Portal de fornecedores: por que usar na sua empresa?

Como funciona um portal de fornecedores?

Um portal de fornecedores funciona como um sistema de gestão, porém, específico para o controle e o gerenciamento de empresas fornecedoras. 

Geralmente, a contratação da solução é feita no modelo SaaS, sigla para o termo em inglês Software as a Service, que, no nosso idioma, significa Software com Serviço.

Nesse formato, não há a compra da ferramenta. O uso está atrelado ao pagamento de uma assinatura, que pode ser mensal, trimestral, semestral, ou em outro período. 

Também não há instalação em computadores. Todas as funções são acessadas via internet, e os dados e informações armazenados em nuvem, prática que é mais segura e barata, pois quem contrata não precisa se preocupar com atualizações, backups ou adoção de camadas de segurança digital.

Quanto aos recursos de um portal de fornecedores, em geral, são:

• cadastro;

• solicitação e análise de propostas, como RFI, RFP e RFQ;

• recebimento e controle de documentos;

• validação automática de dados e informações; entre outras.

Aproveite e leia também: "Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade" 

Por que utilizar um portal de fornecedores? 7 vantagens!

Utilizar um portal de fornecedores traz diversos benefícios para a sua empresa e para a rotina dos profissionais responsáveis pela gestão.

Entre as principais, estão:

1. mitigação de riscos;

2. redução de custos operacionais;

3. ganho de produtividade para o time de compras e procurement;

4. melhora do relacionamento com os fornecedores;

5. aumento da eficiência e da transparência dos processos;

6. identificação mais rápida de boas oportunidades;

7. elevação da qualidade das aquisições.

Entenda os motivos!

1. Mitigação de riscos

A contratação de fornecedores é uma prática que gera aos negócios riscos financeiros, reputacionais, socioambientais, jurídicos, entre outros. 

Isso acontece porque há uma parceria comercial entre duas pessoas jurídicas. Assim, se uma descumprir alguma lei, por exemplo, a outra pode sofrer as consequências.

Justamente para evitar problemas como esses que um dos primeiros passos de uma gestão de fornecedores eficiente é avaliar o cadastro dessas empresas.

Nesta etapa, deve-se verificar questões como status do CNPJ, validade de alvarás de funcionamento e licenças, entre outras informações.

Obviamente, essa atividade demanda tempo e requer muita atenção dos profissionais. 

Qualquer detalhe que passar despercebido pode afetar o fluxo de funcionamento do contratante, indo deste problema relacionado a desabastecimento, até à perda de oportunidades de vendas por não conseguir entregar aos clientes finais o prometido.

Confira também: "5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los"

2. Redução de custos operacionais

O portal de fornecedores é uma ferramenta digital, logo, sua base é tecnológica, certo? Essa característica ajuda a reduzir custos porque as atividades feitas automaticamente são finalizadas em menos tempo e com mais chances de acertos.

Com menos retrabalho, a empresa reduz custos, e também tem a possibilidade de trabalhar com um time reduzido, já que o sistema ajuda a escalar os processos de gestão de fornecedores mesmo se a rede de abastecimento aumentar.

Sobre esse assunto, temos um artigo que ajudará você: "O que é gestão de custos? Entenda a importância e como fazer". Não deixe de ler!

3. Ganho de produtividade para o time de compras e procurement

Uma consequência da vantagem anterior é o aumento da produtividade da equipe de compras e procurement.

Quer um exemplo? A função “portal de fornecedores” da Linkana valida automaticamente dados bancários, conforme já comentamos. 

E quanto mais atividades forem feitas dessa forma, mais tempo livre os profissionais têm para se dedicar a outras tarefas importantes, como estruturar um bom relacionamento com os fornecedores.

4. Melhora do relacionamento com os fornecedores

Por falar nisso, o relacionamento com os fornecedores pode ser aprimorado porque a solicitação e a análise de questionários e documentos ocorrem de maneira mais prática e simples. 

Não é preciso cobrar o envio da documentação, por exemplo, pois o próprio sistema pode fazer isso. Desse modo, desde os primeiros contatos, a comunicação é clara e livre de ruídos.

Sugestão de leitura: "Como e por que criar relacionamentos duradouros com fornecedores?"

5. Aumento da eficiência e da transparência dos processos

Como há a centralização de dados e informações, gestores e membros da equipe de compras e procurement têm acesso fácil a tudo o que precisam no dia a dia.

A dinâmica otimiza o dia a dia, e garante o acompanhamento dos processos com transparência, inclusive preparando a empresa para auditorias de compras.

