Vendor Risk Management: guia para um gerenciamento eficaz!

O Vendor Risk Management (VRM) é o termo usado para definir o gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor. Essa gestão começa no momento da contratação, segue pelo monitoramento do desempenho durante a vigência do contrato e se estende até o encerramento da parceria comercial.

O objetivo do VRM é proteger a empresa dos riscos característicos que contratações desse tipo podem causar, a exemplo dos legais, financeiros, reputacionais e cibernéticos.

Como você deve saber, mitigar essas ameaças é essencial para garantir a continuidade das atividades corporativas. 

Dependendo da situação, problemas gerados por fornecedores podem interromper o fluxo produtivo do negócio e, por sua vez, impedir a entrega dos produtos e/ou serviços aos clientes finais no prazo combinado e com a qualidade esperada.

Além de afetar o volume de vendas e o faturamento, a imagem da marca também é comprometida, e essa situação afeta diretamente o relacionamento com outros stakeholders, de exemplos dos investidores.

Por isso, não basta encontrar um fornecedor com um bom custo-benefício e contratá-lo. É essencial mensurar o nível de risco que essa parceria pode gerar para a empresa, avaliar se vale a pena assumi-la ou não, e definir planos de contingência para minimizar perdas, se necessário.

Uma ótima maneira de fazer tudo o que dissemos é definindo um plano de Vendor Risk Management. 

Não sabe como? Então, siga a leitura deste artigo e confira, em detalhes, como realizar o gerenciamento de ciclo de vida do fornecedor da sua empresa de maneira realmente eficiente.  

O que é Vendor Risk Management?

Vendor Risk Management pode ser traduzido com gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor. Trata-se de uma prática que tem por objetivo identificar e mitigar possíveis riscos que uma contratação desse tipo de parceiro comercial pode gerar para a empresa contratante.

O VRM, como também pode ser chamado, deve ser implementado já na fase de avaliação e seleção do fornecedor — isto é, antes de decidir contratá-lo. 

Esse processo precisa seguir durante toda a vigência do contrato, a fim de monitorar o desempenho do fornecedor e verificar se, durante esse período, algum novo risco foi gerado.

O Vendor Risk Management termina com a parceria, ou seja, quando o contrato vence e não é renovado. 

Os principais objetivos nesta fase são garantir que não fiquem pendências no término da contratação, e deixar um bom relacionamento comercial construído para possíveis negociações futuras.

Dica de leitura: "Tipos de riscos de fornecedores que podem ser qualificados pela CNAE"

Quais riscos podem ser gerados por fornecedores?

Os fornecedores são parceiros comerciais de extrema importância para qualquer negócio. Afinal, os produtos e/ou serviços que entregam afetam diretamente o preço e a qualidade do que a empresa contratante comercializa.

Quando uma companhia tem problemas logo na primeira etapa do seu fluxo produtivo (abastecimento), todo o restante é comprometido. Dependendo da situação, pode levar a sérias consequências e perdas, muitas até mesmo irreversíveis.

Essa é uma possibilidade, pois alguns dos riscos que um fornecedor pode gerar para quem o contrata, são:

• financeiros: todos os que geram perdas monetárias, incluindo as diretas (a exemplo de compra de mercadoria de baixa qualidade que requer nova aquisição e, com isso, custos extras), ou indiretas (quando há queda no volume de venda por ruptura de estoque);

• jurídicos: por exemplo, quando a empresa fornecedora é autuada por uma prática ilegal e seus contratantes são citados em inquéritos;

• reputacional e de imagem: relacionado ao risco jurídico, e também pela queda da qualidade dos produtos/serviços, por descumprimento de prazos de entrega junto aos clientes finais, entre outras situações semelhantes decorrentes de erros do fornecedor;

• socioambientais e de governança: acontecem quando o fornecedor descumpre as leis voltadas para esses critérios, ou não adota boas práticas ESG na execução das atividades;

• cibernéticos: a exemplo de quando a empresa fornecedora não adota medidas de proteção e segurança para proteger os dados dos seus parceiros comerciais, facilitando inovações e vazamentos.

Sobre esse último tópico, leia: "LGPD de fornecedores: 4 maneiras de reduzir os riscos na sua empresa"

Quais as principais vantagens do Vendor Risk Management (VRM)?

Todos os processos e atividades que têm por objetivo proteger uma empresa de riscos gerados por fornecedores são altamente benéficos para o crescimento e sucesso do negócio. 

