Gestão de Fornecedores
Checklist da avaliação de fornecedores: conheça os 10 Cs
O checklist da avaliação de fornecedores é uma ferramenta que ajuda o time de compras e procurement a confirmar se um potencial parceiro de abastecimento atende a todos os requisitos necessários para compor a rede de abastecimento da empresa. Esse recurso também serve para monitorar os já contratados.
Cada empresa tem total liberdade para definir os critérios dessa lista de verificação. Entretanto, é fundamental alinhar a escolha desses itens principalmente à forma de trabalho, às necessidades de qualidade e de conformidade do negócio.
O objetivo é evitar problemas na cadeia de suprimentos por meio da verificação de critérios-chave de desempenho que toda empresa parceira deve atender para garantir um relacionamento comercial vantajoso para todos.
Afinal, descobrir que na sua base tem fornecedores informais, que estão com CNPJ suspenso ou cancelado, ou que têm dívidas fiscais é um risco que você não precisa passar, concorda?
Inclusive, esses mesmos critérios também servem para reavaliar os parceiros que passaram pelas análises iniciais, como de compliance da empresa e de política de compras.
Dessa forma, você e seu time mantêm uma rede de fornecedores com aqueles que são realmente estratégicos e oferecem o máximo de qualidade no serviço prestado ou produto fornecido.
Continue a leitura do artigo e descubra o que não pode faltar no checklist da avaliação de fornecedores.
O que é avaliação de fornecedores?
A avaliação de fornecedores é uma atividade de verificação e análise periódica dos parceiros de abastecimento. O intuito é confirmar se os produtos e/ou serviços fornecidos estão conforme os critérios estabelecidos pela empresa contratante e, dessa forma, evitar problemas e mitigar riscos.
Avaliar fornecedores é fundamental, pois ajuda a:
garantir a qualidade do fornecimento: durante todo o período de contratação;
manter o negócio em conformidade: com o cumprimento de leis gerais e específicas do ramo de atuação das empresas;
assegurar eficiência operacional: a exemplo de um fluxo de abastecimento contínuo e na quantidade e prazo de entrega adequados;
mitigar riscos: como os de desabastecimento, de reputação e de imagem;
gerar economia financeira: pois ajuda a identificar os fornecedores com o melhor custo-benefício;
promover o alinhamento estratégico: por meio da contratação de fornecedores que compartilham os mesmos valores, como práticas ESG.
Por outro lado, a avaliação de fornecedores gera complicações como:
queda da qualidade dos produtos e serviços vendidos aos clientes finais: visto que a qualidade dos insumos influencia diretamente nos resultados da empresa contratante;
problemas de compliance: a exemplo de ser considerado conivente com atividades ilícitas praticadas pelos fornecedores, como trabalho escravo e contratação de mão de obra infantil;
perdas financeiras: como as decorrentes do pagamento de multa por questões jurídicas e queda das vendas por perda de qualidade;
aumento de custos: a exemplo dos gerados pela necessidade de comprar novos insumos porque a primeira entrega estava com defeitos ou com qualidade abaixo do esperado;
interrupção do fluxo produtivo: devido a atrasos nas entradas ou em quantidades menores que as necessárias.
O checklist da avaliação de fornecedores é uma ferramenta extremamente útil nesse processo, pois ajuda a sistematizar a análise e auxilia a equipe a manter um catálogo de fornecedores com contatos 100% confiáveis.
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Como fazer avaliação de fornecedores?
Para analisar parceiros de fornecimento atuais e futuros, você deve:
definir os critérios de seleção de fornecedores conforme as necessidades e valores do seu negócio;
solicitar documentos da empresa fornecedora que comprovem o atendimento desses parâmetros;
comparar a documentação apresentada aos critérios previamente definidos;
realizar visitas e pedir o preenchimento de formulários e informações privadas, se necessário;
criar um ranking para facilitar a visualização da análise e a escolha dos parceiros comerciais ideais.
Aprenda mais sobre essa atividade com as dicas do artigo: “Como fazer avaliação de fornecedores: 5 passos principais!”
O que é o método 10 Cs?
O método 10 Cs foi elaborado em 1995 pelo autor britânico Ray Carter, referência na área de Supply Chain, quando ele o publicou na revista CIPS Supply Management. De início, eram apenas sete critérios, mas, posteriormente, o modelo foi atualizado e abrangeu mais três.
