Auditoria de fornecedores: o que é, por que e como realizar?

A auditoria de fornecedores é um processo de qualificação, homologação e avaliação de empresas que apresentam potencial para fornecer suprimentos ou prestar serviços terceirizados para um negócio. A prática inclui atividades como análise de documentos, visita técnica, comprovação de condições de trabalho e da qualidade dos itens e soluções fornecidos.

Essa averiguação é fundamental para proteger a companhia contratante de riscos como interrupção no abastecimento, impacto na reputação e imagem da marca e descumprimento de leis e normas. 

Aqui, vale ressaltar que questões como essas afetam o fluxo produtivo do negócio e, por consequência, o relacionamento com os clientes finais, que terão problemas com os produtos/serviços adquiridos por falhas na base de criação — insumos e matérias-primas, por exemplo.

Por esse motivo, a auditoria deve fazer parte da gestão de fornecedores, pois torna esse gerenciamento mais consistente, completo e preciso.

Uma forma de garantir a análise de todos os pontos é por meio de um checklist de auditoria de fornecedores. Essa metodologia ajuda a categorizar e organizar os critérios de avaliação em cada uma das etapas. Dessa forma, o processo ganha a eficiência e a assertividade essenciais para se adequar às boas práticas de compliance.

Vale destacar ainda que implementar mecanismos de avaliação de fornecedores é um pré-requisito para obtenção de certificados de grande valor para a empresa, como a ISO 9000 e 9001, que exigem um método robusto de análise e seleção de parceiros para a cadeia de suprimentos. 

Neste artigo, você confere o que não pode faltar em um checklist de auditoria de fornecedores e os detalhes para um processo preciso, eficiente, seguro e dinâmico de verificação de empresas fornecedoras.

Basta seguir a leitura para ficar por dentro de tudo sobre esse tema!

O que é auditoria de fornecedores?

A auditoria de fornecedores é uma atividade voltada para a verificação e confirmação da capacidade de trabalho, entrega e conformidade de potenciais parceiros comerciais selecionados para compor a rede de suprimentos e prestação de serviços terceiros de uma empresa. 

Essa prática também é usada para monitorar a qualidade entregue por cada empresa fornecedora em relação aos critérios e indicadores de desempenho previamente definidos pela empresa contratante.

A auditoria está diretamente relacionada à gestão de riscos de fornecedores e, por esse motivo, ajuda a prever possíveis cenários negativos relacionados à contratação de terceiros e a identificar meios de eliminar ou, ao menos, evitar os problemas.

O final dessa análise permite que os profissionais de compras e procurement comprovem se o modo de trabalho dos fornecedores e os itens fornecidos atingiram o custo-benefício ideal e se alinharam ao planejamento estratégico da companhia.

Com relação à periodicidade, o ideal é submeter os fornecedores a processos de averiguação antes e após entrarem na rede de abastecimento da empresa.

Antes da contratação, é uma forma de não trazer para a base parceiros com potencial de gerar problemas futuros. Após, é uma maneira de acompanhar o desempenho e confirmar o cumprimento das cláusulas contratuais.

Sugestão de leitura: "5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los"

Quais são as vantagens da auditoria de fornecedores?

As principais vantagens da auditoria de fornecedores são:

• identificar diversos riscos, como financeiros, reputacionais, jurídicos e de desabastecimento;

• garantir a qualidade dos insumos, matérias-primas e serviços terceirizados;

• promover a melhoria contínua dos processos de compras e procurement;

• evitar custos extras;

• aumentar a eficiência operacional;

• alinhar expectativas e necessidades;

• promover a transparência nas transações comerciais;

• aprimorar a gestão do contrato;

• manter a conformidade.

Por outro lado, não submeter os fornecedores a auditorias aumenta as chances de:

• interrupção no fornecimento;

• receber produtos/serviços com qualidade abaixo do ideal;

• lidar com questões éticas, reputacionais e jurídicas;

• abrir caminho para fraudes e corrupção;

• descumprir prazos acordados com clientes finais.

Devido a esses motivos que a realização de uma boa gestão de riscos de fornecedores, acrescida da auditoria, é tão importante para uma empresa.

7 exemplos de métodos de auditorias de empresas fornecedoras

Existem diversos métodos de auditoria. A escolha do mais adequado varia conforme a necessidade de cada companhia em relação ao que pretende verificar, bem como o grau de risco de suas operações.

Alguns modelos de metodologias são:

1. benchmarking: compara o desempenho da empresa fornecedora com o de outras do mesmo segmento. Essa prática ajuda a identificar falhas dos parceiros e facilita a escolha entre diferentes opções de fornecimento;

2. auditoria baseada na gestão de risco: tem com critério de análise as principais ameaças para as operações da empresa contratante;

3. sustentabilidade e responsabilidade social: o alvo é a realização de boas práticas ESG por parte dos fornecedores;

4. compliance: o foco da auditoria é o cumprimento de leis e normas gerais e específicas do ramo de atuação da empresa fornecedora;

5. entrevistas e questionários: coleta diretamente com os fornecedores as informações e dados de análise;

6. auditoria por amostragem: considera o nível de qualidade de uma amostra dos produtos e/ou serviços fornecidos;

7. visita técnica: tem por objetivo verificar in loco as instalações e condições de trabalho da empresa fornecedora.