Falando especificamente do Vendor Risk Management, as principais vantagens que podem ser alcançadas são:

1. redução da possibilidade de haver paradas nas operações: por conta do ganho de eficiência operacional e avaliação mais pontual dos riscos;

2. aumento da qualidade das aquisições: refletindo diretamente na qualidade do que é produzido;

3. redução de custos e despesas extras: decorrente da antecipação de problemas;

4. garantia de manter a companhia em compliance: evitando problemas legais e de imagem;

5. melhora do relacionamento com os fornecedores: devido à transparência dos processos;

6. aprimoramento da relação com clientes: por conta da entrega de produtos/serviços no prazo e com qualidade;

7. melhora da relação com investidores: pela rentabilidade e mitigação de perdas financeiras.

Qual a estrutura de gerenciamento de risco do fornecedor?

A estrutura de gerenciamento de risco do fornecedor é dividida em três etapas principais:

1. onboarding (contratação/integração);

2. ongoing (monitoramento de desempenho);

3. offboarding (finalização do contrato).

Veja, a seguir, detalhes de cada uma dessas fases.

1. Onboarding (contratação/integração)

Onboarding é um termo muito usado no mundo corporativo para definir o processo de integração e adaptação de novos funcionários a uma empresa. Nesse caso, é apresentado aos profissionais recém-contratados as regras e políticas da companhia, sua estrutura física, departamentos, entre outras informações.

No Vendor Risk Management o processo é semelhante, porém, tem como foco agregar novos fornecedores à estrutura organizacional da empresa contratante.

O onboarding no processo de gerenciamento do ciclo de vida do fornecedor é subdivido em três partes:

• planejamento e avaliação de risco;

• due diligence;

• contratação.

Planejamento e avaliação de risco

Aqui, deve ser feita uma análise do nível de criticidade do produto comprado ou serviço contratado e quanto esse critério impacta no fluxo produtivo e na rotina de funcionamento da companhia.

Em seguida, é preciso comparar esse resultado ao risco que o modo de trabalho do fornecedor pode gerar para a empresa, definido se é baixo, moderado ou alto em relação a questões como problemas no fluxo de abastecimento, quantidade, entre outros parâmetros.

Para ficar mais fácil entender, imagine uma grande rede varejista que comercializa roupas femininas e que está fechando negócio com um fornecedor de copos descartáveis. 

Se, porventura, esse parceiro tiver algum problema com a entrega desse produto, as atividades das lojas não serão interrompidas, concorda? Logo, o risco é baixo ao comparar a necessidade da empresa com a forma de trabalho do fornecedor.

Por outro lado, essa situação já não acontece se for uma franquia de food service, já que esse modelo de negócio depende dos copos descartáveis para continuar atendendo os clientes.

Due diligence

O due diligence de fornecedores é um processo de investigação aprofundada dos futuros riscos que esse parceiro comercial pode trazer. Essa prática revela não apenas as potenciais ameaças, mas também dá a chance de verificar se vale a pena assumi-las e o que pode ser feito para mitigá-las. 

A etapa de diligência prévia ou diligência devida, como também pode ser chamada, é bastante complexa, e envolve a verificação de áreas como:

• financeira;

• contábil;

• tributária;

• trabalhista;

• previdenciária;

• jurídica;

• ambiental, entre outras.

Para realizá-la, é preciso analisar diversos documentos, certidões, históricos, dados e informações que revelem a condição da empresa fornecedora. 

No artigo "Como fazer due diligence de fornecedores? 4 passos essenciais!", explicamos em detalhes tudo o que precisa ser feito. Não deixe de conferir!

Contratação

Esta terceira parte do onboarding acontece quando o fornecedor passou por todas as outras e foi aprovado. Consiste na elaboração e assinatura do contrato, documento no qual devem ser incluídas cláusulas que deixam claros os direitos e deveres de cada para envolvida.

O risco aqui está justamente na definição desses limites e no conteúdo do contrato. O ideal é abranger todo o cenário da parceria, com regras claras, de fácil compreensão, e que não gerem dúvidas na interpretação.

É essencial que esse documento registre detalhes como tipo de produto e/ou serviço que será fornecido, acordos de nível de serviço (SLA), prazos e forma de entrega, condições de pagamento, multas em caso de descumprimento de alguma cláusula, entre outras definições que protejam tanto quem contrata quanto quem é contratado.

