Como fazer a gestão de fornecedores com excelência?

Saber como fazer a gestão de fornecedores inclui entender a necessidade de um bom planejamento, adotar políticas internas próprias para essa atividade, entre outros pontos relacionados.

Esse gerenciamento deve fazer parte da busca por um negócio lucrativo e saudável, objetivos que não são fáceis de serem alcançados.

Esse resultado, raramente, acontece por mérito exclusivamente “individual”. Os gestores precisam se relacionar bem com sua equipe interna, mas também é fundamental dedicar atenção especial ao relacionamento com seus parceiros. 

Justamente neste ponto se evidencia a necessidade de elaborar um manual de como fazer uma gestão de fornecedores eficaz, otimizada e que gere os resultados esperados para o negócio.

Isso envolve estabelecer um nível eficiente de reciprocidade, saber respeitar as particularidades de cada empresa fornecedora e defender os interesses da sua companhia, sem colocar demandas inviáveis para os fornecedores.

Para orientar e incentivar o debate sobre como fazer a gestão de fornecedores no seu negócio, reunimos as boas práticas reconhecidas no mercado e indicamos como fazer a manutenção dos parceiros homologados com máxima excelência.

Siga a leitura e confira, agora, tudo sobre esse tema.

O que é a gestão de fornecedores?

Também chamada de SRM, sigla para Supplier Relationship Management, a gestão de fornecedores abrange um conceito amplo, que envolve desde o estabelecimento de metas para fornecimento de matéria-prima, prazos e até mesmo o processo de homologação de fornecedores, partes de alta relevância para o ciclo operacional de uma empresa.

O principal objetivo desse gerenciamento é utilizar com eficiência os recursos da empresa, deixando os custos do serviço dentro do praticável para garantir a lucratividade no produto comercializado, sem sacrificar a operação do fornecedor. Afinal de contas, se não for rentável para ele, dificilmente a parceria será duradoura.

Vantagens de montar uma política de gestão de fornecedores

Desenvolver as diretrizes do modo como sua marca conduzirá as parcerias com empresas fornecedoras é muito importante para mitigar os riscos característicos desse tipo de contratação. 

Trata-se de uma ação que define as exigências e pré-requisitos para os fornecedores, além de trazer soluções para os problemas mais comuns que podem acontecer.

Realizar esse trabalho com excelência aumentará as chances de relacionamentos duradouros com os fornecedores, o que é muito bom para o seu negócio. 

Com o tempo, o conhecimento entre as partes pode se aprofundar, permitindo que a empresa contratante e o fornecedor negociem os termos do contrato para diminuir custos e aumentar a eficiência das suas interações, mantendo a rentabilidade para ambos.

Para isso é necessário planejamento, e é sobre isso que falaremos a seguir.

Como fazer a gestão de fornecedores? Conheça as 4 etapas

A gestão de fornecedores precisa ser conduzida com dedicação e eficiência, visando garantir bons resultados e diminuir riscos. Partindo dessa premissa, podemos definir algumas etapas para o processo obter o sucesso esperado, são elas:

1. planejamento estratégico;

2. políticas internas;

3. qualificação de fornecedores;

4. avaliação e monitoramento.

1. Planejamento estratégico

Toda ação de uma empresa deve começar com um bom planejamento estratégico e o mesmo vale quando a dúvida é sobre como fazer a gestão de fornecedores. 

Nesse planejamento é preciso ser o mais realista possível, mantendo as informações dentro do praticável e colocando metas que sejam ao mesmo tempo desafiadoras e atingíveis.

Nessa etapa, é importante definir:

• verba disponível;

• necessidades de suprimentos da empresa;

• demandas que serão terceirizadas;

• metas de desempenho para fornecedores;

• como o produto de terceiros se encaixará na sua cadeia de produção;

• valores mínimos e máximos para o relacionamento, sem a necessidade de rever o planejamento completo.

A ideia principal desse plano é definir os parâmetros do relacionamento entre empresa e fornecedor. 

O orçamento que será destinado à contratação de parceiros é o primeiro passo, pois esse parâmetro será o responsável por determinar o custo máximo dessa contratação, além de influenciar diretamente as metas de produção e entrega que precisam ser atingidas.

Junto disso, montar uma lista das necessidades de suprimentos da sua empresa é uma tarefa essencial. Isto é, tudo que não será conduzido internamente deve ser colocado em pauta, desde matéria-prima, produtos para revenda e prestadores de serviços, como equipe de limpeza, segurança e outros.

Com essas informações, definem-se os objetivos para fornecedores e valores que se encaixam no planejamento apresentado, que também servem para estabelecer como os suprimentos de terceiros se encaixam na sua cadeia de produção.

