Gestão de fornecedores
Troca de fornecedores: quando realizar e como gerenciar?
A troca de fornecedores é um processo crítico, delicado e impactante para qualquer empresa. Entre os principais motivos, estão o risco de comprometer o fluxo de abastecimento e ficar sem o necessário para manter as atividades, gerar custos adicionais e afetar a qualidade das soluções entregues aos clientes finais.
Por outro lado, não realizar a mudança de fornecedores costuma ser muito mais prejudicial para o negócio. Afinal, por que manter na sua rede um parceiro comercial que aumenta os seus gastos ou não cumpre prazos de entrega, por exemplo?
O segredo para minimizar reflexos negativos é dar atenção especial à gestão de fornecedores durante o processo de transição. Como? Siga a leitura e descubra!
Por que trocar de fornecedor e quando é necessário?
Existem diversas razões que levam à necessidade de trocar de fornecedor. Estes são alguns dos principais:
atrasos nas entregas;
aumento de preço de forma abusiva ou sem embasamento;
perda de qualidade com o passar do tempo;
dificuldade com o suporte e atendimento;
produtos e/ou serviços obsoletos;
chegada de novas empresas fornecedoras no mercado, mais inovadoras e com melhor custo-benefício;
descumprimento de cláusulas contratuais;
identificação de novos riscos pós-contratação.
Se você reconhece um ou mais desses motivos como inerentes à sua gestão, pode ser um sinal de que chegou a hora de realizar a troca de fornecedores para proteger a sua empresa de problemas em médio e longo prazo.
Leia também: “Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!”
5 passos essenciais para gerenciar a troca de fornecedores de forma eficiente
Porém, não basta saber por que trocar de fornecedor. Para realizar essa mudança de maneira fluida e com o menor impacto possível, é fundamental uma gestão eficiente durante todo o processo.
Estes são os cinco passos essenciais para gerenciar a troca de fornecedores:
1. avalie os motivos da troca;
2. pesquise e selecione novos fornecedores;
3. planeje a transição detalhadamente;
4. estabeleça um cronograma e comunique às partes envolvidas;
5. monitore o desempenho do novo fornecedor.
1. Avalie os motivos da troca
Por ser um processo complexo, a troca de fornecedores precisa ter um motivo plausível. Portanto, o primeiro passo é confirmar se a falha do parceiro comercial é pontual ou recorrente, bem como a gravidade e o nível de criticidade.
Por vezes, uma conversa clara, sincera e transparente pode ajudar a sanar a questão e evitar a mudança de fornecedor e todos os desafios e custos relacionados.
2. Pesquise e selecione novos fornecedores
Constatou que a troca de fornecedores é realmente necessária? Então, inicie a busca por novos parceiros comerciais.
Estas são ótimas maneiras de encontrá-los:
pesquisas via internet;
indicação de funcionários, clientes ou outros stakeholders;
análise dos fornecedores dos concorrentes da sua empresa;
contato com conselhos de classe;
participação em feiras e eventos do setor.
Após encontrar os fornecedores, é preciso selecioná-los e qualificá-los. Aqui, você deve realizar o processo de homologação para identificar a empresa ideal para atender à sua.
Essa atividade inclui:
avaliar o cadastro do fornecedor;
analisar os riscos da contratação;
apurar critérios como preços, qualidade e conformidade;
aprovar a empresa e seguir para a contratação.
Confira o passo a passo completo e todos os detalhes no artigo: “Homologação de fornecedores: por que é essencial para mitigar riscos?”
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cumprimento de prazos;
entregas na quantidade e qualidade esperadas;
atendimento de leis e normas;
eficiência na comunicação.
Saiba ainda que a melhor forma de realizar esse tipo de avaliação é por meio de indicadores de desempenho (KPIs), como:
taxa de retorno de produto;
taxa de defeitos;
conformidade com contratos;
3. Planeje a transição detalhadamente
Exceto se a mudança de fornecedores for emergencial, o indicado é realizar o processo gradualmente. Assim, se tiver tempo, detalhe como será a transição.
Identifique, por exemplo, em qual momento o novo parceiro iniciará o abastecimento, a quantidade que ele precisa entregar em um primeiro momento, se haverá um período de teste e como será a avaliação do seu desempenho.
