Atribuições do comprador: as 7 principais e como se tornar um

Algumas das principais atribuições do comprador são escolher o fornecedor ideal para atender a empresa, negociar com esses parceiros comerciais, avaliar a performance de cada um, usar estrategicamente os recursos financeiros da companhia, identificar riscos relacionados ao abastecimento e garantir a qualidade de produtos e/ou serviços adquiridos.

Não é raro haver uma confusão entre o ato de comprar e o profissional responsável por essa atividade. O motivo é que, ocasionalmente, funcionários de outros setores assumem o cargo de comprador como uma forma de diminuir os gastos da empresa.

Se engana também quem pensa que um comprador profissional apenas compra. Apesar de sua responsabilidade principal ser, realmente, adquirir suprimentos e contratar serviços, existem várias outras tarefas para as quais suas habilidades são essenciais. 

Um bom exemplo é negociação com fornecedores, atividade primordial para garantir um bom custo-benefício para a companhia e evitar problemas complexos com desabastecimento e queda da qualidade dos produtos/serviços comercializados. 

Por razões como essas, ao estruturar um departamento de compras, os gestores precisam selecionar pessoas com a experiência e o conhecimento técnico necessários para exercer o cargo.

Não se esqueça de que as qualificações do comprador têm reflexo direto nos resultados do negócio. Quanto mais expertise tiver, mais estratégica será sua atuação. 

Além disso, o trabalho desse profissional impacta o relacionamento com outros setores — a exemplo das áreas de vendas e estoque —, e o atendimento ao cliente final, que sente o peso de uma cadeia de suprimentos ineficiente.

Percebe quanto a execução das responsabilidades do comprador tem potencial de afetar o sucesso, o crescimento e o faturamento de uma empresa? Então, para não cometer falhas, conheça agora as sete principais atribuições desse importante cargo. 

Quais as funções de um comprador? 

Certamente, uma das principais funções de um comprador é garantir que a empresa tenha os insumos e serviços necessários para funcionar. Porém, seu trabalho não se limita a comprar as quantidades certas.

Para esse profissional realizar bem seu trabalho, é essencial considerar, ainda, critérios como valores, qualidade e prazo de tudo o que se adquire. Por esse motivo, uma das qualificações do comprador é ter pensamento estratégico. 

É fundamental comparar, por exemplo, os volumes estocados e o vencimento (conforme a natureza do item) para não comprar em excesso ou causar ruptura de estoque. Afinal, ambas as situações geram prejuízo financeiro para a empresa e aumentam as chances de danos na sua reputação se não conseguir atender aos clientes finais.

Como você viu, são muitas as responsabilidades do comprador. Inclusive, esse é um cargo estratégico que, conforme comentamos, reflete consideravelmente nos resultados e objetivos da empresa.

Sugestão de leitura: “Controle de compras: o que é, qual a importância e como fazer?” 

Quais são as principais atribuições do comprador?

As atribuições do comprador variam conforme características como o porte da empresa, suas necessidades, fluxo de abastecimento e quantidade de fornecedores necessários para compor a supply chain.

Porém, em linhas gerais, as principais obrigações desse cargo são:

1. realizar compras estratégicas;

2. homologar novos fornecedores;

3. qualificar os fornecedores;

4. avaliar o desempenho desses parceiros comerciais;

5. alinhar demandas e recursos financeiros;

6. garantir o fluxo de abastecimento da empresa;

7. estruturar e manter um bom relacionamento com os fornecedores.

1. Realizar compras estratégicas

As compras estratégicas, ou strategic sourcing, são um conjunto de práticas na qual se realizam atividades como aquisição de insumos, matérias-primas ou contratação de serviços não apenas para suprir a necessidade de abastecimento, mas também reduzir gastos e potencializar lucros.

A partir desse ponto de vista, o comprador pode melhorar a qualidade dos produtos finais, já que buscará essa mesma característica em tudo o que comprar.

Por meio de técnicas e decisões baseadas em informações como custos internos e externos, rede de fornecimento e níveis de serviços prestados para determinado grupo de mercadoria ou família, o profissional atende às demandas da empresa e, ao mesmo tempo, eleva o nível de satisfação dos clientes finais.

Entenda tudo sobre essa estratégia no artigo: “Strategic sourcing: o que você deve saber para começar”

2. Homologar novos fornecedores

A homologação de fornecedores consiste em analisar diversas características e informações desses possíveis parceiros comerciais, a fim de confirmar se têm a capacidade e as habilidades necessárias para compor a supply chain da empresa. 

