Gestão de Fornecedores
Monitoramento de fornecedores: o que é e qual a importância?
O monitoramento de fornecedores é uma atividade na qual o time de compras e procurement avalia periodicamente o desempenho das companhias fornecedoras que contratou para suprir a necessidade de abastecimento do seu negócio.
O acompanhamento tem por objetivo averiguar se o desempenho dos fornecedores está conforme os parâmetros qualitativos e quantitativos considerados ideais para a sua empresa. Dessa forma, é possível assegurar um bom fluxo de suprimentos e melhorar o aproveitamento dos itens e/ou serviços adquiridos.
Estabelecer critérios de acompanhamento, comunicar quais são aos parceiros de abastecimento e monitorar os indicadores de desempenho constantemente são práticas importantes porque ajudam a mitigar riscos, estimular a competitividade da supply chain e aprimorar o relacionamento com fornecedores.
Quer entender melhor? Então, siga a leitura deste artigo e confira o que é monitoramento de fornecedores, passo a passo de como implementar e dicas de como realizar o acompanhamento com eficiência!
O que é monitoramento de fornecedores?
O monitoramento de fornecedores é uma avaliação recorrente do desempenho das empresas fornecedoras que participam da cadeia de suprimentos de um negócio. Para a análise, consideram-se critérios que envolvem a qualidade dos produtos e serviços entregues, bem como a manutenção das certificações de compliance necessárias para a homologação.
É importante frisar que a prática difere do acompanhamento de controle de estoque e de abastecimento, pois, além de assegurar um volume de suprimentos saudável para a operação da empresa, considera também critérios qualitativos e subjetivos.
Dessa forma, o monitoramento de fornecedores abrange desde o cumprimento dos prazos de entrega, padrão de qualidade e custos praticados, até fatores mais difíceis de mensurar, como facilidade em se comunicar, abertura para negociação, inovações implementadas e demonstração de empenho.
Em geral, as boas práticas desse tipo de monitoramento indicam que a coleta e a avaliação de dados devem ser constantes e atualizadas.
Obter informações em tempo real facilita a identificação de fatores relevantes, sejam falhas ou oportunidades.
Todo esse processo serve para a contratante comparar de maneira mais assertiva a relação custo-benefício obtida com cada fornecedor e usar o resultado em longo prazo como uma forma de filtrar os parceiros comerciais que mais agregam valor e, portanto, merecem prioridade na distribuição de recursos.
O uso de sistemas de monitoramento de fornecedores é indicado para facilitar o recolhimento e a análise com agilidade e inteligência de grandes quantidades de informações.
Dica de leitura: “Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?”
Qual a importância do monitoramento de fornecedores?
Investir no monitoramento de fornecedores faz parte da gestão de suprimentos e também da gestão de riscos.
Por meio dessa prática, é possível manter o nível de excelência no abastecimento e nas operações da empresa, sem a necessidade de gastos extras ou desnecessários para a aquisição de suprimentos.
A análise de fornecedores também serve para manter um nível de qualidade padronizado, alinhado aos parâmetros que o negócio contratante negociou com o fornecedor.
Tenha em mente que a atuação dos demais membros da cadeia de suprimentos — de fornecedores a prestadores de serviços, como empresas de logística e entrega —, gera impacto direto na percepção da sua empresa junto aos stakeholders internos e externos, inclusive perante os seus clientes finais.
Podemos definir, portanto, que a importância do monitoramento de fornecedores está em assegurar o bom resultado das parcerias e também certificar que agregam valor para a reputação e operação da empresa contratante, o que, inevitavelmente, é perceptível por toda a organização.
Por outro lado, não se deve deixar de valorizar a vantagem estratégica que a prática proporciona.
Assim, encontrar os parceiros comerciais com melhor desempenho no contexto qualitativo e quantitativo é crucial para identificar o melhor custo-benefício e otimizar o aproveitamento de recursos.
Aproveite e leia também o artigo: “Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?”
