Como fazer cadastro de fornecedores? 6 boas práticas!

Quais são as vantagens do cadastro de fornecedores?

Embora a importância de saber como fazer cadastro de fornecedores seja evidente, muitas companhias ainda duvidam do método e, por isso, o deixam de lado. 

A fim de comprovar a relevância e importância da prática, reunimos quatro das principais vantagens do recurso:

1. redução do esforço e do tempo gasto pelos profissionais de compras;

2. equilíbrio entre custo-benefício nas contratações;

3. aprimoramento do controle de dados e documentos;

4. ampliação das oportunidades comerciais.

1. Redução do esforço e do tempo gasto pelos profissionais de compras

Contar com um cadastro automatizado de fornecedores favorece a rotina dos profissionais de compras e procurement na busca por boas empresas para fazer parte da supply chain da companhia. 

A prática também reduz o tempo de escolha dos parceiros ideais e minimiza o risco de firmar contratos comerciais inadequados.

2. Equilíbrio entre custo-benefício nas contratações

Ao utilizar um sistema digitalizado para cadastrar os fornecedores, você diminui os gastos comerciais, já que todo o processo ocorre automaticamente e de forma bem menos burocrática. 

Como resultado, alcança um bom equilíbrio entre custo-benefício nas contratações, já que as análises dos documentos e comparações entre possíveis fornecedores acontecem de maneira mais rápida e precisa.

3. Aprimoramento do controle dados e documentos

Uma plataforma de gestão de fornecedores condizente com o seu negócio mantém os cadastros atualizados e facilita a rotina de busca e homologação. Além disso, centraliza em um mesmo ambiente digital todos os dados e documentos, aprimora os registros e deixa as consultas às informações mais fáceis.

4. Ampliação das oportunidades comerciais 

A empresa tem mais chances de fechar bons negócios, uma vez que o cadastro de fornecedor otimizado contribui para o aceite de mais clientes interessados no seu trabalho.

Em outras palavras, também ajuda na escalabilidade do seu negócio de uma maneira estruturada e segura.

Sobre isso, entenda mais lendo este artigo: "Negócio escalável: como fazer uma gestão de fornecedores compatível?"

Por que otimizar o cadastro de fornecedores da sua empresa?

Manter um cadastro atualizado, de fácil acesso e capaz de amparar as necessidades administrativas da gestão de fornecedores é parte de uma estratégia vencedora no ramo corporativo. 

Cada dia se torna mais importante investir no controle de dados e na capacidade comunicativa da organização para superar barreiras e atingir os resultados estabelecidos. 

Ao desenvolver ou adotar um sistema de cadastro de fornecedores, aumenta-se a chance de estruturar os candidatos com melhores propostas e infraestrutura, o que tende a aumentar a eficiência operacional.

Tudo isso sem mencionar a importância do registro de dados cadastrais para seguir os princípios da governança corporativa, que possibilitam uma prestação de contas mais transparente e protegida de falhas.

Veja, a seguir, os principais motivos para otimizar o cadastro de fornecedores na sua empresa:

• definição de parâmetros básicos: ao estabelecer quais informações usar no seu modelo de cadastro, você tem os critérios básicos para inclusão de candidatos no processo de qualificação de fornecedores, ou seja, o mínimo de dados para considerar um potencial parceiro comercial;

• ajuda o processo de qualificação: funciona como uma excelente maneira de adiantar e acelerar a homologação de fornecedores, sem perder a qualidade geral do processo;

• negociação facilitada e mais eficiente: ao reunir todos os dados relevantes sobre uma empresa em um único lugar, você e seu time têm acesso facilitado ao que é necessário para conduzir adequadamente a negociação com os fornecedores;

• mitigação de riscos: coletar e comprovar a veracidade das informações adquiridas é parte ativa da gestão de riscos dos fornecedores de uma organização, além de servir como uma incubadora de projetos seguros;

• monitoramento de fornecedores homologados: o cadastro também facilita o acompanhamento constante dos parceiros homologados, já que permite estabelecer prazos para revisão das informações e certificados recebidos.

Em cada um desses benefícios, tem-se a certeza de que, a partir de um bom cadastro, seu time une os dados que constroem uma rede de fornecedores mais eficiente e bem relacionada. 

