Automação no processo de compras: quais são as vantagens?

Como funciona um processo de compras automatizado?

Um processo de compras automatizado funciona a partir da substituição de tarefas feitas manualmente por sistemas, softwares e outras ferramentas digitais que farão essas mesmas atividades de forma automática.

Na hora de implementar a automação no processo de compras na sua empresa, você pode optar por um desses três níveis:

• automação básica: modifica apenas a forma de realizar trabalhos repetitivos e mais rotineiros, tais como aprovação de requisição de compras e cotação de preços;

• automação intermediária: abrange outros ciclos do fluxo de compra, a exemplo da busca pelos fornecedores ideais para atender às demandas apresentadas;

• automação avançada: contempla todas as etapas do processo de compras e, geralmente, inclui o uso de soluções baseadas em Inteligência Artificial para realizar análise de dados mais aprofundadas e respaldar decisões.

Para decidir qual o melhor nível de automação para sua empresa, considere critérios como:

• porte do negócio;

• volume e frequência de compras;

• tipos de produtos e/ou serviços que precisam ser adquiridos;

• quantidade de fornecedores que formam sua rede de abastecimento;

• orçamento disponível para a contratação das ferramentas certas.

Aproveite e leia também: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"

Como automatizar um processo de compras?

Para promover a automação no processo de compras na sua empresa, o mais indicado é que você:

1. defina os objetivos da automação;  

2. mapeie os processos utilizados;

3. escolha uma solução alinhada com as necessidades de automação;

4. realize testes antes da migração completa;

5. treine adequadamente os profissionais;

6. acompanhe os resultados;

7. adeque a automatização sempre que necessário.

Confira os detalhes!

1. Defina os objetivos da automação  

Tenha claro os motivos pelos quais está automatizando as atividades da sua área de compras, os quais podem ser, por exemplo:

• diminuir os erros operacionais;

• reduzir os gastos com insumos;

• melhorar a visibilidade da sua cadeia de suprimentos;

• otimizar o fluxo de aquisições;

• entre outros.

Ter essa resposta é importante porque ela dará o direcionamento para os passos seguintes do processo, inclusive sobre a escolha da ferramenta certa para automatizá-lo.

2. Mapeie os processos utilizados

Uma vez definidos os objetivos, liste como as atividades relacionadas a eles são realizadas no momento. 

Para ficar mais fácil entender, usaremos um exemplo. Suponhamos que seu fluxo de requisições de compras, hoje, é feito da seguinte maneira:

• a área identifica a demanda e envia a solicitação por e-mail para o time de procurement;

• esse, por sua, o encaminha para o setor de estoque para confirmar se ainda há, ou não, o item disponível;

• caso tenha, o e-mail é devolvido para a área solicitante com uma negativa, se não, o time de compras começa a pesquisa pelo fornecedor ideal.

Percebe quantos pontos de melhoria tem nesse fluxo? A ideia de mapear os processos é justamente essa: identificar o que pode ser automatizado para deixá-lo mais fluido, simples, prático e preciso.

3. Escolha uma solução alinhada com as necessidades de automação

Entre as boas práticas para um processo de compras automatizado está a busca pela ferramenta certa para realizar esse processo. O objetivo aqui é encontrar uma solução que atenda pontualmente às necessidades identificadas no passo anterior.

O SRM, por exemplo, é um sistema voltado para a gestão de relacionamento de fornecedores. Essa ferramenta deixa muito mais fácil e dinâmica a etapa de qualificação desses parceiros comerciais, além de ajudar a:

• aprimorar o processo de cadastro e homologação das empresas fornecedoras;

• acompanhar seus desempenhos;

• identificar riscos inerente a esse tipo de contratação;

• e muito mais.

E se o SRM permitir a integração com ERPs e outros sistemas, como acontece com o oferecido pela Linkana, as atividades de compras e procurement podem ser automatizadas de ponta a ponta.

Veja no vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, o que é um SRM e como essa ferramenta de automação funciona.

4. Realize testes antes da migração completa

Não elimine as tarefas manuais de uma só vez ou do dia para a noite. Para garantir que a automação no processo de compras dê certo, teste as mudanças por um período, paralelamente à maneira com estavam sendo feitas até então.