6 benefícios do monitoramento de fornecedores
Por meio do monitoramento de fornecedores, uma empresa pode desfrutar dos seguintes benefícios para sua operação:
melhores condições de negociação, inclusive prazos de entrega e valores dos pedidos;
mitigação de riscos operacionais relativos ao fluxo de abastecimento;
aumento do valor agregado e da credibilidade da operação;
manutenção do nível de qualidade esperado para os produtos;
facilidade em identificar oportunidades de crescimento;
assertividade estratégica para criar e atingir metas mais desafiadoras.
Como implementar o monitoramento de fornecedores? 7 passos!
O passo a passo de como implementar o monitoramento de fornecedores inclui:
Determinar os critérios de avaliação;
Estabelecer a periodicidade;
Escolher os indicadores de desempenho;
Classificar as empresas fornecedoras;
Levantar os dados necessários;
Definir a ferramenta de monitoramento;
Garantir uma boa comunicação e transparência.
Veja, a seguir, os detalhes de cada uma das etapas de controle de fornecedores.
1. Determinar os critérios de avaliação
Os critérios de monitoramento de fornecedores precisam ser compatíveis com o ramo de atuação e a natureza da cadeia de suprimentos do seu negócio.
De modo geral, não há como antecipar quais serão esses parâmetros, uma vez que, assim como em análises de compliance, a perspectiva do segmento da empresa implica na variação de diversos fatores.
Assim, uma forma de definir os critérios de análise de fornecedores da sua companhia é considerar o objetivo da prática. Isto é, o que pretende verificar dos parceiros de abastecimento, por exemplo, qualidade, pontualidade, conformidade regulatória e sustentabilidade.
Apesar de alguns fatores serem subjetivos, é essencial a assertividade para avaliá-los. Para esclarecer esse ponto, assista ao vídeo a seguir, que fala exatamente sobre a seleção de critérios para monitorar fornecedores:
2. Estabelecer a periodicidade
A gestão de fornecedores é uma prática constante. Logo, o monitoramento do desempenho dos parceiros de abastecimento também deve ser. Portanto, é crucial definir a periodicidade da análise, a fim de evitar que algum risco passe despercebido.
Para determinar o melhor período, você deve considerar alguns fatores, como o número de fornecedores que tem na sua supply chain, o volume e a frequência de compras.
Evite espaçar muito uma análise da outra, pois, de um período para o outro, podem ocorrer mudanças no modo de trabalho dos fornecedores que afetem a dinâmica de funcionamento da sua empresa.
Além disso, para um processo de monitoramento de fornecedores realmente confiável, é importante definir a revisão dos indicadores, a fim de mantê-los sempre alinhados com o momento em que a sua empresa está e os fatores mais importantes para o seu crescimento.
Entenda mais sobre a gestão de KPIs no próximo tópico.
3. Escolher os indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho de fornecedores — ou KPIs (Key Performance Indicators) — são métricas voltadas para a avaliação de performance das empresas fornecedoras, a partir de critérios específicos, como qualidade, pontualidade e conformidade.
Por meio de percentuais e resultados qualitativos e quantitativos, os KPIs apontam se os parceiros de abastecimento atendem ou não aos parâmetros ideais para permanecerem na rede de abastecimento do negócio.
Além dos indicadores que citamos, estes também são fundamentais para um monitoramento de fornecedores eficaz:
saúde financeira;
precisão nas entregas;
frequência de devoluções e trocas de insumos;
capacidade de resposta;
inovação;
sustentabilidade.
Entenda melhor cada um e sua relevância no artigo: “Indicadores de desempenho: 9 essenciais para a sua empresa!”
4. Classificar as empresas fornecedoras
Classificar as empresas fornecedoras facilita o monitoramento e a definição dos indicadores de desempenho.
Para aplicar a técnica, segmente os parceiros de abastecimento da sua empresa por categoria — por exemplo, críticos, estratégicos ou operacionais. Você também pode considerar o tipo de fornecedor (monopolista, habitual e especial).