A atividade também é essencial para garantir o número de fornecedores certo para cada categoria de abastecimento do negócio, assim como estimular a competitividade entre essas empresas como meio para conseguir um melhor custo-benefício.

Entretanto, não basta apenas selecionar os fornecedores; é fundamental garantir que sejam responsáveis e que atendam às demandas de abastecimento do negócio conforme seu cronograma e necessidade.

Portanto, é essencial estabelecer, no processo de homologação, critérios para os potenciais fornecedores avaliarem, com o intuito de garantir a segurança e a confiabilidade da parceria. E fazer essa análise é uma das responsabilidades do comprador.

3. Qualificar os fornecedores

Ao formar uma parceria com um fornecedor, não significa que o trabalho do comprador acabou. Para estabelecer o relacionamento comercial mais seguro possível com o terceiro, é necessário mantê-lo sob permanente monitoramento, a fim de evitar riscos para a sua empresa.

Esse processo de checagem de aspectos regulatórios, reputacionais e financeiros para a gestão de riscos muitas vezes parece excessivo, mas é por meio dessa prática que a relação comercial tem potencial para crescer. 

A boa notícia é que existem sistemas que facilitam o processo, como o oferecido pela Linkana.

Ao usar o nosso software, seu departamento de procurement consegue automatizar o processo de homologação e de qualificação de terceiros, aumentar a confiança e a segurança na realização de consultas públicas e emissão de certidões corporativas e, assim, evitar erros e fraudes.

Com nossos robôs, que renovam certidões, consultas e documentos automaticamente e realizam análises inteligentes das informações e documentos privados compartilhados, seu negócio mitiga riscos e ganha eficiência.

Dica! Confira, no vídeo abaixo, como a Linkana mitigou riscos de fornecimento da empresa Amaggi.

4. Avaliar o desempenho desses parceiros comerciais

Outra das atribuições do comprador é a participação na avaliação de desempenho dos fornecedores durante o período de validade do contrato.

Desde a qualidade dos produtos e preços, até a pontualidade das entregas e o apoio fornecido, esse acompanhamento é importante para confirmar se os parceiros contratados continuam a cumprir as cláusulas contratuais.

Esse cuidado evita uma série de riscos para a sua empresa, a exemplo dos jurídicos, fiscais, reputacionais, financeiros, entre vários outros.

Leia também: “Processo de qualificação de fornecedores: como fazer em 5 passos”

5. Alinhar demandas e recursos financeiros

Quando o comprador recebe uma requisição, não pode, simplesmente, partir para a efetivação da solicitação. Uma de suas responsabilidades é verificar se a empresa tem orçamento disponível para adquirir os itens ou serviços solicitados.

A ideia, portanto, é alinhar as demandas de abastecimento aos recursos financeiros, evitar gastos desnecessários e, consequentemente, contribuir para melhorar a saúde financeira do negócio.

Lembra das compras estratégicas que citamos? Pois bem, essa prática se encaixa perfeitamente aqui.

6. Garantir o fluxo de abastecimento da empresa

Nessa mesma linha, mais uma das atribuições do comprador é assegurar que a empresa tenha tudo o que é necessário para se manter ativa a partir da garantia de que não haverá interrupções nos processos devido a problemas de abastecimento.

Uma forma de realizar essa obrigação é comparar as requisições de compras ao estoque, para confirmar se há materiais e insumos disponíveis e na quantidade ideal. 

É preciso, ainda, ter a habilidade de, por exemplo, identificar o momento certo de fazer reposições e a capacidade de analisar o prazo do pedido interno e o tempo necessário para atendimento do fornecedor, a fim de evitar lacunas que refletem na produtividade do negócio.

7. Estruturar e manter um bom relacionamento com os fornecedores

Relacionamentos estratégicos com os fornecedores são benéficos porque, entre outras vantagens, contribuem para a formação de parcerias de longo prazo, abrem caminho para negociações mais satisfatórias e reduzem diversos riscos.

Como é o comprador que está em contato direto com os representantes das empresas fornecedoras, também é sua responsabilidade estreitar esse laço. A atividade pode acontecer por meio de diálogos e interações transparentes, respeitosas, sinceras e profissionais. 

Outras responsabilidades do comprador

Como comentamos, as atribuições do comprador variam conforme o tamanho da empresa e seu ramo de atuação. 

Conforme as características e modelo de negócio, esse profissional também pode ter as seguintes responsabilidades:

• realizar análise e interpretação de relatórios, dashboards e KPIs;

• monitorar estoque;

• gerir contratos;

• identificar tendências em compras e aquisições;

• acompanhar mudanças de leis e regulamentações:

• elaborar e gerenciar orçamentos de compras

• mapear riscos de contratação de terceiros.

