Compras
Manual de procedimento para compras: crie em 8 passos
O manual de procedimento para compras é um documento que reúne diversas diretrizes, práticas, regras, normas e políticas internas que orientam os profissionais nos processos de aquisições de produtos, matérias-primas, insumos ou a contratação de serviços para a empresa.
Trata-se de uma ferramenta de trabalho abrangente, que não apenas facilita a rotina da área de compras e procurement, como também evita falhas que aumentam os riscos para o negócio.
Ao adotar esse tipo de manual, é possível obter vantagens como padronização das atividades, aumento da eficiência no processo de compras e melhora da governança corporativa do setor.
Porém, esses benefícios resultam da criação de um documento eficiente, completo e que considera diferentes cenários. Como criar um com essas características? Siga a leitura e confira os oito passos principais!
O que é um manual de procedimento para compras?
O manual de procedimento para compras é um guia que direciona os profissionais e responsáveis pela a realizar aquisições e contratações da maneira certa. Esse documento reúne todas as regras e diretrizes que, quando seguidas, ajudam a alcançar resultados melhores para a empresa.
O manual serve para:
promover a padronização de compras;
garantir a eficiência dos processos;
evitar desentendimentos internos e externos (com os fornecedores);
impedir atrasos no fluxo de aquisição e na reposição de estoque;
maximizar o uso dos recursos financeiros da companhia;
diminuir perdas monetárias e de insumos;
assegurar a garantia dos itens ou serviços comprados;
aprimorar a governança corporativa em compras.
Esses são retornos positivos alcançáveis porque o manual de procedimento para compras deixa claro o que se pode ou não realizar.
Questões como quais critérios considerar para aprovar um fornecedor, quais leis e normas seguir, limites de valores por setor e prazos para envio e recebimento de requisições são devidamente definidos e não abrem margem para dúvidas na execução.
Dessa forma, o time de compras e procurement trabalha de forma muito mais eficiente e com menos chances de cometerem erros que afetam a dinâmica de funcionamento da empresa.
Sugestão de leitura: “Como criar fluxos de requisição de compras eficientes?”
Quais são os principais elementos de um manual de procedimento para compras?
Independentemente do porte da empresa ou da dinâmica de aquisição, um manual de procedimento para compras eficiente conta com os seguintes elementos:
introdução: deve-se abrir o documento com a informação dos seus objetivos, formas de uso, para que serve, importância e riscos de não o utilizar;
políticas: consiste na definição de quais regras e diretrizes os profissionais precisam obrigatoriamente seguir para promover a padronização de compras e mitigar riscos para a companhia;
definição de processos: a exemplo da criação de fluxogramas voltados para o envio de pedidos de compras aos fornecedores, forma correta de selecionar e aprovar esses parceiros comerciais, regras de pagamento e gestão de contratos;
documentação: essencialmente baseada em leis, normas e regulamentos, tanto gerais quanto pontuais do ramo de atuação da empresa, bem como em critérios de compliance;
métodos de monitoramento: escolha de KPIs para acompanhar o uso do manual pelos times e a eficiência no processo de compras de maneira geral após a implementação da ferramenta;
estabelecimento de responsabilidades: por meio do apontamento de quais cargos executam, validam, aprovam e monitoram cada uma das tarefas;
regras de implementação e compartilhamento: inclui capacitar os profissionais para usarem o documento ao máximo. Também envolve definir regras de revisão e atualização.
Confira! “Qual a real importância do treinamento de equipe de compras?”
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Como criar um manual de procedimento para compras? 8 passos!
Crie um manual de procedimento para compras eficaz a partir destes oito passos principais:
defina os objetivos;
identifique o escopo;
analise as leis;
escolha o formato ideal;
desenvolva o conteúdo;
revise e valide as orientações;
implemente o documento;
atualize manual periodicamente.
Vamos aos detalhes?
1. Defina os objetivos
Um dos objetivos óbvios de um manual de compras é melhorar a eficiência da atividade, certo? Por promover a padronização, esse documento diminui os erros e eleva a produtividade dos times.
Porém, cada empresa pode ter um propósito específico para criá-lo e implementá-lo, por exemplo, aprimorar a governança corporativa em compras, garantir a qualidade dos insumos/serviços ou construir um relacionamento estratégico com os fornecedores.