Saiba mais sobre isso no artigo: "Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas"

Como fazer o controle de fornecedores? 6 dicas

Agora que já ficou mais clara a real importância para os negócios, mostramos como fazer o cadastro de fornecedores com seis dicas práticas:

1. defina os dados básicos para cadastro;

2. unifique o acesso aos dados;

3. separe os fornecedores pelo tipo de produto ou serviço;

4. inclua histórico de preços praticados;

5. mantenha certificados e contatos atualizados;

6. utilize um sistema robusto de cadastro de fornecedores.

1. Defina os dados básicos para cadastro

O primeiro cuidado está em assegurar que todos os dados básicos sejam coletados adequadamente. 

No caso, os elementos essenciais para o cadastro de fornecedores são:

• nome fantasia;

• razão social;

• mnemônico (abreviação do nome);

• endereço;

• CEP;

• cidade;

• estado;

• CNPJ/ CPF;

• inscrição estadual;

• inscrição municipal;

• cadastur (cadastro prestador de serviços turísticos);

• categoria;

• status: ativo ou inativo;

• referência;

• código contábil;

• contatos, como e-mail e telefone;

• vínculo de rede;

• dados para nota fiscal;

• representante legal (sócio).

2. Unifique o acesso aos dados

Não adianta ter uma infinidade de dados sem dar à equipe do departamento de compras o devido acesso. Entretanto, com base nos princípios da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), apenas as pessoas devidamente autorizadas devem acessá-los.

Isso significa que unificar o ponto de acesso e tomar medidas de proteção de dados devem se tornar uma realidade ainda mais importante para evitar riscos operacionais em geral.

Além disso, é fundamental também promover a integração de cadastro de fornecedores. A dinâmica ocorre de duas maneiras: com um único sistema de gestão, ou integrando as diferentes soluções que sua empresa usa no dia a dia.

O SRM de Linkana, por exemplo, é integrável a todos os ERPs, sistemas de compras e de fornecedores disponíveis no mercado.

Ao fazer essa junção, você aproveita os dados de cada base e, com isso, tem muito mais velocidade e segurança na criação, atualização e bloqueio de dados cadastrais de empresas fornecedoras.

3. Separe os fornecedores pelo tipo de produto ou serviço

Na definição de dados preenchidos, citamos o critério de “tipo de produto ou serviço”. Como é de se esperar, uma empresa apresenta variadas demandas de itens fornecidos por terceiros. 

Ao incluir esse termo, você tem um parâmetro que atua como um filtro prático ou sistema de classificação, que ajuda a organizar, realizar pesquisas e separar as prioridades dentro de cada cadeia de suprimentos.

4. Inclua histórico de preços praticados

Dados relativos aos preços e condições praticadas pelo fornecedor também devem constar no cadastro de fornecedores, já que trazem uma análise interessante, mesmo que básica, de como as negociações futuras se encaixam na sua operação.

5. Mantenha certificados e contatos atualizados

Ao pensar em como fazer o cadastro de fornecedores corretamente, planeje como manter o registro atualizado. 

Dados de contato, essenciais para um bom relacionamento, e certificados de compliance empresarial, que asseguram a idoneidade e aptidão do candidato, são os mais importantes.

6. Utilize um sistema de cadastro de fornecedores

Todo esse processo é trabalhoso e burocrático quando não ocorre de maneira inteligente. Por isso, aproveite os recursos que a transformação digital trouxe para empresas mais modernas e aprimore o adotado pelo seu negócio.

Utilizar uma ferramenta de e-procurement ou software SRM é uma ótima ideia, sem contar que as soluções automatizam etapas repetitivas e burocráticas, economizam tempo nas interações e auxiliam no cumprimento de todos os critérios anteriores.

Veja neste vídeo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, o que é um SRM.

Como manter o cadastro de fornecedores atualizado?

Todo esse passo a passo pode ir "por água abaixo" se, após concluído, você não mantiver os cadastros dos fornecedores atualizados. 

Esse cuidado é essencial para garantir que, sempre que precisar de algum tipo de fornecimento, seu time de compras e procurement tenha disponíveis registros de empresas aptas para atender às demandas da sua empresa.

A dúvida de muitos gestores é qual a melhor maneira de manter esses cadastros atualizados. Para o processo, considere as seguintes dicas:

1. defina responsáveis pela tarefa; 

2. escolha um período para verificar os registros; 

3. realize auditorias internas; 

4. atente-se para mudanças de leis e normas; 

5. mantenha um bom relacionamento com os fornecedores.

