Gestão de fornecedores
9 dicas para criar um relacionamento com fornecedores críticos
Estruturar um relacionamento com fornecedores críticos é desafiador, porém, não impossível. Com as práticas corretas, como mapeamento de riscos, elaboração de contratos bem estruturados e um fluxo de comunicação contínuo e transparente, forma-se uma parceria estratégica e benéfica para ambos os lados.
Aqui, vale destacar que os fornecedores críticos são aqueles que abastecem a empresa contratante com matérias-primas, insumos ou serviços essenciais para a continuidade de suas operações.
Esses parceiros comerciais têm um alto nível de criticidade porque seus erros e falhas afetam consideravelmente o fluxo operacional de quem os contrata e pode, inclusive, levar à interrupção total das atividades.
Apenas essa definição já esclarece por quais motivos é tão importante estabelecer um bom relacionamento com fornecedores críticos, concorda?
A dúvida que muitos gestores têm é: como construir essa relação? Neste artigo, trouxemos as nove melhores práticas e como implementá-las no seu negócio. Confira!
Qual a importância dos fornecedores críticos?
Apesar de gerar riscos significativos, os fornecedores críticos são importantes porque têm papel estratégico na formação da rede de abastecimento das companhias que os contratam, além de serem fundamentais para garantir a continuidade das operações.
Gestores e profissionais de compras que realizarem uma gestão de fornecedores críticos eficiente aumentam as chances de trazer para a empresa benefícios como:
ganho de vantagem competitiva: devido à compra de produtos e serviços inovadores e com alta qualidade;
bom fluxo operacional: resultado da formação e melhoria de parcerias estratégicas que reduzem os riscos de desabastecimento;
mitigação de ameaças e perigos: a exemplo dos relacionados a problemas regulatórios, de descumprimento de prazos ou do envio de quantidades abaixo da contratada;
redução de gastos e perdas financeiras: decorrente de uma análise mais precisa de custos e da construção de uma parceria comercial estratégica que abre margem para boas negociações;
garantia de compliance: pelo fato de fornecedores desse tipo atuarem em áreas específicas, o que requer dos contratantes um entendimento mais amplo das legislações e adequações para cumpri-las;
resiliência na cadeia de suprimentos: capacidade de a empresa se recuperar após enfrentar problemas, situação com potencial para acontecer devido ao alto nível de criticidade dos fornecedores.
Leia também: “Quais são os tipos de fornecedores? Conheça a classificação!”
Quais os principais desafios da gestão de relacionamento com fornecedores críticos?
Toda parceria comercial é cercada de desafios. A questão é que, em algumas dessas relações, as adversidades e obstáculos não geram impacto tão significativo às partes envolvidas e são simples de gerenciar e resolver.
Porém, quando se trata da gestão de relacionamento com fornecedores críticos, esses pontos tendem a ser mais complexos, pois incluem, por exemplo:
dependência excessiva: situação que aumenta a vulnerabilidade da rede de abastecimento e o risco de a empresa contratante não receber os insumos e/ou serviços necessários. Uma forma de resolver esse desafio é ter um cadastro com outros fornecedores críticos previamente qualificados para acioná-los rapidamente, se necessário;
conflitos de interesse: a exemplo de quando a empresa fornecedora atende companhias concorrentes com a mesma oferta de produtos/serviços. É possível mitigar esse desafio ao estabelecer uma comunicação clara, sincera e transparente dos interesses, necessidades e expectativas do negócio contratante;
relação custo-benefício: por reconhecer a importância do abastecimento, o fornecedor crítico pode se aproveitar dessa posição e aumentar os preços. Esse é um tipo de obstáculo que requer estratégias como boas negociações e uso de dados para embasar os pedidos de redução de valores ou de descontos.
Sugestão de leitura: “7 desafios da cadeia de suprimentos e como superá-los”
Como construir um relacionamento com fornecedores críticos?
Estas são as melhores práticas para construir um sólido e confiável relacionamento com fornecedores críticos:
mapeie os principais riscos;
elabore contratos bem estruturados;
crie um cronograma de interação;
adote a cultura do feedback;
compartilhe informações e insights estratégicos;
divida a previsibilidade de compras;
desenvolva planos de contingência em conjunto;
demonstre flexibilidade nas negociações;
defina um processo de avaliação de desempenho.
Veja dicas de como executar cada uma.
1. Mapeie os principais riscos
A base para um bom relacionamento com fornecedores críticos é a realização de uma gestão de riscos eficaz.
O objetivo aqui é levantar todas as possíveis ameaças que a contratação pode gerar para a sua empresa, avaliar quanto vale a pena assumi-las e quais as melhores formas de mitigar os impactos se sua absorção for inevitável.
Use recursos tecnológicos para otimizar essa tarefa e diminuir erros e tempo de execução. Um bom exemplo é o SRM da Linkana, que oferece tecnologia de processamento em massa de bases de dados e Robotic Process Automation (RPA).
Esses recursos coletam e analisam diversas informações públicas sobre fornecedor crítico antes mesmo de você o convidar para fazer parte da sua rede de abastecimento. Assim, fica muito mais fácil identificar os riscos e tomar a sua decisão de contratação.