Dica de leitura: “Como fazer avaliação de fornecedores: 5 passos principais!”
4. Estabeleça um cronograma e comunique às partes envolvidas
O cronograma complementa o passo anterior e ajuda a alinhar expectativas e formas de trabalho, principalmente se durante o processo de mudança você lidar simultaneamente com o fornecedor antigo e o novo.
Então, defina datas como início e término de contrato, prazos de entrega e reuniões e treinamentos e compartilhe com todos os envolvidos na troca.
5. Monitore o desempenho do novo fornecedor
Após concluir o processo, monitore de perto o desempenho do novo fornecedor para evitar que os erros do parceiro anterior se repitam.
No caso, avalie critérios como:
capacidade de resposta e flexibilidade;
custo total de aquisição.
Essas métricas mostram exatamente como está a performance dos fornecedores e facilita suas tomadas de decisão quanto a mantê-los ou não.
Como realizar a gestão de fornecedores durante a transição?
Como comentamos, pode acontecer de, durante a transição, você ter que lidar com o antigo e com o novo parceiro de abastecimento ao mesmo tempo.
Nesse caso, a melhor forma de realizar uma gestão de fornecedores eficiente é:
manter uma comunicação clara, objetiva, direta e transparente;
definir estratégias para lidar com desafios, como resistência interna e adaptação dos times aos novos processos, a exemplo de treinamentos;
estabelecer planos de contingência para executá-los rapidamente em situações como atrasos na troca de fornecedores;
garantir o alinhamento com outros departamentos, como marketing, vendas, financeiro, estoque e jurídico;
realizar reuniões periódicas com o time e com os novos fornecedores para alinhar expectativas e prazos;
assegurar o cumprimento de todas as cláusulas contratuais até o vencimento por meio do monitoramento contínuo da performance do parceiro comercial que será desligado;
usar dados para embasar as suas decisões, os quais você pode extrair de sistemas como um SRM.
Dica! Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, sobre o que é um SRM.
Como avaliar e garantir a qualidade do novo fornecedor após a troca?
Quer saber se fez uma boa troca de fornecedores? Então, avalie a qualidade dos produtos/serviços que o novo parceiro oferece continuamente. Uma ótima maneira de fazer esse tipo de acompanhamento é com a ajuda da tecnologia.
Sistemas de gestão de compras, ERP e SRM, por exemplo, dão uma visão geral e realista da sua cadeia de suprimentos. Assim, você e seu time identificam rapidamente problemas que podem afetar o abastecimento do seu negócio e têm mais tempo para resolvê-los.
O sistema da Linkana se integra facilmente a softwares como os que citamos e torna a homologação e a gestão de fornecedores muito mais prática, dinâmica e eficiente!
Veja esta demonstração do SRM da Linkana e entenda melhor:
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FAQ
Quais são os principais motivos para trocar de fornecedor?
Os principais motivos para trocar de fornecedores são: aumento dos preços, perda de qualidade, atrasos na entrega, problemas com suporte e atendimento, descumprimento de cláusulas contratuais e identificação de riscos pós-contratação.
Como garantir uma transição tranquila ao trocar de fornecedores?
Para garantir uma transição tranquila ao trocar de fornecedores, é essencial planejar detalhadamente a mudança, definir um cronograma realista, estabelecer um plano de contingência e manter uma comunicação clara e transparente em todas as etapas.
Quais cuidados tomar ao escolher um novo fornecedor?
Os principais cuidados ao escolher um novo fornecedor são avaliar sua reputação, a qualidade dos produtos/serviços, a capacidade de entrega e o atendimento às leis, normas e regulamentações.
Como evitar problemas na troca de fornecedores?
Para evitar problemas na troca de fornecedores, planeje a transição com antecedência, envolva outros departamentos, como jurídico e financeiro, e estabeleça bons diálogos com o novo e com o antigo parceiro de abastecimento.
Quais critérios são importantes na escolha de um novo fornecedor?
Os critérios mais importantes na escolha de um novo fornecedor são: qualidade, confiabilidade, compliance, capacidade de entrega e de inovação, compromisso com prazos e custo-benefício.
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