Gestão de Fornecedores
Avaliação de performance de fornecedores: por que fazer?
A avaliação de performance de fornecedores é uma atividade de monitoramento, análise e mensuração do desempenho dos parceiros de abastecimento durante todo o período de validade do contrato. O objetivo é confirmar o cumprimento dos critérios que a empresa contratante definiu, a exemplo de qualidade, prazos e sustentabilidade.
Avaliar o desempenho do fornecedor não se resume a encontrar os melhores preços do mercado. A proposta de preços pode até estar de acordo com o valor que você previu, mas se o serviço não for qualitativo, é provável que a sua empresa não atinja a meta estipulada.
Para contornar problemas assim, o Supplier Performance Management (SPM) — ou avaliação de performance de fornecedores, em português — é a melhor prática.
O SPM dá uma visão específica do risco que o fornecedor oferece à cadeia de suprimentos a partir de uma análise detalhada que, mediante os resultados, permite a implementação das medidas necessárias para minimizar os prejuízos. Porém, é fundamental usar os indicadores de desempenho de fornecedores certos.
E quais são? Siga a leitura e descubra o que é avaliação de performance de fornecedores, como realizar e construa parcerias muito mais estratégicas para a sua empresa!
O que é avaliação de performance de fornecedores?
A avaliação de performance de fornecedores é um mecanismo que mede, analisa e gerencia o desempenho das empresas fornecedoras, a fim de minimizar riscos e reduzir custos. O objetivo é identificar problemas e resolvê-los antes que afetem o fluxo operacional do contratante e as soluções que vende aos clientes finais.
Grande parte dos gestores e times de compras e procurement busca fornecedores com foco limitado à qualidade, alcance de custos menores e pontualidade na entrega. Apesar de serem critérios importantes, é preciso ir além.
Ao realizar o monitoramento dos fornecedores para mensurar o desempenho, é possível identificar — por meio de uma visão mais abrangente que inclui pontos como conformidade, flexibilidade e sustentabilidade — se o investimento que a sua empresa fez nos parceiros de abastecimento trouxe os resultados esperados.
Assim, podemos dizer que a avaliação de performance de fornecedores é essencial para:
garantir o fluxo de abastecimento conforme os parâmetros ideais para a empresa contratante;
mitigar riscos, como os financeiros, jurídicos, reputacionais e de desabastecimento;
alcançar saving em compras sem comprometer outros critérios, principalmente a qualidade;
melhorar o relacionamento com os fornecedores por meio de feedbacks recorrentes e sinceros.
Dica de leitura: “Como e por que criar relacionamentos duradouros com fornecedores?”
Quais os principais desafios da avaliação de performance de fornecedores?
São vários os desafios que contemplam a gestão de fornecedores com foco no desempenho. Estes estão entre os principais:
monitorar todas as empresas fornecedoras simultaneamente, pois exige a coleta constante de dados confiáveis e em tempo real;
integrar sistemas e encontrar softwares compatíveis entre si para maximizar o recolhimento de informações e otimizar o gerenciamento;
estabelecer uma comunicação linear entre o comprador e os fornecedores;
lidar com a resistência dos parceiros de abastecimento em participar do processo de avaliação;
implementar scorecards (ferramenta de rastreamento);
não contar com uma análise baseada em risco para mensurar a qualidade do fornecedor;
lidar com relatórios ineficientes;
integrar a gestão da qualidade de suprimentos e a gestão da cadeia de suprimentos.
Apesar dos desafios, é essencial monitorar os fornecedores e acompanhar de perto suas performances. Do contrário, você aumenta as chances de problemas como:
risco de falência, liquidez e/ou queda no volume de vendas;
perda de qualidade dos produtos/serviços do seu negócio;
comprometimento no prazo de entrega das suas soluções aos clientes finais;
descumprimento de contratos com outros stakeholders;
negligência à prevenção de defeitos;
necessidade de mudar constantemente a precificação;
aumentos dos custos no geral.
Como resolver os desafios do monitoramento de fornecedores?
Uma boa maneira de resolver a maioria dos desafios é por meio de um SRM como o da Linkana.