1. Defina responsáveis pela tarefa 

Quando os funcionários têm suas responsabilidades claras e definidas, fica muito mais fácil saber quando e como realizá-las. 

No caso da atualização do cadastro de empresas fornecedoras, isso evita que a tarefa não seja realizada por um funcionário acreditar que o outro já a executou, por exemplo.

Dependendo do porte da empresa, apenas um responsável tende a ser suficiente. Para as que contam com uma rede de abastecimento robusta, é necessário ter uma equipe responsável pela atividade.

2. Escolha um período para verificar os registros 

Esse critério também varia conforme o fluxo de abastecimento da sua empresa e dos fornecedores necessários para dar conta da demanda. Porém, o ideal é não demorar muito para atualizar os cadastros, pois, a depender do que precisa de ajustes, pode haver acúmulo e dificultar a atividade.

Além disso, manter a atualização faz toda a diferença em situações de emergência e de contratação extra de fornecedores para atender imprevistos ou compras não programadas.

3. Realize auditorias internas 

As auditorias internas servem para verificar se as atividades da sua empresa acontecem de acordo com as regras e políticas estabelecidas. 

O processo verifica controles internos e se aplica a diferentes departamentos, inclusive no de compras, para confirmar como as tarefas são executadas, como a atualização de cadastros de empresas fornecedoras

Aproveite e leia também: "Como fazer checklist de auditoria de fornecedores? Para que serve?"

4. Atente-se para mudanças de leis e normas 

É comum que as legislações sofram alterações com o passar do tempo e, muitas vezes, afetam a atuação da empresa e dos seus parceiros de negócio. 

Por isso, se o cadastro dos seus fornecedores inclui informações voltadas para compliance, acompanhe de perto as leis e normas, a fim de garantir que tanto eles quanto o seu negócio trabalhem em total conformidade.

5. Mantenha um bom relacionamento com os fornecedores 

Um bom relacionamento com os fornecedores, com conversações e interações fluidas e transparentes, também ajuda a manter os cadastros atualizados. 

Isso é importante em situações em que o parceiro sofre alguma alteração no CNPJ, endereço, quadro societário, entre outros dados. Se mantiverem uma boa relação comercial, certamente ele lembrará de avisar você e seu time sobre as mudanças.

Como usar a tecnologia no cadastro de fornecedores?

Agora que você já sabe como fazer o cadastro de fornecedores, o próximo passo é encontrar um software que atua desde a análise automatizada de dados públicos até o monitoramento e revisão de parceiros homologados.

A melhor plataforma do mercado de e-procurement para otimizar esse processo é o da Linkana. 

Nosso sistema conta com recursos que permitem a estruturação de um cadastro de fornecedores realmente completo, contribuindo para manter esse tipo de registro com alto nível de excelência.

Você só precisa do CNPJ do fornecedor para fazer o cadastro no software e dar início ao processo de qualificação e homologação, diminuir a burocracia e estimular uma visão mais estratégica para sua equipe.

Por que o software da Linkana é o melhor para o seu negócio?

Antes de utilizar a nossa ferramenta de e-procurement, a Nivea, cujo foco é o segmento de cuidados da pele, tinha um processo de homologação de fornecedores que levava 15 dias, no qual informações se perdiam ou se tornavam inconsistentes por conta do processo burocrático.

A Linkana trouxe um respiro para a empresa ao simplificar o processo e gerar uma redução de mais de 65% no tempo de homologação dos fornecedores. 

Além disso, o processo de revisão foi centralizado e, agora, o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é o de um clique.

Somada a essa história de sucesso, que comprova a eficiência do nosso sistema, contamos com importantes diferenciais que você não encontra em outras soluções de e-procurement disponíveis no mercado.

A solução da Linkana se difere de outras disponíveis no mercado porque é:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funciona. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA →  Temos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL →  Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

O que oferecemos para a sua empresa?

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

Somos uma empresa Scale-up Endeavor e investida pela Y Combinator (W20), Latitud e Plug N Play. Também já fomos citados em rankings como o 100 Startups to Watch, 100 Open Startups e Top 500 Latka Fastest Growing SaaS Companies.

A Linkana já é utilizada pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

Para fazer parte desse grupo, e reduzir consideravelmente o tempo de homologação de fornecedores, preencha agora mesmo o formulário abaixo!