Importante destacar que o planejamento não é algo definitivo, podendo ser ajustado sempre que necessário. Ele fornece as diretrizes ao mesmo tempo que pode ser adaptado na rotina diária ou modificado caso novas demandas apareçam.

2. Políticas internas

Para uma gestão de fornecedores mais eficiente, é importante estabelecer um formato de relacionamento entre empresa e terceiros que seja replicável aos diferentes setores internos, respeitando suas particularidades.

Basicamente, nem sempre o gestor geral será responsável pela contratação dos fornecedores, sendo necessário delegar essa função ao setor que estiver mais apto e ligado a categoria do parceiro. 

Independentemente disso, a capacidade e autonomia para negociar devem ser similares, assim como a linguagem utilizada para interagir com o fornecedor.

Criar políticas internas sobre como fazer a gestão de fornecedores envolve definir um código de conduta para os setores da empresa e garantir a sintonia entre eles e os parceiros contratados.

3. Qualificação de fornecedores

O processo de qualificação de fornecedores é crucial para uma boa gestão de compras. Ele consiste em analisar as informações públicas e privadas de um potencial parceiro a partir de critérios pré-estabelecidos para aprovação de uma relação comercial.

Ferramentas como a Linkana oferecem soluções simplificadas de qualificação de fornecedores, com consulta e análise automática de documentos públicos e um portal interativo para coleta e processamento de dados privados. 

A homologação de fornecedores conta com as seguintes etapas:

• pré-análise: consiste na pesquisa de informações públicas sobre um potencial fornecedor, na Linkana essa etapa ganha muita agilidade por ser um processo automatizado, feito com tecnologia de ponta com o objetivo de antecipar problemas e alertar sobre pendências;

• convite: o fornecedor será convidado na plataforma da Linkana a contribuir com o processo de qualificação onde será solicitado que envie informações e documentos de natureza privada;

• revisão de informações: na fase de revisão é feita a análise de consistência e integridade dos documentos e informações enviadas, como o controle de vencimentos, cumprimento de requisitos e demais obrigações conforme categoria e criticidade do fornecimento;

• homologação: superada as etapas anteriores com o cumprimento dos critérios da política de homologação, o fornecedor será aprovado e pode ser considerado apto para fazer negócios na empresa.

Vale lembrar que em todas as etapas citadas é possível reprovar o fornecedor, caso ele não tenha cumprido os requisitos ou se encaixe no perfil buscado.

4. Monitoramento e avaliação de fornecedores homologados

A homologação não é o fim da jornada do fornecedor em uma empresa. Uma vez concluída, é fundamental se atentar à validade e à renovação das informações colhidas durante o processo, para se certificar que novas pendências não apareçam.

Como fazer a gestão de fornecedores é um processo contínuo e permanente, o monitoramento e avaliação de fornecedores é o passo seguinte à sua homologação. 

Nesta etapa, é importante não só o controle de documentos e informações coletadas previamente, mas também avaliar a qualidade e o cumprimento das obrigações eventualmente estabelecidas no contrato de fornecimento ou prestação de serviços.

Na Linkana, é possível criar rotinas recorrentes automatizadas de renovação de documentos e certificados, bem como cobrar fornecedores periodicamente fornecedores do envio de novas informações necessárias à gestão daquele contrato.

Invista na qualidade de relacionamento com os fornecedores

Manter um bom relacionamento com fornecedores é essencial para um negócio bem-sucedido. Assim como uma postura apresentável e carisma são atrativos nos círculos sociais e cativam as pessoas, valorizar a relação com o fornecedor pode abrir portas.

De início, o mais relevante é garantir a total transparência no processo. Mesmo que não aconteça interação direta entre contratante e fornecedor durante o processo de qualificação, começa nessa etapa a demanda por clareza no compartilhamento de informações, honestidade na capacidade de atendimento e comprovação de compliance.

Após a homologação, com o fornecedor apto para a parceria, o relacionamento poderá se desenvolver de fato. 

Aqui, além de buscar um alinhamento perfeito de expectativas entre as partes, a empresa tem a oportunidade de consolidar a parceria com uma postura positiva e colaborativa. 

Para entender melhor esse conceito, o vídeo abaixo, do canal “Tamo Junto” traz bons insights para o relacionamento com os fornecedores da sua empresa:

Como dispensar fornecedores corretamente?

Por fim, é importante ressaltar que existem contratempos nesse ramo. Não é por acaso que todas as etapas anteriores passam por muitas validações. Nem tudo dá certo e é relativamente comum que parcerias com fornecedores cheguem ao fim.