O objetivo de Carter era auxiliar os gestores e profissionais a identificarem as necessidades comerciais, entenderem como os fornecedores podem atender suas empresas e, assim, escolherem o parceiro certo.
Ao todo, o método 10 Cs conta com dez critérios que auxiliam a equipe de gestão de compras a encontrar os fornecedores que melhor atendem às necessidades e valores da organização.
Essa lista é composta por:
competência;
capacidade;
comprometimento;
controle;
dinheiro (cash);
custo;
consistência;
cultura;
limpeza (clean);
comunicação.
No tópico abaixo detalharemos cada um. Conhecê-los ajudará a montar o checklist da avaliação de fornecedores da sua empresa!
Dica de leitura: “Avaliação de desempenho de fornecedores: confira 5 boas práticas”
Os 10 Cs do checklist da avaliação de fornecedores
1. Competência
O primeiro item do checklist da avaliação de fornecedores, segundo o método 10 Cs, é a competência da empresa fornecedora.
A partir da consideração das necessidades que o seu negócio tem em relação ao segmento do parceiro comercial, avalie o que destaca cada fornecedor. Em seguida, procure reviews on-line de outros clientes e analise os pontos que ressaltaram, por exemplo:
A avaliação foi positiva?
Tiveram algum problema? Quais?
Alguém afirmou que mudou de fornecedor?
Na hora da pesquisa de competência, lembre-se de checar qual o segmento da empresa que avaliou o fornecedor para ter um ponto de vista relevante e mais próximo do contexto do seu negócio.
O objetivo, portanto, é captar opiniões de quem já trabalhou com o fornecedor e considerar esses posicionamentos na hora de tomar a sua decisão de contratação.
2. Capacidade
O segundo critério do checklist da avaliação de fornecedores é a capacidade, pois uma empresa fornecedora precisa atender à demanda do seu negócio para se qualificar.
Então, confirme detalhes como o tempo mínimo e máximo para entrega, como funciona o reabastecimento de estoque e se existem períodos de flutuação/sazonalidade (caso seja o fornecimento de um produto).
Outro detalhe importante é em relação à infraestrutura do fornecedor. Cheque a disponibilidade de pessoal, transporte, logística de suprimentos, equipamentos, armazenamento e materiais disponíveis.
A capacidade engloba todos esses fatores e também o potencial de cumprir o acordo comercial sem afetar a qualidade do fornecimento, seja produto ou serviço.
3. Compromisso
Outro critério do checklist da avaliação de fornecedores que um parceiro comercial precisa ter é se comprometer com altos padrões de qualidade. Empresas com certificação ISO 9001 ou que aplicam a metodologia Six Sigma já têm um diferencial.
Se o fornecedor tiver um processo de atendimento definido e explicar esse passo a passo, por exemplo, a decisão da equipe de compras tende a ser mais segura. Aliás, ajuda a criar um relacionamento de longo prazo com fornecedores recorrentes.
O compromisso também se estende para a compreensão e atendimento das necessidades dos contratantes e empenho para a promoção de melhoria contínua do fluxo de abastecimento.
4. Controle
O controle feito em cima dos dados das empresas (GPDR), das políticas internas, dos processos de venda e da cadeia de suprimento demonstra que a companhia preza pela transparência e segurança.
Esses detalhes permitem que a equipe de compras e procurement entenda quais são os pontos que o fornecedor comanda e em quais ele também depende de terceiros.
Este critério para avaliação de fornecedores inclui questões como controle de qualidade, gestão de riscos e atendimento de leis e normas.
5. Dinheiro (Cash)
A saúde financeira também faz parte do checklist da avaliação de fornecedores. O motivo é que se um parceiro está em dia com suas obrigações fiscais e financeiras em geral, significa que realiza uma gestão interna eficiente e que consegue lidar melhor com flutuações econômicas.
A análise financeira também é essencial para verificar pontos como dívidas protestadas, score de crédito, pagamento de compromissos trabalhistas, liquidez e índice de solvência.
O objetivo é verificar se o dinheiro movimentado pelo fornecedor é suficiente para manter suas operações ou se, porventura, há risco de falência — o que deixa os contratantes descobertos.
