O que é uma empresa inapta e como o seu CNPJ pode ser regularizado?

Uma empresa inapta é aquela que deixou de prestar informações essenciais, como documentações ou relatórios obrigatórios, para a Receita Federal, e, portanto, está incapacitada de realizar transações comerciais.

Diante disso, fazer negócios com uma empresa inapta oferece riscos às organizações que buscam fornecedores confiáveis e transparentes, já que não há garantias fiscais e legais de que os negócios serão cumpridos.

Entenda na prática o que é uma empresa inapta, como ela pode fazer para regularizar isso e como verificar o CNPJ e histórico de possíveis fornecedores.

O que caracteriza uma situação cadastral inapta? 

Uma empresa pode ser declarada como inapta caso omita declarações de contabilidade e demonstrativos por dois anos consecutivos para a Receita Federal ou se ela possui irregularidades em operações de comércio exterior.

Entre os principais documentos omitidos que podem tornar uma empresa inapta estão:

1. Relação Anual de Informações e Salários (RAIS);

2. Escrituração Contábil Fiscal (ECF);

3. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);

4. Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório (PGDAS-D)

5. Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI) – para MEI;

6. Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) – para os optantes pelo Simples Nacional;

7. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

É muito normal que as pessoas confundam um CNPJ inapto com inativo. No entanto, há diferenças fundamentais entre essas condições.

A empresa com situação cadastral inapta é aquela que deixou de cumprir alguma obrigação fiscal. Já o CNPJ inativo se refere a uma instituição sem movimentação alguma em 30 dias. 

Essas movimentações se classificam em atividades:

• operacionais;

• não operacionais;

• patrimoniais;

• financeiras (investimentos e aplicações estão incluídos aqui).

No fim das contas, é importante saber que o caso mais grave é o CNPJ inapto, já que ele sinaliza omissões e falta de pagamentos à Receita Federal.

Quais são as restrições de uma empresa inapta?

A principal norma que estabelece orientações sobre uma empresa inapta é a Instrução Normativa RFB nº1863/2018. 

De acordo com esse documento, as restrições para as empresas inaptas incluem:

• impedimento de participar de novas inscrições;

• possibilidade de baixa de ofício de inscrição;

• invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais;

• nulidade de documentos fiscais;

• responsabilidade dos sócios pelos débitos em cobrança.

Ou seja, a empresa inapta não pode cumprir com as suas atividades regulares, pois não é capaz de emitir notas fiscais, realizar operações comerciais ou movimentar contas bancárias.

Outro ponto é que o dono deste empreendimento pode perder o CNPJ e ter o seu negócio inscrito no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (Cadin), uma espécie de lista de inadimplentes fiscais que impede organizações privadas de funcionarem.

Além disso, um CNPJ inadequado traz prejuízos financeiros e de imagem para o estabelecimento em questão e também para aqueles que fazem negócios com ele. Por isso, é preciso seguir as normas e legislações vigentes na área e regularizar a sua condição, caso necessário.

Quer entender mais sobre riscos fiscais? Leia nosso texto “Conheça 4 riscos criminais e operacionais de comprar sem nota fiscal”.

Como consultar se uma empresa está inapta? 

Uma maneira fácil, rápida e gratuita de averiguar se uma empresa está inapta é fazendo uma busca no site “Consulta CNPJ” da Linkana. 

Essa é uma página aberta na qual você pode procurar o nome ou CNPJ de uma empresa e já puxar de forma simples todos os dados da Receita Federal. Também é possível navegar entre outros itens relevantes como CNAE, quadro societário e natureza jurídica.

Além da situação da empresa, o site da Linkana também direciona a pesquisa para a averiguação de comprovantes oficiais de regularidade fiscal como:

• comprovante do Cartão CNPJ;

• certidão negativa de tributos federais;

• certificado de regularidade do FGTS;

• certidão negativa de débitos trabalhistas;

• comprovantes do Sintegra, do CNEP, do CEIS e do CEPIM.

CNPJ inapto: o que fazer?

Se ao consultar o CNPJ no site da Receira Federal a situação da organização aparece como inapta é preciso entender a origem disso.

O primeiro passo para quem busca o que fazer com o CNPJ inapto é verificar quais são as pendências e identificar as declarações emitidas no site da Receita Federal. A regularização só será possível com a entrega dos documentos ou escriturações omitidas. Nesse processo, é essencial contar com uma assistência contábil.

Como regularizar o CNPJ inapto?

Quem busca como regularizar o CNPJ inapto deve fazer o levantamento das documentações que deixaram de ser declaradas nos últimos dois anos, de acordo com o mês base, e separar as declarações e escriturações fiscais faltantes.

Em seguida, é preciso encaminhá-las para a Receita Federal, para que ela analise a reversão da inaptidão e indique os valores das multas a serem pagas em cada caso. 

Depois da regularização, o CNPJ volta a ficar ativo em até 24 horas e a empresa inapta volta a ter a possibilidade de fazer negócios. Para isso, é preciso garantir que as futuras obrigações sejam entregues no prazo.

Com o pagamento das multas e pendências, o empreendedor terá acesso também à Certidão Negativa de Débito.

Como buscar fornecedores com CNPJ ativo ?

Ao buscar parceiros comerciais confiáveis, é fundamental que a sua instituição faça uma avaliação minuciosa do histórico deles, por meio do levantamento dos dados vinculados ao CNPJ. Dessa forma, é possível contratar empresas ativas perante à Receita Federal. 

Indo além, ao procurar fornecedores por meio de um software de e-procurement, a sua organização consegue desburocratizar e tornar mais eficiente o seu processo de qualificação e homologação, fazendo uma varredura completa em bases públicas e privadas para escolher os parceiros comerciais mais confiáveis. 

A Linkana pode fazer todo esse processo para você! Nosso software emite automaticamente uma série de documentos, entre os quais estão o comprovante de inscrição e situação cadastral do CNPJ, a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União e o Certificado de Regularidade do FGTS.

Além disso, outras informações que são levantadas são se o empreendimento têm autuações ambientais, embargos, possui trabalhadores em condições análogas à de escravidão e a quantidade de ações trabalhistas que ela enfrenta, por exemplo. 

Tudo isso garante um processo de contratação de fornecedores com riscos reduzidos e a diminuição da probabilidade de futuros problemas em decorrência de irregularidades com os parceiros comerciais.

Acesse a Linkana para automatizar, facilitar e aprimorar o processo de cadastro, qualificação e homologação dos seus fornecedores!