Controle de fornecedores: qual a importância e como realizar? 7 dicas!

O controle de fornecedores é uma atividade administrativa ampla, que engloba desde a identificação da empresa fornecedora mais capacitada para atender a sua, até a análise do desempenho desse parceiro durante a validade do contrato firmado entre as partes.

Por mais que o monitoramento de fornecedores seja algo complexo, ele é de extrema importância. Apenas dessa forma é possível garantir o fluxo das operações, a frequência e a qualidade do abastecimento de insumos ou a oferta de serviços, entre outros pontos fundamentais para manter as atividades empresariais em dia.

Quanto a isso, é essencial enxergar e tratar os agentes que compõem a cadeia de suprimentos como um dos pilares de crescimento da sua empresa. 

Aqui, partimos do princípio que, sem as matérias-primas e os serviços terceiros adequados, entregues no prazo e com a qualidade esperada, as soluções oferecidas pela sua companhia serão comprometidas.

O cliente final, que está na última ponta dessa rede comercial, é seriamente impactado devido ao recebimento de produtos e/ou serviços fora da data estimada de entrega ou com qualidade inferior ao esperado.

Deixar isso acontecer afeta o relacionamento da marca com seus consumidores e, por consequência, o volume de vendas e o faturamento. E, dependendo do impacto gerado pela ineficiência dos fornecedores, sua empresa pode ter que lidar com outros problemas, tão graves quanto, a exemplo dos reputacionais e jurídicos.

Por razões como essas, é tão importante saber como realizar um bom controle de fornecedores. Logo, para ajudar você nessa tarefa, trouxemos sete dicas que farão toda a diferença. Siga a leitura e confira agora quais são!

O que é controle de fornecedores?

O controle de fornecedores, também chamado de monitoramento de fornecedores, é uma atividade empresarial que visa acompanhar de perto esse parceiro em todas as etapas do relacionamento comercial estabelecido entre ele e sua empresa.

Aplicável a negócios de todos os portes e segmentos, esse gerenciamento é vital para a realização de uma gestão de fornecedores precisa, que ajude a companhia a alcançar mais e melhores resultados.

Como comentamos logo na abertura deste artigo, o controle de fornecedores é bem amplo, pois engloba práticas como:

• identificação da empresa fornecedora mais qualificada para atender a sua;

• realização de todo o processo de homologação de fornecedores, incluindo coleta e análise de variados documentos, indo desde o cartão de CNPJ até as certificações específicas do ramo de atuação;

• controle da documentação de fornecedores, a fim de acompanhar as datas de validade e a necessidade de renovação, dependendo do documento;

• verificação das ameaças que os fornecedores podem trazer para seu negócio, a exemplo dos riscos ESG, financeiros e outros;

• constatação, ou não, da participação ou do envolvimento da empresa fornecedora em atividades ilícitas, como uso de mão de obra escrava e lavagem de dinheiro;

• análise da saúde financeira do fornecedor, para confirmar se há risco de falência, insolvência ou outros similares;

• avaliação do desempenho do fornecedor durante o tempo de contrato, visando garantir o fluxo de entrega e a qualidade;

• entre outras relacionadas.

Dica! Aproveite e leia também: "Avaliação de fornecedores: confira como fazer em 7 passos!"

Qual a importância do controle de fornecedores?

Adotar boas estratégias para o controle de fornecedores é relevante porque gera uma série de vantagens para sua empresa, além de contribuir para mitigar diversos riscos. Entre os principais benefícios do monitoramento de fornecedores, os que mais se destacam são:

• aprimoramento dos processos e do fluxo operacional;

• aumento da capacidade produtiva e da eficiência da empresa;

• melhor equilíbrio e controle de estoque;

• obtenção de custo-benefício mais significativo;

• melhora da gestão de compras;

• aquisição de insumos, matéria-prima e/ou serviços terceiros com mais qualidade;

• realização de negociações de preços, condições de pagamento e prazos de entrega mais alinhados com as necessidades do seu atendimento;

• oferta de produtos e serviços com mais qualidade para seus clientes finais;

• conquista de um importante diferencial competitivo;

• construção de uma base de fornecedores mais aderente, segura e alinhada com as expectativas, os valores, a missão, a cultura e a forma de atuação do seu negócio.

Não deixe de ler este artigo: "Como fazer o cadastro de fornecedores corretamente? 6 boas práticas!"

Como fazer o controle de fornecedores? 7 dicas

Para fazer um bom monitoramento de empresas fornecedoras, há algumas boas práticas que precisam ser seguidas. 

Aliás, para ajudar você e seu time de compras e procurement nessa tarefa, trouxemos uma lista com sete dicas para o controle de fornecedores. São elas:

• identifique o tipo de fornecedor que sua empresa precisa;

• determine os parâmetros de escolha desses parceiros;

• realize uma análise de riscos pontual;

• amplie sua rede de fornecimento;

• avalie o desempenho dos fornecedores periodicamente;

• mantenha sua base de fornecedores sempre atualizada;

• use boas ferramentas para otimizar esse processo.

Confira, agora, mais detalhes sobre cada uma dessas dicas de monitoramento de fornecedores.

1. Identifique o tipo de fornecedor que sua empresa precisa

Cada negócio requer um tipo de fornecedor diferente. Sendo assim, identificar qual deles sua empresa precisa é o primeiro passo para monitorar adequadamente esses parceiros.