A definição dos parâmetros depende do tamanho da sua supply chain e das características dos produtos/serviços que compra para o seu negócio.
5. Levantar os dados necessários
ERPs e SRMs são ótimos exemplos de sistemas para coletar os dados necessários para a análise de fornecedores.
O Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, integra o registro e controle de diversas informações, como data de vencimento de contratos, prazos de entrega e processos de auditoria e conformidade.
O Supplier Relationship Management — gestão de relacionamento com fornecedores — é um software que otimiza, automatiza e aprimora o gerenciamento de parceiros de abastecimento.
Por meio de um SRM como o da Linkana, os times de compras e procurement realizam diversas tarefas, como:
consultas automáticas a informações públicas;
segmentação de fornecedores por categoria;
automatização de fluxo de aprovação.
No que se refere pontualmente ao controle de fornecedores, o sistema gera uma série de relatórios, dados e informações que ajudam a monitorar e analisar os parceiros de abastecimento em tempo real.
Além disso, o sistema da Linkana é integrável a diversos softwares, como ERPs e soluções voltadas para compras.
Veja como funciona o SRM da Linkana:
6. Definir a ferramenta de monitoramento
Como analisar tantos dados? Nesta etapa, contar com a tecnologia certa também é essencial. Ferramentas de Business Intelligence para análise de dados, como o Power BI, Tableau e Google Data Studio ajudam a consolidar, visualizar e interpretar grandes volumes de informações de forma prática e intuitiva.
Quando integrada a outros sistemas, a exemplo do ERP e do SRM, potencializa a análise e contribui para que os gestores e seus times tomem decisões embasadas em dados atualizados e relevantes.
Este artigo também ajudará você: “Integração de ERP com SRM: 7 vantagens para a sua empresa”
7. Garantir uma boa comunicação e transparência
A comunicação clara e transparente é essencial para o sucesso do monitoramento de fornecedores. Afinal, os parceiros de abastecimento precisam saber que seus desempenhos são acompanhados, em qual período e de que forma.
Portanto, logo na homologação, deixe clara a prática e os detalhes sobre quais critérios estão sob avaliação. Dessa forma, você dá aos fornecedores a chance de aprimorar a maneira como trabalham.
Além disso, abre caminho para a construção de parcerias mais duradouras, sólidas, vantajosas e estratégicas para ambos os lados.
Leia também: “Controle de fornecedores: qual a importância e como realizar? 7 dicas!”
Qual a importância do monitoramento de fornecedores em tempo real?
Já falamos sobre a importância do monitoramento de fornecedores para um negócio de modo geral. Porém, é fundamental destacarmos o impacto da atividade quando os times a realizam em tempo real.
Acompanhar o desempenho das empresas de abastecimento em tempo integral é relevante porque a situação do parceiro comercial pode mudar a qualquer momento após a homologação, a exemplo do cometimento de infrações ou irregularidades por descumprimento das leis. Logo, analisá-los apenas uma vez não é suficiente.
Com a análise de dados em tempo real, a equipe de compras tem acesso às informações necessárias para realizar alguma mudança antes que a empresa contratada se torne um risco para a sua organização ou, até mesmo, encerrar o contrato e buscar um novo fornecedor.
Por outro lado, sem o conhecimento dos dados em tempo real, seu negócio fica sob ameaças de diversas origens, como financeiras e reputacionais, as quais comprometem seriamente o fluxo de trabalho e o crescimento do negócio.
