Compliance
O que é a auditoria de compliance e por que ela é tão importante?
A preocupação com os riscos trazidos por eventos de corrupção, fraudes e desalinhamento ético ganhou força e fez do compliance uma obrigatoriedade para qualquer organização empresarial que se preze.
No entanto, considerando essa prática como uma extensão da governança corporativa, é importante lembrar sobre o princípio de accountability, ou “prestação de contas”. Nesse ponto, a auditoria de compliance se torna o novo normal para empresas garantirem seu status de conformidade com o mercado.
Neste artigo, iremos relembrar o que é compliance e mostrar a diferença entre ele e uma auditoria interna. Além disso, vamos indicar as etapas relevantes da auditoria de compliance, quem deve se responsabilizar por essa atividade e quais os benefícios obtidos através dela. Continue lendo!
O que é compliance?
Compliance pode ser compreendido como o conjunto de ações de uma empresa para se manter em conformidade com a legislação vigente e as boas práticas consolidadas pela ética empresarial. Se trata de uma importante ferramenta de governança.
De modo geral, o objetivo do compliance é contribuir para a gestão de riscos, pois existem diferentes categorizações para essa atividade, de acordo com a finalidade e os parâmetros envolvidos.
Por exemplo, a adequação às normas trabalhistas cabe ao compliance trabalhista, práticas voltadas para sustentabilidade se referem ao compliance ambiental e assim por diante. Para aprofundar o seu conhecimento sobre o assunto, o vídeo abaixo traz informações interessantes:
Como se observa, todas essas práticas são voltadas para a conformidade de uma empresa, partindo de ações internas e políticas desenvolvidas a partir do conhecimento legal sobre a atividade desempenhada, até a sua interação com o mercado por meio de ações externas.
Mas não para por aí, a análise de compliance também está entre os critérios para qualificação de fornecedores. Fechar parcerias com empresas fornecedoras ou prestadoras de serviços que não seguem as práticas de compliance pode elevar bastante o risco de uma organização.
O que é auditoria de compliance?
Entendendo o compliance como as políticas, normas e práticas de uma empresa para manter o respeito à ética e a legislação vigente, chegamos a segunda parte da nossa análise.
Desse modo, a definição de auditoria de compliance nada mais é que a fiscalização periódica dessas ações, com a finalidade de verificar se elas estão sendo seguidas, como estão sendo utilizadas na prática, bem como identificar falhas no processo ou possibilidade de otimização.
Outro ponto importante da auditoria interna de compliance é detectar possíveis fraudes e irregularidades, como é o caso da auditoria em compras, capaz de identificar problemas no processo de aquisição de suprimentos.
Como se trata de uma verificação de curto a médio prazo, optar por um modelo de auditoria interna, executada por um colaborador ou comissão de compliance ligada a empresa, é mais indicado. Para comprovação de dados de longo prazo em relação aos resultados e medidas de governança, um sistema de auditoria externa e independente pode ser mais relevante.
Como fazer auditoria de compliance em 7 etapas
Como podemos perceber, a auditoria em compliance visa validar os esforços implementados na estratégia de conformidade, garantindo que suas diretrizes estão sendo seguidas e assegurando os resultados ideais a partir disso.
Dessa forma, realizar um processo de auditoria é muito mais do que identificar falhas e punir os culpados, já que também permite a mitigação dos riscos internos em sua origem, ou seja, é possível investir na capacitação de colaboradores para que compreendam melhor a cultura de compliance.
Veja como fazer auditoria de compliance com transparência e objetividade, assegurando resultados confiáveis e que realmente irão ajudar sua empresa a implementar melhorias em prol da estratégia de conformidade.
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1. Definição de objetivos atrelados à área auditada
Toda iniciativa empresarial exige um objetivo para direcionar melhor os esforços na execução de uma estratégia, o que também vale para a auditoria de compliance. Desse modo, estabelecer a meta para o processo é de grande importância para garantir bons resultados.
Em geral, é recomendado ser direto e claro na definição da expectativa, facilitando a compreensão geral sobre a iniciativa. Além disso, é ideal que o objetivo faça sentido para a área que está sendo auditada.
No caso específico do compliance, a investigação pode verificar a conformidade em ações gerais ou direcionadas de cada departamento, como seria a condução do processo de homologação de fornecedores no setor de procurement.
As auditorias internas são recorrentes, mas sempre é indicado definir um propósito para alinhar expectativas e assegurar os melhores resultados.
2. Criação do plano de ações
A seguir, temos o desenvolvimento de um plano de ação, ou seja, uma listagem com todas as tarefas que serão executadas pela auditoria de compliance. Essa organização é relevante para facilitar a visualização total da estratégia, bem como de suas etapas internas, com maior clareza.