Trabalhar dessa forma facilita a adaptação dos profissionais, dá a chance de conferir se as tarefas escolhidas para serem automatizadas estão respondendo como esperado e se há outras atividades que podem ser incluídas nesse processo.

5. Treine adequadamente os profissionais

Por falar na adaptação dos profissionais, é fundamental treinar corretamente cada um para garantir que usem o máximo possível da ferramenta contratada para automatizar as tarefas. 

Nesta etapa, tem mais um ponto que merece a sua atenção: não é incomum os processos de automação gerarem certa resistência por parte dos funcionários. Pode acontecer de alguns acreditarem que estão sendo substituídos por máquinas.  

Como comentamos logo na abertura deste artigo, a automação não deve ter esse objetivo e, como tal, deve-se deixar esse ponto de vista bem claro para os colaboradores.

Antes do treinamento, fale sobre as vantagens da automação no processo de compras não apenas para a empresa, mas também para a rotina de cada um que forma o time dessa área. 

6. Acompanhe os resultados

Após um período que as ferramentas de automação estiverem implementadas, faça uma análise e veja se os resultados estão conforme o esperado. 

Confira, por exemplo, se houve aumento da produtividade, redução de erros, mudanças positivas nas tomadas de decisão e outros pontos relacionados.

Usar KPIs de compras, tais como de qualidade das entregas, evolução de custo e performance de fornecedores, também aprimora bastante essa análise.

7. Adeque a automatização sempre que necessário

Os mercados mudam constantemente, e as tendências de procurement estão aí para provar isso. Logo, as necessidades de compras também podem mudar e, com elas, os fluxos de aquisição e os critérios de avaliação de fornecedores.

Assim, por mais que as ferramentas de automação adotadas estejam atendendo bem às necessidades da sua empresa, não deixe de verificar se há algum ponto que pode ser melhorado. 

Com novas formas de trabalho e diferentes modelos de negócio, pode ser preciso, por exemplo, usar mais de um sistema ao mesmo tempo ou adotar um mais completo para abranger as novas etapas de compras.

11 benefícios da automação no processo de compras

Se chegou até aqui, já deve estar imaginando quais são os benefícios de um processo de compras automatizado, não é mesmo?

Ao automatizar as atividades dessa área, alguns dos principais retornos positivos que sua empresa pode ter são:

1. padronização de processos;

2. aumento da produtividade dos times;

3. redução de erros;

4. diminuição da necessidade de retrabalho;

5. menos tempo para finalização de análises;

6. tomadas de decisão mais embasadas;

7. identificação mais rápida de riscos;

8. acesso facilitado às informações;

9. melhora da comunicação entre os setores;

10. reconhecimento de boas oportunidades de negociação com fornecedores;

11. possibilidade de reduzir custos com compras.

Como implantar a automação na área de compras?

Só há uma forma de implementar a automação no processo de compras em uma empresa: usando a tecnologia.

Para isso, algumas das soluções que você pode adotar para seu negócio, são:

• sistemas e-procurement: ferramentas que agilizam o gerenciamento de todo o ciclo de compras, incluindo contato com fornecedores, negociação, envio de pedido e afins;

• Robôs de Processamento Automático (RPA): sistema que automatiza diferentes tarefas, tais como análise de riscos, processamento de requisições e outras;

• SRM integráveis a outras ferramentas: ERP, CRM e sistemas de compras, viabilizando o uso de cadastrados e informações já registradas em outros softwares.

Como a Linkana ajuda a automatizar processos?

A Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as decisões em compras ineficientes e inseguras. 

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O que somente a Linkana oferece?

A Linkana se diferencia de outros sistemas disponíveis no mercado por uma série de fatores. Veja!

• MODERNA → utilizamos as principais tecnologias para automatizar a coleta e validação de informações coletadas de fornecedores, otimizando o onboarding e a atualização de cadastros.

• SIMPLES → padronizamos sua homologação de fornecedores de acordo com as melhores práticas de mercado, te ajudando a economizar tempo na configuração dos seus processos de aprovações de maneira flexível e prática.

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