Comitê de gestão de crise: estruture e proteja a sua empresa!

Um comitê de gestão de crise é uma equipe multidisciplinar formada por representantes de diferentes setores de uma mesma empresa. O objetivo é identificar e acompanhar potenciais riscos para o negócio e definir planos de ação para mitigar os impactos.

Entre as várias funções deste grupo de profissionais, está o planejamento de resposta a crises de diversas origens, como escândalos que afetam a reputação da marca, desastres naturais e problemas na cadeia de suprimentos.

Soluções rápidas frente a situações assim são essenciais para promover a resiliência empresarial, reduzir impactos financeiros e evitar problemas no futuro.

Estes são apenas alguns dos benefícios do comitê de crise. Siga a leitura para conferir os demais e aprender como montar um na sua empresa.

O que é um comitê de gestão de crise e qual a importância?

O comitê de gestão de crise é um grupo de profissionais que representa os setores de uma empresa, a exemplo do jurídico, financeiro e vendas. Cabe aos membros identificar riscos, gerenciar conflitos e definir estratégias para proteger a empresa em diferentes cenários.

Além dos que citamos, estes são outros exemplos de situações nas quais é importante ter um comitê de crises:

• vazamento de dados;

• conflitos trabalhistas;

• mudanças regulatórias;

• problemas políticos;

• falhas tecnológicas;

• retirada de insumos e matérias-primas do mercado.

Percebe que as ocorrências afetam o funcionamento e a imagem de um negócio? Se não existir uma boa estrutura para definir e executar estratégias de mitigação de riscos empresariais, os gestores sujeitam a empresa a condições como:

• lentidão e desordem às respostas de proteção e redução de danos;

• falhas na comunicação interna e externa;

• danos à reputação;

• problemas de relacionamento com stakeholders;

• perda de faturamento.

Inclusive, é fundamental considerar que, a depender da origem e impacto da crise, há chances reais de o negócio falir.

Sugestão de leitura para você: “Como identificar se um fornecedor está em situação falimentar?”

Quais os benefícios do comitê de crise? 

Por outro lado, estes são os principais benefícios do comitê de crises para uma empresa:

1. tomadas de decisão mais rápidas e precisas perante problemas;

2. capacidade de prever e mitigar riscos de forma estruturada;

3. execução coordenada de medidas de contingência;

4. fortalecimento da resiliência organizacional;

5. redução dos impactos financeiros;

6. proteção à reputação da marca;

7. fluxo de comunicação eficiente;

8. prevenção a adversidades futuras;

9. alinhamento das ações internas de enfrentamento.

Dica! Não deixe de ler o artigo: “O que é gestão de riscos, para que serve e qual a importância?”

Quais são as principais funções do comitê de gestão de crise?

Estas são as principais funções do comitê de gestão de crise:

1. identificação de riscos;

2. criação de planos de ação;

3. acompanhamento das práticas de contingência;

4. coordenação da comunicação interna e externa;

5. gerenciamento de recursos;

6. registro das operações; 

7. monitoramento da evolução do problema; 

8. análise pós-crise;

9. aprimoramento contínuo. 

Entenda cada uma.

1. Identificação de riscos

Os membros do comitê de crise devem levantar os riscos aos quais a empresa está sujeita a partir do mapeamento completo das atividades e processos. Dessa forma, é possível reconhecer pontos internos e externos de vulnerabilidade, a exemplo de questões relacionadas à cadeia de suprimentos.

2. Criação de planos de ação

Após a identificação dos riscos, o comitê precisa definir planos de ação específicos para cada caso. Idealmente, os membros devem considerar diferentes cenários, impactos de menor e maior grau e testar as medidas de mitigação. Assim, se houver a necessidade de implementá-las, as chances de falhas diminuem.

3. Acompanhamento das práticas de contingência

Em meio a uma crise real, cabe ao comitê acompanhar a execução das medidas que os membros definiram anteriormente. O monitoramento é essencial para a realização de todos os pontos com precisão para evitar mais danos, além de permitir ajustes no decorrer do processo, se necessário.

4. Coordenação da comunicação interna e externa

O comitê de gestão de crise também atua como uma “ponte” entre diferentes áreas da empresa. Justamente por esse motivo, consiste em uma equipe multidisciplinar formada por profissionais de diferentes setores.

Assim, uma das funções do grupo é definir uma estratégia de comunicação unificada, que garanta a transmissão clara, precisa e eficiente das ações e expectativas de mitigação de riscos. Inclusive, de modo que abranja a troca informações internas (entre os funcionários de todos os níveis hierárquicos) e externas (mídia e consumidores).

5. Gerenciamento de recursos

Aqui, o propósito é identificar os recursos necessários para lidar com as crises — como ferramentas tecnológicas e expertise humana — e garantir a quantidade e qualidade ideais em casos de enfrentamentos reais.

6. Registro das operações

Antes, durante e após momentos de crise, é importante os membros do comitê registrarem as operações. Assim, terão dados para analisar o desempenho, reconhecer pontos de melhoria e aprimorar as práticas.

7. Monitoramento da evolução do problema

É fundamental acompanhar de perto o reflexo do problema para a empresa, pois ainda que se execute as ações corretamente, nada impede de haver surpresas pelo caminho.

A escolha dos KPIs (indicadores-chave) para monitoramento depende do tipo de cenário que a empresa enfrenta. Contudo, estes são alguns bons exemplos:

• tempo de resposta à crise;

• redução do impacto financeiro;

• índice de satisfação dos stakeholders;

• velocidade de recuperação operacional;

• quantidade de reclamações ou incidentes registrados.

Sugestão de leitura: “Indicadores de desempenho: 9 essenciais para a sua empresa!”

8. Análise pós-crise

Deve-se adotar um monitoramento semelhante após a crise, a fim de verificar quais ações deram certo, quais precisam de ajuste e os reflexos que ainda demandam solução.

Os registros que citamos ajudam nessa análise, bem como o recolhimento de feedbacks dos participantes e a realização de pesquisas de opinião com os clientes, conforme o tipo de cenário que o negócio enfrentou.

9. Aprimoramento contínuo 

Por fim, também é função do comitê de gestão de crise garantir o aprimoramento contínuo dos planos de ação e medidas de contingência. Para tal, os membros devem considerar os aprendizados extraídos de eventos anteriores, a condição atual da empresa, planejamento de curto, médio e longo prazo e tendências de mercado.

Ao alinhar esses pontos, obtêm-se uma visão completa de potenciais situações de risco, o que contribui para a criação de estratégias de proteção cada vez mais elaboradas e precisas.

5 etapas para a formação de um comitê de gestão de crise eficaz

Achou interessante e quer montar uma equipe assim na sua empresa? Então, conheça as principais etapas da formação de um comitê de gestão de crise:

1. escolha os membros: com a inclusão de profissionais de diferentes departamentos para garantir uma abordagem holística dos pontos de vulnerabilidade do negócio;

2. defina papéis e responsabilidades: por meio da consideração do cargo de cada um, conhecimento do fluxo operacional e expertise em suas áreas de atuação;

3. crie protocolos: a exemplo da periodicidade de reuniões para alinhamento e da definição dos canais oficiais de comunicação; 

4. realize treinamentos regulares: para aprimorar o conhecimento dos membros, trazer novas informações, técnicas e manter o engajamento;

5. envolva a alta direção: com o compartilhamento das atividades, práticas e, principalmente, estratégias de mitigação de riscos empresariais para alinhá-los às expectativas e planos de crescimento da companhia.