Nesse ponto, podemos citar quais áreas, processos ou subprocessos devem passar pela auditoria, quem será responsável por fornecer dados para a equipe de auditores, quais fatores serão considerados e como eles serão analisados.
Além de garantir transparência e organizar as tarefas, o plano de ações permite comunicar e preparar as partes envolvidas para agilizar a investigação.
3. Criação de um cronograma de ações
Essa etapa pode ser considerada uma extensão da anterior, já que também auxilia na organização geral do processo de auditoria em compliance. O cronograma de ações irá apontar quando cada tarefa será executada, antecipando a ordem de prioridade para a atenção dos responsáveis.
Indicar quando cada processo será auditado também ajuda na hora de comunicar os envolvidos e assegurar que tudo estará pronto para a análise.
4. Validação e transparência da auditoria
A auditoria de compliance também precisa se colocar a prova como uma iniciativa válida e transparente, que segue as etapas com uma metodologia otimizada, responsável e alinhada ao objetivo definido no planejamento inicial.
Para isso, tanto o plano de ações quanto os resultados obtidos pela investigação devem ser disponibilizados para acesso dos demais interessados. Isso significa que os métodos, prazos e colaboradores envolvidos nas tarefas devem ser citados ou explanados no documento de controle.
Da mesma forma, os resultados iniciais obtidos pela verificação devem ser apontados no sistema de controle da auditoria, o que inclui eventuais inconformidades encontradas, para diminuir o risco de manipulação e assegurar a confiabilidade dos dados.
5. Gestão de inconformidades
Ao se deparar com falhas de compliance, é preciso reparar os danos e mitigar riscos relacionados a esses eventos por meio da gestão de inconformidades.
Nesse contexto, podemos dividir o gerenciamento em três etapas principais: planejamento, implementação e verificação.
O planejamento consiste em definir o melhor método para consertar eventuais prejuízos, bem como indicar ações preventivas que serão adicionadas aos processos internos para mitigar esse risco. A implementação envolve definir os responsáveis pela supervisão e comunicá-los sobre as mudanças.
A verificação nada mais é que uma análise periódica sobre o andamento dessas melhorias, assegurando que elas estão sendo aplicadas e que o resultado esperado está acessível.
6. Gestão de pessoas
Junto de reparar as falhas diretas dos processos auditados, é relevante implementar ações para garantir que os colaboradores envolvidos entendam o que é esperado deles em relação aos esforços de compliance.
De modo geral, isso significa compreender os fatores que elevam o risco nos processos e implementar melhorias para prevenir esses eventos negativos, uma delas envolvendo o fator humano na sua empresa.
Alguns colaboradores podem ter dificuldades em entender e executar adequadamente uma estratégia de compliance, por isso, investir na sua capacitação pode agilizar a mitigação de riscos nesse contexto.
A auditoria de compliance não é uma caça às bruxas, é uma atividade essencial para elevar a qualidade do programa interno e validar os esforços implementados pela conformidade e alinhamento à governança corporativa.
7. Criação do relatório de auditoria
Ao final de todo esse processo, é essencial documentá-lo adequadamente em um relatório de auditoria. Esse documento irá detalhar os objetivos, ações, inconformidades e melhorias implementadas para assegurar o compliance empresarial.
Com ele, podemos verificar se todas as metas foram alcançadas, quais informações foram coletadas dos departamentos, quais atividades sofriam com inconformidades e quais ações foram tomadas para reparar essas falhas.
O relatório também aponta os próximos passos, indicando quais investimentos são mais relevantes para garantir a consolidação da cultura de compliance, mitigação de riscos e otimização geral de processos, além de definir o período ideal para uma nova auditoria.
Benefícios de fazer auditoria de compliance
O compliance é uma obrigatoriedade para empresas atualmente e ele precisa ser comprovado constantemente, por isso, a auditoria de compliance se mostra como uma estratégia tão pertinente e crucial para consolidar uma reputação respeitável.
Isso significa que o principal benefício de implementar auditorias internas nas estratégias de compliance está em assegurar que elas estão sendo implementadas adequadamente no ambiente empresarial, diminuindo a probabilidade de problemas reais acontecerem.
Por exemplo, a auditoria de compliance participa ativamente da gestão de riscos, mitigando ameaças internas e externas. Ela também ajuda uma empresa a se manter adequada aos valores éticos exigidos pelo mercado.
Como falamos na introdução, essa prática se destaca entre os princípios da governança corporativa, comprovando o valor de uma organização para seus stakeholders e investidores.
Por fim, podemos destacar que auditorias de compliance diminuem a chance de riscos se tornarem realidade e também suavizam o impacto sentido por eles, por promover o cumprimento das políticas institucionais e assegurar sua conformidade com a legislação vigente.
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