O que é o checklist da auditoria de fornecedores?

O checklist da auditoria de fornecedores é uma ferramenta que lista todos os pontos de análise e que ajuda o time de compras e procurement a não esquecer nenhum requisito ou aspecto importante dessa verificação.

Esse recurso facilita a verificação da capacidade produtiva e logística de uma empresa, além de servir de base para análises de risco e compliance, como os necessários na etapa de homologação de fornecedores.

Nesse caso, é importante ressaltar que o comitê de auditorias responsável poderá avaliar a existência de processos trabalhistas, embargos ambientais e outras possíveis ameaças com potencial de prejudicar a contratante.

Esse cuidado ainda se estende na avaliação dos indicadores de desempenho de fornecedores e gestão de terceiros, que analisa a performance e o nível de qualidade obtido com o fechamento do contrato por meio de KPIs predefinidos.

Por fim, a auditoria em compras também pode ocorrer periodicamente e conforme as diretrizes do programa de compliance da contratante, o que serve para assegurar a conformidade nas questões jurídicas, fiscais e financeiras das operações de quem contrata.

O que não pode faltar em um checklist de auditoria de fornecedores?

O checklist de auditoria de fornecedores é uma ferramenta bastante interessante e útil, pois serve como uma metodologia facilmente aplicável a diferentes modelos de empresas fornecedoras, além de contribuir para estabelecer critérios coerentes e padronizados para essa verificação.

De modo geral, também é uma estratégia válida para diminuir o risco de perder informações relevantes ao avaliar uma grande quantidade de parceiros comerciais. 

Neste ponto, vale destacarmos que cada empresa tem total autonomia para definir o próprio checklist. 

Porém, é recomendado seguir uma classificação unificada e alinhada à criticidade do item ou fornecedor, a qual pode ter como base uma matriz de risco para mensurar o impacto financeiro e de abastecimento.

Confira, a seguir, um exemplo de checklist para você se inspirar e aplicar a metodologia na sua empresa!

Checklist de auditoria de fornecedores

• Qualidade

  • apresentação de certificação de qualidade (como a ISO 9001);

  • conformidade com especificações e normas (como a ABNT);

  • realização de procedimentos de controle de qualidade.

• Conformidade legal

  • cumprimento de regulamentações locais e nacionais;

  • alvarás e licenças na validade;

  • atendimento de leis gerais (como as trabalhistas).

• Saúde financeira

  • resultado da avaliação de score de crédito;

  • registro de dívidas protestadas;

  • nível de solvência.

• Responsabilidade social e ética

  • cumprimento das leis do trabalho;

  • respeito aos direitos humanos;

  • presença de políticas internas (como de ética, transparência e antidiscriminação).

• Segurança da informação

  • atendimento da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados;

  • adoção de camadas de proteção aos dados tramitados (como criptografia);

  • política de segurança da informação.

• Capacidade produtiva

  • equipamentos e tecnologias compatíveis;

  • tamanho do quadro de funcionários;

  • treinamento e qualificação adequadas dos times.

• Gestão de riscos

  • planos de contingência e respostas a emergências;

  • histórico de incidentes e problemas com outros parceiros comerciais;

  • capacidade de lidar com imprevistos.

Quais são as etapas da auditoria de fornecedores?

De acordo com as informações apresentadas até aqui, é possível estabelecer que a auditoria de fornecedores ocorre em três etapas principais, que são:

1. homologação de fornecedores;

2. avaliação de desempenho;

3. monitoramento e reavaliação de certificados.

1. Homologação de fornecedores

A homologação de fornecedores é o processo de avaliação de informações, certificados, autorizações e documentos de uma empresa para verificar se atua conforme os princípios da governança corporativa, e se tem a estrutura necessária para atender a demanda da contratante por suprimentos ou serviços.

Nesse caso, o checklist de auditoria de fornecedores varia conforme a área que conduz essa atividade. 

Para saber quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores, deve-se antes definir qual setor realizará a verificação, por exemplo, fiscal, trabalhista, jurídico ou ambiental.

2. Avaliação de desempenho

Outra etapa de auditoria de fornecedores ocorre após a homologação e conclusão de um pedido. Trata-se da avaliação de indicadores de desempenho, que aponta se a performance e o padrão de qualidade entregues estão de acordo com o acordo firmado.

Veja quais usar no artigo: "4 indicadores de desempenho de fornecedores para agregar mais segurança e eficiência nas parcerias".

3. Monitoramento e reavaliação de certificados

A última etapa da auditoria acontece quando os documentos e certificados apresentados para homologação estão próximos da data de vencimento. Essa fase serve para verificar tudo que foi apresentado e solicitar aos fornecedores a renovação dos itens expirados.

Entenda por quais motivos você deve realizar essa etapa no artigo: "Certificação de fornecedores: por que é importante para sua empresa?"

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