Sugestão de leitura: "Veja nosso modelo de contrato com fornecedores e entenda o que sua empresa precisa garantir nesse documento"

2. Ongoing (monitoramento de desempenho)

A segunda etapa da estrutura de gerenciamento de risco do fornecedor consiste no acompanhamento da performance e na forma de trabalho da empresa fornecedora. 

Essa prática é importante porque, durante a vigência do contrato, novos riscos podem surgir, e é essencial estar atento a essas modificações.

Para realizar a fase de ongoing do Vendor Risk Management, o mais indicado é:

• submeter o fornecedor a avaliações: as quais podem ser feitas por meio de questionários que podem perguntar, por exemplo, se houve mudanças na dinâmica de atuação desde a assinatura do contrato e, se tiveram, quais foram;

• rever documentações: a fim de confirmar se licenças, certidões e outros documentos ainda estão válidos;

• realizar uma nova rodada de due diligence: importante para verificar se o fornecedor se envolveu em alguma prática ilícita desde que foi contratado, e se continua operando em conformidade.

Como são muitos pontos a serem avaliados, contar com a ajuda da tecnologia torna esse processo muito mais fácil, prático e rápido de ser realizado.

No sistema da Linkana, por exemplo, você e seu time de compras e procurement contam com a função de monitoramento automático, que permite controle da atualização e vencimento de informações automaticamente, com recebimento de alerta de pendências em tempo real.

Extra! Veja como a Linkana mitigou riscos de fornecimento no agronegócio com a contratação pela Amaggi:

3. Offboarding (finalização do contrato)

A finalização da parceria com um fornecedor pode acontecer por um destes motivos:

• vencimento do contrato: sem interesse de renovação por parte de quem contrata ou de quem é contratado;

• descumprimento de alguma cláusula ou queda no desempenho: levando ao rompimento da parceria antes da data de vencimento do contrato.

Independentemente de qual seja a razão, é preciso se atentar aos possíveis riscos que essa etapa também gera.

É necessário, por exemplo, confirmar se há alguma pendência de entrega de insumos/serviço ou de pagamento. Caso haja, é preciso conversar com o fornecedor e decidir como a questão será resolvida. 

Esse cuidado evita problemas futuros, como processos jurídicos que, além de desgastantes, levam a gastos financeiros que seriam facilmente evitados se esta etapa do VRM tivesse sido realizada corretamente.

Aproveite e leia também: "Gestão de contratos: como fazer corretamente? 5 dicas!"

O que é um plano de Vendor Risk Management?

Um plano de Vendor Risk Management é a definição de tudo os gestores e seus times deve avaliar e realizar durante o processo de gerenciamento de ciclo de vida do fornecedor.

Basicamente, estamos falando de um documento que reúne:

• políticas;

• diretrizes;

• critérios de aprovação;

• regras de compliance;

• lista de documentações;

• entre outras fontes e dados que ajudam a mensurar o risco que um fornecedor pode ser.

Cada gestor e time de compras e procurement podem criar um plano de VRM próprio para atender as necessidades da empresa. Porém, em linhas gerais, os componentes que foram esse planejamento são:

1. identificação dos fornecedores: separando os mais críticos em relação ao modelo de negócio e ao impacto que o abastecimento pode causar nas atividades da companhia;

2. avaliação de riscos relacionados a esses parceiros: por meio da aplicação de questionários, auditorias, análise de documento e outras práticas;

3. classificação de riscos: a partir da avaliação do nível de criticidade do fornecedor;

4. mitigação de riscos: desenvolvimento de planos de contingência para amenizar possíveis perdas;

5. forma de monitoramento constante: definição da periodicidade do acompanhamento da performance e maneira como será realizada, incluindo as ferramentas que serão usadas.

Como criar um plano de VRM?

Para criar um plano de VRM para a sua empresa, as principais etapas são:

1. defina os objetivos e garanta que sejam claros: por exemplo, minimizar perdas financeiras por conta da recorrência de desabastecimento;

2. crie um fluxograma: listando o passo a passo do gerenciamento de ciclo de vida do fornecedor, e os responsáveis por cada fase;

3. envolva a alta direção: destacando as vantagens do Vendor Risk Management e justificando possíveis gastos que o programa pode trazer para a companhia, como a aquisição de um sistema como um SRM para automatizar os processos;

4. treine os profissionais envolvidos: para não terem dúvidas sobre os critérios de avaliação dos fornecedores, políticas e diretrizes que precisam ser seguidas, quando acionar medidas de contingência, entre outras práticas relacionadas;

5. revise o plano periodicamente: para garantir adequação às leis, a mudanças no mercado e a novos cenários econômicos