções: distribuição de responsabilidades dos processos de gestão de riscos em compras para evitar que uma única pessoa tenha controle, e também para otimizar e facilitar as verificações e análises.