Como aumentar a eficiência operacional? 5 estratégias!

Descobrir como aumentar a eficiência operacional é um dos segredos para a realização de processos e atividades muito mais precisos, dinâmicos, a custos reduzidos e sem comprometer a qualidade dos produtos e/ou serviços que o seu negócio vende aos clientes finais.

Afinal, o conceito se refere à capacidade de um negócio de melhorar continuamente, a fim de encontrar rotinas de trabalho que maximizam os recursos financeiros, evitam desperdício de dinheiro e de recursos e que ajudam a aumentar a produtividade dos times.

Algumas perguntas que os gestores têm sobre essa prática são: “Em uma empresa já consolidada, é possível melhorar o resultado operacional?”, “Quais os impactos das mudanças na gestão financeira da companhia?” 

Você também tem dúvidas assim? Então, siga a leitura deste artigo para obter as respostas e conhecer cinco estratégicas para aumentar a eficiência operacional do seu negócio!

O que é eficiência operacional?

A eficiência operacional é a capacidade de uma organização de alcançar resultados melhores a partir da definição e adoção de estratégias que aprimoram as operações sem aumentar os custos. Um dos objetivos é tornar o negócio mais competitivo e capacitado para expandir de maneira sustentável.

Para tornar as operações de uma empresa mais eficientes, é preciso focar na melhoria contínua dos processos internos. Afinal, os mercados mudam constantemente e não se adequar torna a dinâmica de trabalho obsoleta e desalinhada às necessidades e expectativas do público-alvo e demais stakeholders, como investidores e parceiros de negócio.

Portanto, para saber como aumentar a eficiência operacional do seu negócio, siga estes passos:

• identificar gargalos e áreas que geram desperdício financeiro, de materiais e de mão de obra;

• usar a tecnologia para automatizar processos e realizar análise de dados para embasar decisão; 

• aprimorar a gestão de recursos humanos.

Mais adiante, apresentaremos cinco estratégias que ajudam (e muito) a melhorar o resultado operacional de um negócio. Antes, é interessante você saber quais são as vantagens de ter operações eficientes. Listamos as principais no próximo tópico. Confira!

Quais os benefícios de aumentar a eficiência operacional?

Estes são os principais benefícios de aumentar a eficiência operacional da sua empresa:

• entrega de produtos/serviços em menos tempo aos consumidores;

• garantia de qualidade das soluções finais;

• possibilidade de elevar a lucratividade; 

• redução de custos;

• diminuição de desperdícios;

• eliminação, ou ao menos atenuação, da necessidade de retrabalho;

• fomento à inovação;

• aumento da satisfação do cliente final;

• mitigação de riscos;

• elevação da produtividade individual e coletiva;

• ganho de poder competitivo;

• flexibilidade e adaptabilidade a mudanças.

Dica de leitura: “Resiliência empresarial: por quais motivos é importante?”

5 estratégias para aumentar a eficiência operacional

Estas são as cinco melhores estratégias para aumentar a eficiência operacional de um negócio:

1. revisar os processos;

2. adotar as tecnologias certas;

3. embasar as decisões em dados;

4. usar técnicas de melhoria contínua;

5. entregar boas ferramentas de trabalho aos times.

Entenda os detalhes.

1. Revisar os processos

O primeiro passo de como aumentar a eficiência operacional consiste em olhar para a forma atual de trabalho da sua empresa. Portanto, mapeie os processos para identificar, por exemplo, fluxos ineficientes, gargalos e excesso de burocracia.

O objetivo aqui é “enxugar” as atividades, eliminar redundâncias e tornar as tarefas mais fluidas, ágeis, dinâmicas e precisas. 

2. Adotar as tecnologias certas

Como dar às tarefas essas características? Por meio das tecnologias certas! É preciso adotar softwares e ferramentas para automatizar processos e, assim, diminuir os erros, reduzir o tempo de execução e aumentar a produtividade dos times.

Escolha as soluções conforme a atividade que precisa tornar mais eficiente. Por exemplo, se é a gestão de fornecedores, contrate um SRM, Supplier Relationship Management.

Um bom software de gestão de relacionamento com fornecedores, como o da Linkana, oferece funcionalidades voltadas para a otimização do processo de homologação e também:

• gestão por categoria;

• consultas automáticas

• portal de fornecedores

• fluxos de aprovação

Confira, no vídeo abaixo, o que o SRM da Linkana oferece.

3. Embasar as decisões em dados

Aproveite os relatórios que as ferramentas de automação geram para embasar as suas decisões. 

Em um processo de gestão de pedidos de compras, por exemplo, você pode usar os dados para verificar volume de estoque e recorrência de aquisição para não comprar itens a mais (e gerar gastos extras) ou a menos (e causar ruptura no estoque).

Independentemente do processo, os dados aumentam a eficiência operacional porque eliminam achismo e, por consequência, falhas que levam à necessidade de retrabalho.

4. Usar técnicas de melhoria contínua

Somada à tecnologia, adote diferentes técnicas de melhoria contínua, como:

• método Kaizen: filosofia japonesa que promove aprimoramentos a partir de pequenas mudanças e ajustes;

• ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act): consiste em planejar processos, executá-los, checar os resultados e agir com base nos aprendizados extraídos para aprimorá-los;

• Lean Thinking: metodologia focada na eliminação de desperdício, otimização de processos e acréscimo de valor ao cliente por meio de ajustes constantes nas operações.

Dica! Este artigo, certamente, ajudará você: “Como promover a melhoria contínua na gestão de fornecedores?”. Não deixe de ler!

5. Entregar boas ferramentas de trabalho aos times 

Não há como melhorar o resultado operacional da sua empresa sem um time produtivo. Contudo, para ajudá-los nesse ponto, é crucial oferecer boas ferramentas de trabalho, como:

• aplicativos para facilitar a comunicação, a exemplo do Slack e WhatsApp Business;

• plataformas de organização de projetos, como o Trello e o Asana;

• plataformas para armazenamento e compartilhamento de documentos em nuvem, como Google Drive.

Também é importante utilizar sistemas integrados, como um SRM conectado a um ERP. Assim, é possível aproveitar informações, facilitar acesso a dados e, por fim, reduzir o tempo de execução das tarefas.