5 qualificações do comprador que se destacam

Porém, para executar todas essas atribuições com precisão, existem algumas qualificações do comprador que destacam o profissional e ajudam (muito) no seu dia a dia.

Aqui está a lista com as mais importantes:

1. contribuir com a gestão de risco;

2. comprometer-se com a sustentabilidade nas compras;

3. desenvolver relacionamentos estratégicos com os fornecedores;

4. trabalhar com indicadores de desempenho;

5. saber utilizar diferentes ferramentas.

Entenda!

1. Contribuir com a gestão de risco

Definir estratégias voltadas para a gestão de risco não é uma das obrigações do comprador — em linhas gerais, esse papel cabe aos gerentes, diretores e cargos mais elevados. Porém, é sua responsabilidade trabalhar para cumprir todas as diretrizes e boas práticas estabelecidas.

Na hora de escolher os fornecedores, por exemplo, esse profissional precisa se atentar a critérios de seleção como:

• histórico;

• custo-benefício;

• reputação;

• saúde financeira;

• opinião de clientes já atendidos;

• capacidade produtiva;

• logística;

• qualidade;

• comunicação;

• flexibilidade;

• inovação.

Essa análise é importante porque permite mensurar quais os riscos que a contratação pode causar para a empresa, bem como os que vale a pena assumir e quando é melhor buscar por fornecedores mais qualificados.

Assim, o trabalho do comprador é preciso e não afeta o negócio nas atividades seguintes e em outras áreas, como a jurídica e a financeira.

Aprenda mais sobre esse tema no artigo: “Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!”

2. Comprometer-se com a sustentabilidade nas compras

Garantir a sustentabilidade na cadeia de suprimentos é essencial para evitar que as aquisições causem impacto socioambiental.

Aqui, nos referimos a, por exemplo, adquirir bens e serviços de fornecedores que prejudicam a natureza e a vida humana, como desmatamento ilegal ou desrespeito aos diretos humanos. 

É obrigação do comprador entender que a atuação desses parceiros comerciais têm potencial para afetar negativamente a empresa contratante. Imagine, por exemplo, ter o nome da companhia relacionada a outra que usa mão de obra escrava. Com certeza, gerará problemas com os stakeholders.

Portanto, o ideal é o comprador priorizar as aquisições com fornecedores sustentáveis em detrimento a outros que não têm esse comprometimento.

3. Desenvolver relacionamentos estratégicos com os fornecedores

E por falar nesses parceiros comerciais, outra qualificação do comprador que o destaca é a capacidade de construir relacionamentos estratégicos com os contratados.

Como já comentamos o assunto aqui, destacaremos agora algumas técnicas que contribuem com a formação desse tipo de relação comercial. Veja:

• adotar a cultura do feedback;

• alinhar objetivos, propósitos, metas, valores e missão;

• realizar avaliações de desempenho periodicamente;

• estimular a melhoria contínua;

• compartilhar dados e informações relevantes;

• promover e/ou participar de treinamentos que ampliem o conhecimento sobre os produtos, serviços e necessidades da empresa.

4. Trabalhar com indicadores de desempenho

Também comentamos que, conforme o tamanho da empresa, lidar com indicadores (KPIs) entra na lista de atribuições do comprador.

Desses, os que mais afetam as decisões desse profissional são os de desempenho, como:

• prazo de entrega;

• qualidade dos produtos/serviços;

• sustentabilidade e conformidade ambiental;

• conformidade com contratos;

• flexibilidade;

• capacidade de resposta;

• templo de ciclo.

A mensuração desses KPIs é importante porque ajuda o comprador a decidir qual o melhor fornecedor para a demanda que tem em mãos e atuar com muito mais precisão.

5. Saber utilizar diferentes ferramentas

Praticamente todas as atribuições que citamos neste artigo são realizadas pelo comprador com muito mais eficiência, e com menos erros, se ele conhecer e souber usar diferentes ferramentas tecnológicas.

Sistemas de gestão de compras, ERPs (Enterprise Resource Planning) e SRM (Supplier Relationship Management), são ótimos exemplos.

O software da Linkana, por exemplo, oferece funcionalidades como:

• gestão por categoria;

• consultas automáticas a informações públicas;

• portal de fornecedores;

• fluxos de aprovação automáticos.

Veja neste vídeo o que oferecemos no SRM da Linkana!