No nosso sistema, você encontra formulários de avaliação de performance configuráveis para monitoramento do desempenho dos fornecedores a partir de pilares e pesos importantes para o seu negócio.
No final, o SRM da Linkana gera automaticamente um score de performance baseado nas respostas do parceiro avaliado, o que facilita (muito) a sua tomada de decisão sobre manter ou não o fornecedor da sua rede de abastecimento.
5 vantagens da avaliação de performance de fornecedores
Mesmo desafiadora, a avaliação de performance de fornecedores traz para a sua empresa vantagens como estas:
melhoria na qualidade dos produtos/serviços: pois aponta as áreas e processos que requerem ajustes e dá a chance de implementação de ações corretivas;
redução de custos operacionais: por eliminar ineficiências e otimizar fluxos;
fortalecimento das parcerias: decorrente da construção de relacionamentos sólidos e colaborativos com os fornecedores;
mitigação de diversos riscos: pela identificação de ameaças como de desabastecimento, questões financeiras, ambientais e de segurança antes de atingirem grandes proporções;
contribuição com a resiliência empresarial: pelo fato de fornecedores com bom desempenho terem potencial para ajudar seus contratantes a se adaptarem mais rápido a mudanças.
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Quais KPIs de fornecedores mensuram a performance?
Uma empresa que investe em mensuração de dados tem mais chances de conquistar os resultados esperados.
Nesse sentido, o Supplier Performance Management usa os KPIs (indicadores de desempenho de fornecedores) para acompanhar a evolução dos parceiros de abastecimento e, assim, garantir um monitoramento preciso e confiável.
Existem vários indicadores de SPM que os times de compras e procurement podem utilizar para a avaliação de fornecedores, inclusive simultaneamente. Estes são alguns exemplos:
nível de serviço: avalia a capacidade do fornecedor em cumprir prazos e especificações acordadas na contratação;
qualidade dos produtos/serviços: compara e mensura a qualidade das soluções entregues com os padrões que a empresa contratante estabeleceu;
pontualidade nas entregas: verifica a frequência com que o fornecedor realiza entregas no prazo estipulado;
quebras: se refere ao número de ocorrências de falhas e defeitos nos insumos, matérias-primas e serviços que comprometem o fluxo operacional do contratante;
flexibilidade e capacidade de resposta: avalia a habilidade da empresa fornecedora em se adaptar a mudanças nas demandas ou especificações do contratante e quanto demora para atendê-lo conforme as novas solicitações;
custo total de aquisição: considera o preço de compra e custos adicionais como transporte, armazenamento e possíveis retrabalhos;
termos de pagamento: avalia as condições que o fornecedor oferece e quanto afetam o fluxo de caixa do negócio contratante;
preços e frequência de mudança: verifica se as alterações de valores são justificáveis e quanto impactam na precificação das soluções finais;
tempos de atraso de comunicação: este KPI de fornecedores mostra a agilidade de resposta mediante a solicitações ou resolução de problemas;
estabilidade financeira dos parceiros: mostra se o fornecedor sofreu perdas que podem levá-lo a interromper as atividades ou mesmo falir;
competitividade de fornecedores: compara empresas fornecedoras em relação a critérios como preço, qualidade e capacidade de inovação.
Sugestão de leitura: “KPI de compras: 12 indicadores essenciais para acompanhar”
Como determinar parâmetros de performance no contrato?
Como saber se os resultados dos KPIs de fornecedores são bons ou não? A melhor forma é ter parâmetros de avaliação de performance bem claros.
Para definir os ideais para a sua empresa, é preciso:
definir os objetivos;
estabelecer critérios realistas;
utilizar pesquisas como bases;
automatizar o uso dos indicadores.
1. Definir os objetivos
Em primeiro lugar, você e sua equipe precisam filtrar os objetivos antes de medir os indicadores.
Não adianta, por exemplo, mensurar a qualidade dos materiais se estão preocupados com a quantidade de produtos que serão entregues. Nesse caso, talvez seja melhor monitorar o prazo de entrega. Logo, seus objetivos precisam ser claros, alcançáveis e específicos.
