Business Spend Management: como ajudar a reduzir os gastos da sua empresa?

5 vantagens do BSM para a sua empresa

Apenas o fato de contribuir para minimizar perdas financeiras, maximizar ganhos e otimizar o uso do dinheiro da sua empresa, já dá para ter uma boa ideia do quanto o Business Spend Management é vantajoso, concorda?

Além desses pontos positivos, há vários outros que justificam a adoção desse modelo de gestão de gastos. E os principais são:

1. visibilidade financeira amplificada: como o BSM abrange várias origens de custos e despesas, é possível ter uma visão melhor de para onde o dinheiro está indo, bem como fazer planejamentos e previsões mais precisos;

2. possibilidade de aumentar a margem de lucro: como os gastos são reduzidos, há grande chance de alcançar uma lucratividade maior sobre os produtos e/ou serviços vendidos;

3. precificação competitiva: também decorrente da vantagem anterior. Afinal, se a sua empresa gasta menos com a base produtiva (insumos e matéria-prima, por exemplo), pode reduzir os preços cobrados dos clientes finais;

4. redução de desperdícios: tanto financeiro quanto de material, resultado de uma gestão de compras mais aprofundada e eficiente;

5. garantia de conformidade e mitigação de riscos: por conta de uma escolha mais precisa de fornecedores, das revisões periódicas dos contratos e da identificação de falhas nesses documentos, que podem levar a prejuízos financeiros diretos ou indiretos, a exemplo de quando sua empresa é multada por uma prática ilegal cometida pelo contratado.

Entenda mais sobre esse assunto lendo o artigo: "Descubra problemas de Compliance em fornecedores que podem afetar sua empresa"

Como implementar uma estratégia de Business Spend Management?

Certamente, você quer todos esses benefícios na sua empresa, não é mesmo? Então, veja abaixo o passo a passo principal que precisa ser seguido para implementação de uma estratégia de BSM.

1. Faça um diagnóstico financeiro do seu negócio

Comece levantando todos os gastos do seu negócio, incluindo origem, valores, periodicidade de pagamento, e até mesmo as etapas de aprovação dos custos e despesas.

2. Revise os processos e fluxos realizados

Veja se os fluxos e processos são fluidos ou não, se há pontos de gargalo, burocracia  excessiva e demais entraves afetam a rotina de trabalho, podem gerar perdas de oportunidades, ou mesmo elevar os custos ou resultar em despesas extras.

3. Defina metas de redução de valores e obtenção de ganhos

Estamos falando sobre uma prática para minimização de gastos e maximização de ganhos, certo? Então, nada mais adequado do que definir as metas para esses objetivos.

Uma forma de chegar a um bom percentual é por meio da técnica SMART, acrônimo das palavras specific (específico), measurable (mensurável), attainable (alcançável), relevant (relevante) e time-based (baseado em um parâmetro temporal).

Essa técnica ajuda a definir metas realistas e possíveis de serem alcançadas, o que é essencial para não gerar desmotivação entre os profissionais envolvidos no BSM.

4. Estabeleça políticas internas

As políticas internas são diretrizes que devem ser seguidas pelos funcionários em razão de um objetivo, para organizar processos, evitar práticas e atitudes ilegais, entre outras considerações.

A política de compras, por exemplo, tem ligação direta com a gestão de gastos empresariais porque aponta como devem ser feitas as aquisições, critérios de aprovação de fornecedores, limite orçamentário para cada departamento, entre outras instruções. 

5. Escolha as tecnologias

Softwares de gestão de despesas, plataformas de análise de dados, ferramentas de automação de processos financeiros e sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning), são alguns exemplos de tecnologia que podem ser usadas em uma estratégia de BSM.

Inclusive, para a gestão de fornecedores e busca do melhor saving, é possível mesclar duas ferramentas. Entenda como neste artigo: "Linkana + SAP Ariba: por que usar essas duas soluções simultaneamente?"

6. Monte a equipe e treine os profissionais

Idealmente, o time responsável pela gestão de gastos empresariais deve ser diversificado, incluindo, por exemplo, profissionais da área financeira, compras e procurement, marketing, vendas e tecnologia da informação.

Tão logo seu plano de ação esteja devidamente desenhado, é preciso reunir essa equipe, apresentar a estratégia, e treiná-los para atuarem conforme o esperado.

Uma dica aqui é: ouvir o que essas pessoas têm a dizer, pois, como são experts em suas áreas de trabalho, podem trazer insights valiosos que aprimoram seu planejamento.

7. Mensure os resultados

Comece a mensurar os resultados após um tempo de implementação da estratégia BSM. Esse início depende de fatores como volume de vendas do seu negócio, fluxo de compras, porte da sua empresa, entre outros.

Porém, tão importante quanto o início da mensuração, é fazer esse processo periodicamente, a fim de identificar acertos e erros e ter a chance de ajustar o que for necessário.

Para isso, não deixe de usar indicadores, a exemplo de KPIs de compras como custo de produtos, precisão da compra, savings e evolução de custo. Essas ferramentas são essenciais para acompanhar o desempenho e performance do seu negócio.

As 6 melhores práticas de Business Spend Management

Para deixar sua gestão de gastos empresariais ainda mais eficiente, há algumas práticas que vale a pena serem adotadas. Entre as que mais geram bons resultados, estão:

• centralizar os processos de compras;

• implementar políticas de gastos claras e consistentes;

• monitorar continuamente a gestão e fazer ajustes periódicos;

• garantir a capacitação da equipe;

• abrir espaço para mudanças e adequações nos fluxos;

• integrar os sistemas utilizados.

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