Como estruturar um departamento de compras? 4 passos!

O departamento de compras é um dos mais estratégicos de uma empresa. Entre os motivos, está o fato de que as decisões tomadas nessa área afetam diretamente a saúde financeira do negócio, incluindo seus custos, gastos, margens de lucro e dos produtos e/ou serviços comercializados.

Por razões como essas é que o setor é capaz de "virar o jogo" e transformar uma necessidade em oportunidade de economia e de crescimento para o negócio. Isso porque a compra de insumos também tem o potencial de aumentar a eficiência das demais áreas.

Entretanto, para se beneficiar destes resultados, é fundamental se atentar a alguns pontos importantes que incluem o planejamento, a definição de políticas, a qualificação de fornecedores e a gestão de riscos na hora de estruturar a área. 

Então, se você precisa estruturar o departamento de compras da sua empresa, siga a leitura deste artigo e confira como fazer isso em quatro etapas!

Qual a responsabilidade do setor de compras de uma empresa?

Em um primeiro momento, o setor de compras é a área responsável pela aquisição de matéria-prima, insumos, bens e/ou serviços que são essenciais para o funcionamento pleno e sem interrupções das operações de uma empresa. Porém, essa tarefa não é tão simples quanto parece. 

As responsabilidades dos profissionais de compras incluem também diversas outras práticas que, juntas, ajudam a empresa a aproveitar melhor os recursos financeiros, reduzir custos e aumentar o potencial de lucratividade. 

Entre as atividades do departamento de compras estão:

• planejamento e alinhamento com as necessidades dos outros setores;

• confirmação de nível de estoque, para evitar compras desnecessárias que geram gastos extras ou aquisição em volumes insuficientes que levam à ruptura de estoque;

• identificação dos melhores fornecedores, incluindo homologação, qualificação, gestão, negociação e estruturação de um bom relacionamento comercial;

• controle de orçamentos e pagamentos junto ao departamento financeiro;

• conferência dos produtos e/ou serviços entregues, com atenção especial a prazo, quantidade e qualidade;

• entre várias outras de acordo com o porte e modelo de negócio.

Dica! Leia também: "5 passos de um processo de qualificação de fornecedores"

Quais são os papéis e responsabilidades dos profissionais de compras?

A estruturação do setor de compras em uma empresa varia conforme seu porte, ramo de atividade, orçamento para contratação de pessoal, fluxo e volume de aquisições, número de fornecedores na rede de abastecimento, entre outras variáveis.

Porém, em linhas gerais, alguns cargos que compõem o departamento são:

• Chief Procurement Officer (CPO): como principal responsável pela área, é quem define metas, objetivos, políticas de compras e quem lida diretamente com a alta direção;

• diretor de suprimentos: supervisiona o cumprimento das estratégias definidas, bem como o atendimento a objetivos e metas;

• gerente de compras: seu papel é realizar atividades mais práticas, como orientar as equipes de compras e acompanhar o desempenho dos profissionais;

• comprador sênior: por ter mais experiência, geralmente lida com fornecedores mais estratégicos e contratos complexos e impactantes para a empresa;

• comprador júnior: costuma ser o responsável por compras mais rotineiras e de menor complexidade;

• assistente de compras: lida com a parte administrativa, como organização de requisições de compras e documentos diversos.

Aproveite e leia também: "Procurement Manager : quais são as funções desse profissional?"

Como estruturar um departamento de compras? 

O segredo para estruturar um departamento de compras realmente eficiente está em seguir estes quatro passos principais:

1. planejamento;

2. gestão de fornecedores;

3. negociação;

4. avaliação.

Cada uma dessas fases é composta por subdivisões responsáveis por sustentar o setor de compras e procurement da empresa. Além disso, elas garantem que a aquisição de produtos e serviços colabore para o alcance das metas. Entenda, agora, cada uma delas.

1. Planejamento

O planejamento é o ponto de partida para qualquer operação de sucesso, principalmente em empresas que têm metas ambiciosas de crescimento. Por isso, um plano de negócios também está presente neste guia sobre como estruturar um departamento de compras.

Nessa etapa, defina a política interna da instituição. Isso inclui desenhar as diretrizes que regem os departamentos internos, estabelecer as normas de conduta e capacitar os colaboradores para adotar a política em suas ações.

O próximo passo seria estabelecer os objetivos do departamento de compras. Com base nas principais responsabilidades, eles devem envolver os pontos como:

• aquisição de produtos e serviços em quantidade e nível de qualidade precisos;

• pesquisar o mercado para obter tais produtos e serviços ao menor custo, no padrão de qualidade estabelecido;

• encontrar fornecedores confiáveis e manter uma relação promissora com eles;

• gerenciar processos internos para manejar esses recursos e interagir com os fornecedores.

A partir das propostas iniciais, o último passo do planejamento é definir funções e responsabilidades. 

Basicamente, isso significa estabelecer quem ficará responsável por especificar cada compra, selecionar o fornecedor, negociar as condições e emitir os pedidos, entre outras funções.

2. Gestão de fornecedores 

Podemos considerar que a gestão de fornecedores é um ato complexo, já que envolve as operações de terceiros. Em paralelo, o departamento de compras precisa lidar com alianças estratégicas e potenciais riscos de parceiros comerciais.

Dito isso, a gestão de fornecedores inclui:

• gestão e matriz de risco de fornecedores: o gerenciamento de riscos de fornecedores envolve identificar as pendências e as falhas encontradas no processo de compliance não prejudiquem a empresa, antecipando e classificando ameaças em uma matriz de riscos;

• processo de qualificação de fornecedores: consiste na análise de compliance e governanças corporativas de fornecedores. O objetivo aqui é coletar dados, documentos e certificados desses parceiros para confirmar se estão em conformidade junto à legislação vigente de órgãos fiscais, tributários, trabalhistas e socioambientais;

• listagem e manutenção de fornecedores homologados: por fim, temos as empresas fornecedoras que comprovaram o compliance no processo de qualificação e estão aptas a compor a cadeia de suprimentos do seu negócio. Aqui, também deve ser incluído o processo de monitoramento e manutenção de fornecedores, a fim de garantir que permaneçam em conformidade durante a validade do contrato.