Automação no cadastro de fornecedores: quais as vantagens?

Como funciona um sistema de automação no cadastro de fornecedores? 

O funcionamento de um sistema de automação no cadastro de fornecedores pode variar conforme o modelo. Porém, em linhas gerais, este é o passo a passo:

1. o profissional de compras e procurement entra com um dado básico da empresa fornecedora, a exemplo do nome ou CNPJ;

2. o software valida a informação e busca referências em bancos de dados internos e/ou externos, como base da Receita Federal;

3. automaticamente, a solução preenche os outros campos, como razão social, endereço e telefone;

4. conforme as funcionalidades que a ferramenta oferece, é possível também:

   • enviar o cadastro para aprovações internas;

   • realizar análises de risco, compliance e reputação corporativa;

   • atualizar as informações automaticamente conforme mudanças registradas em fontes externas, como órgãos públicos;

   • integrar o sistema de automação a softwares como ERP e facilitar a comunicação com outros departamentos, como o financeiro e o jurídico.

Aqui, vale destacar que existem soluções que permitem ao próprio fornecedor preencher o cadastro no site das empresas para se candidatar às suas redes de abastecimento. 

Outra opção é enviar convites para os parceiros em potencial, como acontece na solução da Linkana.

No nosso SRM, o fornecedor recebe um contato da empresa para acessar o nosso portal, responder questionários e enviar documentos privados. Inclusive, alguns dados, como os bancários, têm validação automática. 

Gostou? Então, confira no vídeo abaixo como nosso sistema funciona:

Qual o papel da homologação de fornecedores na automação do cadastro?

A homologação de fornecedores tem papel crucial na automação de cadastros. O motivo é que a etapa contribui com a formação de uma rede de abastecimento muito mais segura, confiável e devidamente qualificada.

Ao automatizar essa atividade, você pode obter vantagens como:

• redução do tempo de finalização;

• diminuição de falhas humanas;

• análise precisa de riscos e conformidade;

• rastreabilidade e transparência dos dados;

• otimização no processo de escolha dos melhores fornecedores.

Integra-se a homologação de fornecedores à automação de cadastros em momentos como:

• coleta de dados e informações, como licenças e certificados;

• validação de critérios de qualificação de fornecedores;

• gestão de riscos;

• análise de compliance.

Aproveite e leia também: “Homologação de fornecedores: por que é essencial para mitigar riscos?”

5 dicas para implementar um sistema de automação no cadastro de fornecedores

Gostou de saber mais sobre automação no cadastro de fornecedores? E que tal implementar na sua empresa? Então, siga estas dicas:

1. mapeie como o processo de cadastramento ocorre no momento: a fim de identificar pontos críticos e entraves;

2. defina os critérios de aprovação cadastral: conforme o perfil, valores, necessidades do seu negócio e regras de conformidade;

3. escolha um sistema de automação: a partir da análise de pontos como quais funcionalidades oferece, possibilidade de integração com outros softwares, facilidade de uso e camadas de segurança;

4. realize testes e implemente a solução gradualmente: pois facilita a adesão dos funcionários e a identificação de oportunidades de melhoria;

5. treine sua equipe: para garantir que use a ferramenta ao máximo.

Como a Linkana ajuda na automação no cadastro de fornecedores?

Como comentamos, cadastrar os seus fornecedores no nosso software é simples e intuitivo: basta o CNPJ! Por esse motivo, a Linkana é o SRM que funciona. De verdade!

Economize tempo na homologação de fornecedores ao automatizar e integrar aprovações de maneira simples e rápida.

Portais e sistemas legados de fornecedores tornam as suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definindo o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.

Nossa solução já é utilizada pelos maiores compradores do Brasil, como Raízen, BASF, Nivea, Johnson & Johnson, Suzano, Nubank, XP e Mondelez.

Agende agora uma demonstração e confira, na prática, tudo que o oferecemos para sua empresa!

FAQ - Perguntas frequentes sobre automação no cadastro de fornecedores

Quais são os benefícios da automação no cadastro de fornecedores?

A automação no cadastro de fornecedores traz para as empresas benefícios como: redução do tempo de execução dessa tarefa, diminuição de erros, aumento da produtividade, atualização de dados automática.

Como um sistema de automação pode evitar erros no processo de cadastro de fornecedores?

O sistema de automação pode evitar erros no processo de cadastro de fornecedores porque valida as informações automaticamente, a partir da verificação de bases públicas, como da Receita Federal.

É possível integrar a homologação de fornecedores em um sistema de automação?

Sim. Se a solução oferecer essa facilidade, é possível integrar a homologação de fornecedores a sistemas de automação e, assim, otimizar essa atividade.

Como a automação pode otimizar a homologação de fornecedores?

A automação pode otimizar a homologação de fornecedores ao, por exemplo, verificar documentos, validar critérios de aprovação, aprimorar a análise de compliance e monitorar datas de renovação de certificados e licenças. 

Quais sistemas de automação são mais indicados para o cadastro de fornecedores?

Os sistemas de automação mais indicados para cadastro de fornecedores são aqueles que oferecem camadas de segurança robustas, facilidade de uso, diferentes funcionalidades e integração com outros softwares. Um bom exemplo é o SRM da Linkana.