No caso, existem três tipos:

• monopolistas: comercializam produtos/serviços exclusivos. Por não ter concorrentes ou ter poucos deles, comumente há pouca margem de negociação de valores; 

• habituais: fornecem produtos/serviços básicos e comuns às companhias de variados segmentos. Ao contrário do outro tipo de fornecedor, esses têm mais concorrentes e, como tal, as chances de boas negociações são maiores;

• especiais: atendem demandas raras ou pontuais, a exemplo das que devem ser supridas especificamente em um determinado momento, como os insumos típicos de uma certa região. Em linhas gerais, são mais difíceis de serem encontrados.

Saber qual desses perfis de fornecedores buscar e contratar é fundamental para entender como fazer o controle e monitoramento de cada um deles, visto que há particularidades e formas de atuação distintas.

2. Determine os parâmetros de escolha desses parceiros

Cada empresa é livre para definir quais critérios levará em conta na hora de escolher entre um fornecedor ou outro. Dependendo da necessidade e do modelo de negócio, podem ser considerados fatores como:

• preço;

• prazo de entrega;

• condições e meios de pagamento;

• capacidade de entrega;

• forma de entrega;

• garantia de suporte;

• entre outros.

A partir desses parâmetros, fica mais fácil fazer o controle de fornecedores, já que você e seus profissionais de compras saberão exatamente o que analisar e exigir dos parceiros de negócio.

3. Realize uma análise de riscos pontual

São vários os riscos na cadeia de suprimentos, tais como:

• econômicos;

• geográficos;

• reputacional;

• jurídico;

• de planejamento;

• de competição;

• de qualidade;

• de sustentabilidade;

• entre outros.

Identificá-los favorece o controle de fornecedores, pois dá a você a chance de ponderar se vale a pena assumir essas ameaças ou se é mais prudente encontrar uma empresa fornecedora que apresente perigos menores.

Os riscos de indicadores ESG, por exemplo, são facilmente analisados com ferramentas como o Linkana ESG Rating, solução que atribui, automaticamente, pontuações aos critérios ambiental, social e de governança, com base em dados públicos e documentos  apresentados pelos próprios fornecedores.

No vídeo abaixo, com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, você confere mais detalhes sobre o Linkana ESG Rating.

4. Amplie sua rede de fornecimento

Contar com apenas um fornecedor para cada tipo de serviço ou insumo é um grande risco para seu negócio. Se esse parceiro tiver qualquer tipo de problema que afete a dinâmica de trabalho, sua empresa sentirá imediatamente o reflexo.

Um bom controle de fornecedores também inclui verificar quantas opções há no seu cadastro e, ainda, se essas estão devidamente qualificadas e alinhadas com as necessidades da sua companhia.

Dessa maneira, você evita problemas de desabastecimento, por exemplo, tendo à disposição diferentes nomes devidamente avaliados para atender seu negócio em situações emergenciais, como o aumento de demanda produtiva.

5. Avalie o desempenho dos fornecedores periodicamente

Outra importante dica de monitoramento de fornecedores é avaliar o desempenho desses parceiros, com frequência. 

Essa atividade tem por objetivo verificar se, durante toda a validade do contrato comercial, o fornecedor mantém a qualidade dos produtos/serviços, os prazos de entrega e o cumprimento das outras cláusulas contratuais.

Fazer essa análise ajuda a identificar falhas mais rapidamente, evitando que elas se transformem em transtornos maiores para o negócio.

Sobre esse assunto, temos um artigo que ajudará bastante você. Confira! "4 indicadores de desempenho de fornecedores para agregar mais segurança e eficiência nas parcerias"

6. Mantenha sua base de fornecedores sempre atualizada

Como você encontra seus fornecedores? Realiza uma busca ativa em sites de pesquisa como o Google, considera indicações de outros parceiros, espera interessados preencherem o cadastro que está disponível no seu site ou outra opção?

Seja qual for a metodologia utilizada, um bom controle de fornecedores inclui ter uma base robusta e atualizada de potenciais parceiros. 

Uma forma dinâmica de conseguir isso é utilizando uma fundação de dados de fornecedores compartilhada, que é um banco de dados externo com o cadastro de empresas fornecedoras, devidamente preenchido e validado por outros compradores.

7. Use boas ferramentas para otimizar esse processo

Já que estamos falando de ferramentas, nossa última dica para o controle de fornecedores é utilizar sistemas próprios para esse fim.

Ao utilizar um bom software de gestão de fornecedores, você e seu time obtêm vantagens como:

• otimização das tarefas pertinentes a esse tipo de gerenciamento;

• aumento da produtividade;

• redução de erros;

• mitigação de riscos.

A Linkana, por exemplo, é o primeiro e maior software de gestão de fornecedores em rede, com diversas funcionalidades que facilitam o controle e monitoramento desses parceiros, deixando todas as etapas mais dinâmicas, precisas e menos burocráticas.

Como otimizar o controle de fornecedores?

Não há controle de fornecedores sem um bom cadastro desses parceiros, concorda? Somado a isso, é fundamental ter uma visão clara e ampla dessas informações.

Utilizar um Supplier Relationship Management (SRM), ou seja, um Sistema de Gestão de Relacionamento com Fornecedores, é a melhor forma de otimizar esse monitoramento.

O Linkana SRM, por exemplo, é um orquestrador de processos de homologação, qualificação, cadastro e avaliação de fornecedores, com interface para envio de mensagens, coleta de dados, revisões e aprovações.

Usando essa solução, você otimiza a gestão de fornecedores da empresa, centralizando todos os processos em um único ambiente, além de padronizar a homologação de fornecedores conforme as melhores práticas do mercado.

Em paralelo, pode-se economizar tempo ao configurar seu próprio processo de cadastro e aprovações, de modo simples e rápido.