No entanto, existe a maneira correta de lidar com a situação, que deve ser bem detalhada na política interna ou no seu manual de como fazer a gestão de gestão de fornecedores. 

Assim como demitir um colaborador é um momento delicado, demitir fornecedores também requer atenção.

De modo geral, é importante:

• dar feedbacks frequentes: não dispense fornecedores ao primeiro sinal de problema, procure entender a situação, deixe claro os pontos de satisfação e insatisfação, e demande melhorias antes de finalizar uma parceria;

• cumprir o contrato: em casos extremos, a nossa resposta mais comum é enérgica, porém isso não cabe em relações profissionais, o melhor a se fazer é honrar os termos de contrato até o fim;

• ter alternativas de negociação: nenhuma empresa abriria mão de um cliente sem tentar convencê-lo a continuar investindo nela, algo que costuma ser recompensado. Trata-se de uma boa forma de transformar um revés em vantagem para o negócio;

• resolver problemas com calma: dispensar um fornecedor não é algo que se faz por e-mail, WhatsApp ou ligação rápida de 5 minutos. Reserve tempo na sua agenda para comunicar ao responsável no fornecedor, apresentar as suas justificativas e fechar o relacionamento em bons termos para ambos;

• manter as portas abertas: mesmo que uma demissão ou dispensa de fornecedor não seja uma situação positiva, é importante ser cuidadoso na sua condução, para que a porta não se feche. O futuro pode trazer novas oportunidades de negócio com o fornecedor e isso não deve ser descartado, a menos que ele cometa faltas de alta gravidade.

Agora que você já sabe como fazer a gestão de fornecedores corretamente, conheça mais sobre a Linkana. 

Como a Linkana pode aprimorar sua gestão de fornecedores?

Por meio de tecnologia de Machine Learning, Inteligência Artificial e muita experiência, somos capazes de agilizar todo o processo de homologação de fornecedores, por meio de ferramentas de qualificação úteis, eficientes, modernas e otimizadas para grandes empresas.

Uma dessas soluções, inclusive, resolve a maior falha atual do setor de procurement, que é a ausência de uma base de dados de fornecedores compartilhada.

O Linkana Network é a primeira solução de fundação de dados de fornecedores do Brasil. Consiste em uma rede que unifica e compartilha os dados dos fornecedores cadastrados em nossa plataforma entre todos os usuários do sistema.

Isso significa que você tem acesso fácil, rápido e prático às informações validadas de mais de 6 mil empresas fornecedoras que já estão presentes no nosso sistema.

A falta de uma base de dados compartilhada é uma das principais dores de procurement no momento. 

Não contar com um recurso desse tipo faz com que os profissionais da área de compras tenham excesso de trabalho, dedicando horas importantes do seu dia na busca por fornecedores aptos para atender as necessidades de suas empresas.

Os próprios fornecedores também ficam sobrecarregados, sendo obrigados a preencher inúmeros cadastros, sem padronização, para se candidatarem a fazer parte da rede de abastecimento das companhias.

Por outro lado, ter disponível uma fundação de dados compartilhados, como a oferecida pela Linkana, traz inúmeros benefícios, por exemplo:

• aumento da produtividade do time de compras e procurement;

• redução do tempo necessário para encontrar fornecedores qualificados;

• processo de onboarding realizado mais rapidamente;

• potencial para montar uma base de fornecedores diversos de maneira mais rápida e simples, entre muitos outros.

O que mais a Linkana oferece para sua empresa?

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.

No nosso sistema você tem acesso estas funcionalidades:

• verificações automáticas;

• portal de fornecedores;

• monitoramento e alertas;

• avaliação de performance;

• análise de fornecedores ativos;

• perfis certificados de fornecedores;

• enterprise-ready.

• Linkana ESG Rating

• Linkana Network

Quanto aos nossos diferenciais, em comparação a outros sistemas de gestão disponíveis no mercado, na Linkana você encontra:

• PERFIL UNIVERSAL DO FORNECEDOR → Com os perfis de fornecedores compartilhados da Linkana, dados e documentos de fornecedores são reaproveitados em rede, compartilhando informações atualizadas entre múltiplos compradores e acelerando processos de forma automatizada e sem burocracia.

• MELHORES INSIGHTS → Nossos scores, ratings e certificações proprietários são construídos e compartilhados com a inteligência das maiores corporações do Brasil, garantindo aderência às melhores práticas e exigências de mercado.

• PLUG N' PLAY →  Conecte seu sistema legado, ERP ou e-procurement com nossa fundação de dados de fornecedores, tornando-a sua fonte única de verdade, dinâmica e 100% integrada em questão de minutos.

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