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10 boas práticas de monitoramento de fornecedores
Para ajudar você nesta atividade, listamos 10 boas práticas de monitoramento de fornecedores. Confira:
Estabeleça indicadores de desempenho claros, possíveis de mensurar e, principalmente, alinhados aos objetivos e valores do seu negócio;
Realize auditorias periódicas e inclua, principalmente, critérios como conformidade, qualidade, saúde financeira, responsabilidade social e ética, capacidade produtiva e segurança da informação;
Não deixe de classificar os fornecedores por nível de criticidade e relevância para a sua cadeia de suprimentos, a fim de facilitar o controle e a periodicidade de avaliações;
Utilize a tecnologia a seu favor na hora de coletar e analisar os dados, a exemplo de sistemas de ERP e BI. Assim, você otimiza e automatiza o processo, evita falhas e facilita o monitoramento em tempo real;
Mantenha um fluxo de comunicação constante e transparente com as empresas fornecedoras que abastecem a sua, pois ajuda a ajustar pontos de desacordo e a evitar atritos desnecessários;
Implemente contratos com cláusulas de desempenho e penalidades de acordo com o nível de infração cometida e impacto do fornecedor na sua supply chain;
Monitore continuamente a qualidade dos produtos ou serviços, independentemente do tempo que o fornecedor está na rede de abastecimento da sua empresa;
Crie planos de ação para corrigir falhas identificadas o mais rápido possível. Pense que, quanto mais rápido agir, menores serão as consequências negativas para o seu negócio;
Ajuste os indicadores de sustentabilidade e responsabilidade social conforme as mudanças de leis e normas. Assim, você alinha a atuação da sua empresa às melhores práticas do mercado;
Revise regularmente o desempenho dos fornecedores, principalmente em períodos em que realizar algum ajuste estratégico para o seu negócio.
Análise e gestão de fornecedores: um complemento ao monitoramento
Uma boa gestão de fornecedores é crucial para um monitoramento preciso. É por meio do gerenciamento constante e pontual dos parceiros de abastecimento que o time de compras e procurement tem os dados necessários para avaliar como está o desempenho de cada um.
Além disso, ao fazer a gestão de fornecedores, o alinhamento entre o que a sua empresa precisa e as companhias fornecedoras entregam fica mais fácil. Logo, a expectativa quanto ao que se espera da performance dos parceiros comerciais também fica mais clara.
Um dos principais motivos é que se trata de uma atividade ampla, que vai desde a identificação da necessidade de abastecimento, passa pelo encontro do melhor fornecedor para suprir a demanda e finaliza no encerramento do contrato, quando não há interesse de renovação.
A gestão de fornecedores ajuda os responsáveis a olhar para todas as etapas da contratação e avaliar como os parceiros atuais e futuros respondem a cada uma.
Dessa forma, se em alguma fase do fluxo houver posturas contraditórias ao que a empresa contratante espera, é possível conversar para ajustá-las. Em caso de desacordo, o melhor caminho é buscar outra fonte de abastecimento, a fim de manter a empresa protegida de diversos riscos.
Como funciona, na prática?
Com base neste ponto de vista, podemos dizer que a análise e a gestão de fornecedores funcionam como complementos do monitoramento porque:
permitem uma avaliação mais confiável do histórico de desempenho;
facilitam o alinhamento estratégico entre a empresa contratante e os fornecedores
identificam riscos operacionais, financeiros e reputacionais antes que impactem a contratante;
garantem a conformidade regulatória e a sustentabilidade nas operações da supply chain;
fortalecem a gestão de contratos e renegociação de termos contratuais;
promovem a adaptação rápida a mudanças no mercado;
ajudam a reconhecer o potencial de valor de cada fornecedor para o negócio;
melhoram as tomadas de decisão por entregar informações detalhadas e atualizadas.
Como a Linkana ajuda no monitoramento dos seus fornecedores?
A Linkana oferece uma plataforma completa para monitoramento simplificado de fornecedores, sem burocracia e repleta de recursos importantes para a gestão da sua cadeia de suprimentos.
Estão entre os nossos diferenciais:
cadastro de fornecedores a partir do CNPJ;
consulta automatizada de compliance em bases públicas;
acompanhamento de performance e mitigação de riscos em um só lugar;
facilidade de comunicação e transparência total.
Entenda mais neste vídeo:
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