Controle de documentação de fornecedores: como realizar corretamente?

O controle de documentação de fornecedores é uma prática de gestão que objetiva manter organizado todos os documentos relacionados às empresas contratadas para garantir o fluxo de trabalho e produção do seu negócio.

Inicialmente, o conceito remete à ideia de que basta manter esses papéis em ordem, e à mão, que esse propósito é alcançado.  Entretanto, essa atividade vai muito além de ter arquivos e pastas devidamente catalogados e arrumados.

Isso porque,por meio de um controle efetivo de documentos é possível ordenar e padronizar as informações que precisam ser acessadas constantemente, facilitar monitoramentos e realizar a avaliação de desempenho dos fornecedores de uma maneira mais precisa.

Mas um dos pontos mais importante do controle de documentação de fornecedores é que essa tarefa permite acompanhar pontualmente se esses estão cumprindo as leis ambientais, a exemplo das voltadas para gestão de resíduos.

Por conta dessa característica, essa prática se torna ainda mais importante na gestão de fornecedores da área médica, tais como os relacionados a hospitais, laboratórios, distribuidores de equipamentos médicos, entre outros.

Mas qual seria a maneira correta de fazer esse gerenciamento de documentos? Quais são os benefícios que essa atividade pode trazer para o seu negócio? Siga a leitura deste artigo e confira agora respostas para essas e outras perguntas sobre o tema!

O que é controle de documentação de fornecedores?

O controle de documentação de fornecedores é uma atividade administrativa que tem como principal objetivo facilitar o acompanhamento, a verificação e confirmação se as empresas contratadas pelo seu negócio para manter sua rede de abastecimento estão em compliance com as regulamentações que as regem.

Essa prática deve fazer parte da sua gestão de fornecedores, e é fundamental para evitar uma série de problemas.

Por exemplo, quando um fornecedor descumpre regras ambientais, ele se torna passível de sanções e penalidades aplicadas pelos órgãos fiscalizadores desse setor. Com isso, o seu negócio também sente os reflexos, e tem grandes chances de enfrentar diversos transtornos, tais como:

• comprometimento do fluxo da cadeia de suprimentos, afetando linhas de produção e dinâmica de entrega de produtos e/ou serviços para os clientes;

• risco de reputação empresarial, visto que a sua marca pode ser vinculada a práticas ilegais;

• prejuízo no relacionamento com consumidores, investidores, ou mesmo outros fornecedores.

Quais são os benefícios do controle de documentação de fornecedores?

O controle de documentação de fornecedores está diretamente relacionado à prevenção de riscos passivos nos âmbitos ambientais e criminais. Esse, portanto, já é um dos benefícios dessa atividade.

Outra das suas diversas vantagens é que essa tarefa contribui para um armazenamento, gestão, tratamento de dados, de informações e de documentos de fornecedores muito mais eficiente e preciso.

Porém, somados a esses dois principais benefícios, existem vários outros que são bem importantes que você conheça. Assim, entre os diversos pontos positivos desse tipo de controle de documentos de fornecedores, os que mais se destacam são:

• melhora na forma de organizar as documentações;

• resgate mais rápido de dados e informações sempre que necessário, por exemplo, em épocas de auditoria;

• proteção adequada dos documentos recebidos no momento da homologação de fornecedores;

• aumento da capacidade de negociação, visto que terá à mão documentos e dados necessários para usar como base de argumentação;

• atendimento de padrões de qualidade, a exemplo das exigências para obtenção da certificação ISO 9001;

• identificação da época exata de solicitar aos fornecedores a comprovação da renovação de suas licenças, a fim de garantir a continuidade do contrato de abastecimento.

O que se entende por controle de documentação por vencimento de fornecedores?

Como o nome sugere, o controle de documentação por vencimento de fornecedores consiste em acompanhar a validade dos documentos apresentados, ordenando-os por data de vencimento. A estratégia promove  o acompanhamento das renovações e do que é preciso solicitar para que os fornecedores providenciem em tempo hábil.

Dica! Não deixe de ler este artigo: "Como fazer gestão de documentos: importância + 10 dicas para se organizar"

Como aplicar o controle de documentação por vencimento de fornecedores na prática? 

Para falarmos sobre como aplicar o controle de documentação por vencimento de fornecedores de forma prática, usaremos como exemplo empresas da área médica, que inclui distribuidores de equipamentos médicos, laboratórios, hospitais, entre outros negócios relacionados.

Assim, o primeiro passo dessa atividade consiste em identificar quais documentos são necessários para fazer a avaliação de fornecedores hospitalares. 

É certo que essa definição depende do serviço que será prestado, ou do tipo de suprimento que será fornecido. Porém, em linhas gerais, alguns exemplos de documentos exigidos para fornecedores da área de saúde são:

• documentos de licença de funcionamento emitidos pela Vigilância Sanitária, pela Anvisa, entre outros órgãos regulamentadores desse setor;

• Manifesto de Transporte de Resíduos (MTR);

• Relatório Anual do CADRI, ou Declaração Anual de Resíduos (relacionado à CETESB, Companhia Ambiental do Estado de São Paulo;

• Certificado de Destinação Final (CDF);

• Ficha com Dados de Segurança de Resíduos Químicos (FDSR).  

Com essa etapa concluída, o passo seguinte consiste em registrar todos os documentos que foram enviados pelos fornecedores qualificados. E como estamos falando sobre controle de documentação por vencimento, o critério de organização neste formato de armazenamento deve ser a data limite de validade do documento.

Ou seja, é preciso incluir todos os documentos recebidos em uma ferramenta de controle, listando a qual fornecedor pertence, ao que se refere a documentação e em qual dia ela precisa ser renovada.

Como você deve imaginar, fazer isso manualmente demanda tempo e tem alta probabilidade de gerar uma série de falhas. Por conta disso, contar com um sistema próprio para otimizar a coleta, a análise e fazer verificações automáticas dos documentos dos seus fornecedores é tão importante.

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