2. Estabelecer critérios realistas
A sua mensuração precisa ser palpável e confiável. Portanto, é crucial definir critérios baseados em dados concretos e verificáveis.
Significa que os KPIs de fornecedores que utilizar devem ser tangíveis e sustentados por informações confiáveis. Ao trabalhar dessa forma, fica mais fácil alinhar à realidade as metas definidas e chegar a resultados relevantes.
3. Utilizar pesquisas como bases
Pesquisa de satisfação de clientes e funcionários, clima organizacional, qualidade do serviço, por exemplo, são dados que você pode converter em informação para tomar decisões mais precisas.
4. Automatizar o uso dos indicadores
Avaliar os parceiros de abastecimento é, acima de tudo, ter o controle sobre as operações da sua empresa e, assim, evitar surpresas desagradáveis.
O uso de softwares ajuda a medir os indicadores de desempenho de fornecedores de forma ágil, segura e prática. Aposte em uma plataforma automatizada que conecte as informações em tempo real.
Como comentamos, no SRM da Linkana você e seu time têm acesso a uma avaliação de performance de fornecedores configurável, conforme os parâmetros do seu negócio.
Veja, no vídeo abaixo, o que você encontra no nosso sistema:
Quais metodologias e ferramentas para avaliação de fornecedores utilizar?
Existem diversas metodologias e ferramentas que otimizam o processo de avaliação de performance de fornecedores. Um bom exemplo é o Balanced Scorecard, ou apenas BSC.
Trata-se de um método de gestão estratégica que mensura o progresso de uma empresa por meio de quatro perspectivas principais:
financeira: mensura o desempenho econômico e os resultados, como receita, livros e custos;
clientes: avalia o nível de satisfação e fidelidade dos consumidores;
processos internos: verifica a eficiência dos fluxos operacionais do negócio;
aprendizado: mede a capacidade de inovação, o desenvolvimento de talentos e possíveis resultados em longo prazo.
Quanto às ferramentas tecnológicas, vale a pena utilizar:
sistemas de gestão de qualidade (QMS);
plataformas de business intelligence (BI):
software de gestão de relacionamento com fornecedores (SRM);
solução de planejamento de recursos empresariais (ERP).
Aqui vai uma informação extra para você: o SRM da Linkana se conecta com todos os ERPs, o que garante mais velocidade e segurança na gestão de fornecedores da sua empresa!
Qual a importância de um programa de avaliação de performance de fornecedores?
Criar um programa de avaliação de performance de fornecedores é importante porque ajuda a garantir uma cadeia de suprimentos eficiente, com fluxos que atendem às necessidades de abastecimento da sua empresa.
O monitoramento de fornecedores permite identificar quais agregam valor ao seu negócio e quais aumentam os riscos operacionais.
Dessa forma, você e seu time de compras e procurement tomam decisões de contratação e aquisição melhores e que contribuem com o crescimento e a rentabilidade da companhia.
Como estruturar um programa de avaliação de performance de fornecedores de sucesso? Considere implementar estas dicas:
defina critérios de avaliação claros, alcançáveis e mensuráveis;
alinhe os objetivos do monitoramento à estratégia de crescimento e metas gerais da sua empresa, e não apenas aos da área de compras;
promova uma comunicação transparente, por meio da manutenção de diálogos abertos e construtivos com os fornecedores;
dê feedbacks regulares para juntos encontrarem formas de melhorar os processos continuamente;
use dados para ter uma base confiável e realizar uma avaliação de riscos mais precisa;
utilize a tecnologia como aliada para coleta de dados e informações e mensuração automática de indicadores de desempenho de fornecedores. Um Supplier Data Management, por exemplo, gera vantagens como:
redução de risco no fornecimento;
velocidade na procura de fornecedores devido à digitalização de dados;
diminuição da carga de trabalho, uma vez que evita a inserção de documentos e análise manualmente.
E quando o assunto é tecnologia para aprimorar a gestão de fornecedores, nós estamos aqui para te ajudar!
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