Identifique os objetivos do seu negócio a partir da análise de como os profissionais realizam os processos de aquisição atualmente, quais problemas têm nessa execução e que pontos demandam aprimoramento com a inclusão do manual em suas rotinas.
2. Identifique o escopo
O escopo contempla definir as responsabilidades, estratégias e boas práticas que ajudam a alcançar os objetivos que você definiu anteriormente.
Aqui, nos referimos a detalhes como:
definição dos elementos que farão parte do seu manual;
escolha de quais grupos de stakeholders participarão dessa abordagem;
tecnologias necessárias para a criação e implementação do documento.
3. Analise as leis
Paute o seu manual de compras em leis, normas e regulamentações. Esse cuidado é essencial para garantir o compliance em todas as etapas e evitar problemas jurídicos e financeiros decorrentes do descumprimento de alguma legislação.
Aqui, você deve levantar as voltadas especificamente para o seu setor e também as gerais, como as trabalhistas e as que garantem os direitos humanos.
Lembre-se de que o seu time deve cumprir essas diretrizes, mas também seus fornecedores. Portanto, inclua no seu guia de compras quais leis os parceiros comerciais devem seguir e comprovar atendimento para fazerem parte da sua rede de abastecimento.
Dica! Aproveite e leia o artigo: “Crimes de direitos humanos de fornecedores: é possível combater?”
4. Escolha o formato ideal
É possível criar o manual de compras em diferentes formatos, tanto físicos quanto digitais. Esse documento pode ser somente texto, por exemplo, ou incluir gráficos, imagens, fluxogramas e outros recursos visuais como vídeos e fotos.
Não existe um modelo certo e outro errado. Portanto, na hora de escolher o melhor para a sua empresa, avalie fatores como facilidade de uso pelos funcionários, de compartilhamento e de atualização.
5. Desenvolva o conteúdo
Garanta o entendimento claro de todas as diretrizes do seu manual por meio do uso de uma linguagem simples, direta, objetiva e respeitosa. Pense em quais stakeholders usarão o documento e a qual a melhor forma de se comunicar com cada um.
Evite o excesso de termos técnicos, pois tendem a afetar a compreensão, e dê atenção especial para evitar erros gramaticais e de digitação, ao comprometerem a seriedade e a veracidade do documento.
6. Revise e valide as orientações
Submeta seu manual de compras a revisões para somente colocá-lo em prática com tudo devidamente alinhado.
Além da parte escrita e visual, teste os procedimentos de compras para confirmar se, na prática, o fluxo definido funciona. Caso haja problemas, você tem a chance de ajustar antes de dividir com o time.
Também valide as orientações, principalmente as que envolvem questões legais. Para essa verificação, apresente o manual de compras ao time jurídico da empresa ou a advogados especializados nessa área, conforme o seu modelo de negócio.
7. Implemente o documento
Para facilitar a adesão ao manual de procedimento para compras, promova treinamentos com os times e comece com o destaque dos benefícios que terão ao usar essa ferramenta. Mostre quanto o recurso ajuda a evitar erros, retrabalho e a tomarem decisões melhores.
Abra espaço para opinarem, tirarem dúvidas e tenha um canal de diálogo aberto sempre que precisarem.
Uma boa estratégia aqui é, após um tempo de uso, realizar uma pesquisa de satisfação interna para mensurar o uso do manual e descobrir quanto ajudou a alcançar os objetivos estabelecidos no primeiro passo.
8. Atualize o manual periodicamente
Por fim, pense que esse é um documento “vivo”. O motivo é que os cenários mudam recorrentemente, e é preciso se adaptar a cada um.
Sejam os processos internos do seu negócio, mudanças de mercado ou de comportamento dos clientes finais, é essencial ajustar o fluxo de compras para que a sua empresa e soluções que oferece não se tornem obsoletos.
Portanto, estabeleça um prazo para rever as diretrizes, normas, regras e leis que compõem o manual. Porém, não se limite a essa data. Acompanhe as tendências e mudanças de perto para atualizar o seu guia assim que necessário.
Gostou de saber mais sobre essa importante ferramenta? Então, aproveite que está aqui e confira outros dois artigos do blog da Linkana com dicas e orientações tão ricas quanto:
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