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2. Elabore contratos bem estruturados
O contrato de fornecimento oficializa a parceria e registra todos os pontos acordados, como itens ou serviços contratados, prazos e formas de entrega, valores, formas e meios de pagamento.
Porém, quando o objetivo é a contratação de fornecedores críticos, é fundamental a elaboração de um documento mais complexo, bem estruturado e que abranja diferentes cenários.
Neste caso, é importante incluir cláusulas relacionadas a, por exemplo, confidencialidade, critérios e regras de avaliação de desempenho e SLA (Acordos de Nível de Serviço).
A profundidade das condições e exigências deve ser proporcional aos riscos identificados anteriormente. Dessa forma, você protege a sua empresa e garante de maneira justa os direitos e deveres de ambos.
3. Crie um cronograma de interação
Não há como falarmos de boas práticas para construir um bom relacionamento com fornecedores críticos sem citarmos a importância da comunicação.
Aqui, o ideal é definir um cronograma de interação já no início da parceria, a exemplo de reuniões mensais ou troca de e-mails quinzenais com dados relevantes.
Tenha em mente que diálogos recorrentes ajudam a estreitar o vínculo com esse tipo de fornecedor, resolver pequenos conflitos antes de se tornarem problemas maiores e a promover a melhoria de parcerias estratégicas.
4. Adote a cultura do feedback
Nesse mesmo contexto, é fundamental adotar a cultura do feedback na gestão de fornecedores críticos.
Assim, independentemente de reuniões agendadas ou não, tanto quem contrata quanto quem é contratado tem a liberdade para apontar os pontos positivos e negativos da parceria comercial e receber esses retornos com oportunidades de melhoria.
5. Compartilhe informações e insights estratégicos
O alinhamento estratégico com fornecedores é outro ponto crucial nesse modelo de relacionamento comercial.
Do seu lado, você pode enviar para o seu contato na empresa fornecedora relatórios com dados que o ajudem a entender as necessidades do seu negócio — alguns exemplos são informações sobre o crescimento da sua empresa e do volume de vendas.
Compartilhar informações como essas também promove a melhoria de parcerias estratégicas, pois revela ao fornecedor o verdadeiro cenário do seu negócio e permite que ele se prepare adequadamente para atender às suas demandas.
6. Divida previsibilidade de compras
Dividir a previsibilidade de compras segue esse mesmo princípio e aprimora o relacionamento com fornecedores críticos porque deixa claro a eles que você busca a construção de uma parceria de longo prazo.
Então, estime sua produção ou volume de vendas em determinado período, calcule quanto de matéria-prima ou quais serviços terceiros precisa para atender essa quantidade e compartilhe a informação com o fornecedor.
Ao adotar essa prática, você também diminui o risco de desabastecimento, pois a empresa fornecedora saberá exatamente quanto e quando abastecer a sua.
7. Desenvolva planos de contingência em conjunto
A atuação conjunta e a colaboração mútua estão entre os segredos para a construção de relacionamentos comerciais sólidos e benéficos para todos.
Na relação com fornecedores críticos, desenvolver planos de contingência evita uma série de prejuízos para ambas as empresas, principalmente os financeiros.
Portanto, reúna-se com esse parceiro comercial para descobrirem, juntos, o que fazer quando houver, por exemplo, problemas externos que afetam o fluxo de desabastecimento, como questões políticas, econômicas ou ambientais.
Para tal, vocês devem considerar os riscos característicos do mercado de atuação e considerar diferentes cenários, dos mais tranquilos aos mais impactantes.
Temos um artigo que explica em detalhes. Confira: “Como criar um plano de contingência: confira o guia definitivo e prático para o seu negócio!”
8. Demonstre flexibilidade nas negociações
Bons relacionamentos são flexíveis. Significa que, em algum momento, uma das partes terá que ceder em favor de ambos.
Atente-se apenas para não renunciar a detalhes que afetam a dinâmica da sua empresa, aumentem os riscos ou gerem prejuízo.
Flexibilidade nas negociações é importante porque mostra interesse em construir relações comerciais duradouras. Porém, precisa gerar benefícios. Portanto, analise os diferentes cenários e use dados para embasar suas decisões e não errar nas escolhas.
9. Defina um processo de avaliação de desempenho
A gestão de fornecedores críticos inclui o monitoramento periódico do desempenho desses parceiros. Afinal, ainda que essenciais, é fundamental atenderem a critérios como qualidade e custo-benefício para continuarem na sua base.
Portanto, escolha métodos de avaliação, estabeleça uma periodicidade para realizar essa tarefa e defina os KPIs conforme o que precisa analisar, por exemplo:
taxa de devolução;
pontualidade nas entregas;
flexibilidade no atendimento a mudanças;
capacidade de produção e atendimento.
Divida os resultados com o fornecedor, exponha seu ponto de vista e dê espaço para ele opinar também. Nessa hora, lembre-se de colocar em prática a cultura do feedback que citamos.
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