Entenda mais sobre esse critério no artigo: "Análise financeira de fornecedores: qual a importância e como fazer?"
6. Custo
A análise de custo é um critério-chave do checklist da avaliação de fornecedores, pois permite comparar as propostas recebidas e negociar com mais liberdade.
Porém, é importante relacionar esse fator ao compromisso com a qualidade e a saúde financeira para investir em negociações com os melhores fornecedores e fechar parcerias de longo prazo.
Aqui, vale destacar que a gestão de custos durante a avaliação de fornecedores precisa gerar economia, mas sem comprometer o abastecimento e o relacionamento com esses parceiros comerciais.
7. Consistência
A consistência é um fator que indica que determinado fornecedor tem processos e procedimentos bem estruturados para atender os contratantes. Isto é, se toda vez que sua empresa fizer uma nova compra passará pelas mesmas etapas.
Esse critério chama a atenção para a recorrência e padronização do fluxo de trabalho do fornecedor, e para a importância de não haver mudanças bruscas que afetem a dinâmica de funcionamento do seu negócio.
Portanto, inclua no checklist da avaliação de fornecedores em potencial perguntas sobre como é a abordagem de negócio e, se possível, peça uma demonstração e um produto de teste.
8. Cultura
A cultura organizacional das empresas é um fator que aproxima as organizações. Por esse motivo, pesquise no site dos parceiros comerciais os valores e a missão, procure por premiações e cheque nas redes sociais oficiais a opinião de funcionários e clientes.
Esse critério para avaliação de fornecedores é essencial para garantir o alinhamento entre o que a sua empresa preza, valoriza e acredita e o ponto de vista do parceiro comercial quanto a esses fatores. Alguns exemplos são ética de trabalho, pilares ESG e práticas de negócio
9. Limpeza (Clean)
Outro critério importante do checklist da avaliação de fornecedores é o envolvimento do parceiro com práticas de sustentabilidade para minimizar o impacto da atividade no meio ambiente e na sociedade.
Informe-se sobre essas ações, resultados alcançados e também como a empresa investe na responsabilidade social em relação aos funcionários e o tipo de tratamento dado a eles.
Dica! Conheça o Linkana ESG Rating, ferramenta de análise de riscos de indicadores socioambientais e de governança.
Identifique rapidamente se o fornecedor oferece alguma ameaça relacionada a esses critérios e proteja a sua empresa!
10. Comunicação
Com quem e como sua empresa se comunica durante a prestação do serviço também entra no checklist da avaliação de fornecedores.
É importante que o parceiro informe um contato direto, de preferência mais de uma pessoa, para facilitar o esclarecimento de dúvidas ou resolver problemas.
Lembre-se de que a comunicação corporativa é essencial para a construção de relacionamentos comerciais transparentes, respeitosos, de longo prazo e satisfatórios para ambos os lados.
Quais os benefícios do checklist da avaliação de fornecedores?
Os principais benefícios de usar um checklist para avaliar seus fornecedores são:
padronizar essa atividade;
facilitar a comparação entre diferentes empresas fornecedoras;
identificar riscos rapidamente;
aumentar a eficiência e a produtividade do time de compras e procurement;
promover a melhoria contínua dessa análise;
obter dados confiáveis para embasar negociações;
alinhar objetivos com os contratados;
tomar decisões mais precisas.
Como otimizar a avaliação de fornecedores da sua empresa?
A melhor forma de otimizar a avaliação de fornecedores é com ajuda da tecnologia, a exemplo de um SRM, Supplier Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento de Fornecedores.
Trata-se de um sistema voltado especificamente para otimizar o gerenciamento de fornecedores, desde os primeiros contatos.
Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.
Como a Linkana ajuda na avaliação de fornecedores?
A Linkana é uma plataforma voltada para otimização da gestão de fornecedores, desde a automação da consulta pública de documentos para compliance até o monitoramento de certificações.
Após cadastrar o CNPJ do fornecedor, nossa tecnologia de Robot Process Automation varrerá os principais bancos de dados para obter informações cruciais para o gerenciamento de riscos, sem comprometer o seu investimento e o tempo dos seus colaboradores.
Você também pode inserir e acompanhar de forma automatizada todo seu checklist de avaliação de fornecedores no nosso sistema.
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