6. Identificação mais rápida de boas oportunidades

O acesso rápido ao cadastro e aos questionários viabiliza a comparação de diferentes empresas fornecedoras. Ao fazer isso, é possível identificar qual tem mais condições para atender ao seu negócio.

Por exemplo, pode-se ver a localidade e avaliar se a distância pode ser um risco para o fluxo de abastecimento. 

No portal de fornecedores da Linkana, você também tem a chance de verificar quem entregou formulários como alvará de funcionamento e de práticas ESG, entre outros, revisá-los, e chegar ao parceiro comercial ideal.

7. Elevação da qualidade das aquisições

Ainda nessa linha de raciocínio, outra vantagem da ferramenta é identificar qual fornecedor entrega produtos e/ou serviços com mais qualidade.

As certificações apresentadas são um exemplo de como obter a resposta. Afinal, se a empresa fornecedora tem o selo, significa que atende a rígidos requisitos em suas operações.

Porém, esse é mais um documento a solicitar e analisar — entre muitos! Por isso, contar com a tecnologia é tão importante no gerenciamento.

Aprimore seu conhecimento sobre o tema com o artigo:  "Gestão da qualidade de fornecedores: como realizar? 3 fases principais"

Como encontrar fornecedores qualificados para o seu negócio? 

Para encontrar fornecedores qualificados para o seu negócio, o mais indicado a se fazer é:

• realizar pesquisas on-line;

• avaliar indicações de conhecidos, funcionários e outros parceiros comerciais;

• descobrir quem são os fornecedores da concorrência;

• entrar em contato com entidades de classe;

• participar de eventos, feiras, e demais atividades que ajudem no networking.

Inclusive, temos um artigo que explica esses e outros pontos em detalhes. Não deixe de conferir! "7 dicas de como encontrar bons fornecedores + 1 ferramenta"

Como a Linkana melhora a gestão de fornecedores da sua empresa?

A Linkana é o SRM do futuro! Uma das funcionalidades do nosso sistema é o portal de fornecedores, com todos os recursos e vantagens que apresentamos ao longo deste artigo.

Com a nossa solução, o onboarding de fornecedores do seu negócio se centraliza em único ambiente digital, indo do cadastro de parceiros comerciais ao monitoramento em tempo real. 

Tudo isso em uma plataforma intuitiva e unificada para envio de informações, fluxos de aprovações automatizados e dashboards informativos.

O que somente a Linkana oferece?

Além do portal de fornecedores, outras funcionalidades da Linkana são:

• gestão por categoria: segmentação de fornecedores por categorias e acompanhamento de status do processo por meio de filtros e relatórios de pendências.

• consultas automáticas: após adicionar um fornecedor, você e seu time de compras têm acesso instantâneo às informações públicas da Receita Federal, certidões negativas, listas restritivas, ao nosso ESG Rating, e muito mais.

• times de revisão: diferentes equipes podem participar do processo de homologação na revisão e validação de formulários enviados pelo fornecedor. Para documentos com validade, o fornecedor é notificado automaticamente para atualizá-lo 45 dias antes do vencimento.

• fluxos de aprovação: após a validação de todas as informações do fornecedor, o Score de confiança define as recomendações de risco ou direciona o processo fluxos para fluxos de aprovação automáticos.

• dashboards: com representações gráficas que facilitam a interpretação de dados e as tomadas de decisão.

Quais as vantagens de usar o SRM da Linkana?

Economize tempo na homologação de fornecedores automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. 

Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que define o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

Os maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez, já usam Linkana.

Quais são os diferenciais da Linkana?

Nossa solução se destaca das outras disponíveis no mercado, pois é:

• MODERNA → Utilize uma ferramenta de qualidade e que realmente funcione. A Linkana foi feita para seus fornecedores e gestores, com automações em todo o processo e uma experiência de usuário incomparável com a que você vê em nossos concorrentes.

• SIMPLES → Configure e atualize sua política de homologação e cadastro de maneira flexível e prática, utilizando informações e fluxos de aprovações de acordo com as melhores práticas de mercado.

• INTEGRADA →  Possuímos conectores para fontes internas e serviços externos, além de integrarmos com o ERP ou S2P para que as informações estejam sempre disponíveis em tempo real para seus compradores e requisitantes.

• NACIONAL →  Oferecemos nativamente e de maneira gratuita uma série de consultas automáticas a bases públicas, listas restritivas e certidões relativas às informações mais exigidas em processos de cadastro e homologação em empresas no Brasil.

Chega de sistemas velhos, instáveis e cheios de problemas. Simplifique e automatize o cadastro de fornecedores com o melhor SRM do mercado.

Quer saber como? Basta preencher o formulário abaixo e solicitar uma demonstração.