Como a Mitre conquistou uma maior expertise na gestão de fornecedores

Como criar um diferencial atrativo no mercado tradicional como o de construção civil? Foi esse o desafio que a Mitre enfrentou, há 58 anos, quando decidiu transformar o plano de família em uma empresa.

Com a meta de se tornar uma incorporadora e construtora de empreendimentos de alto padrão, o seu primeiro cartão de visitas foi entregar um trabalho de alta qualidade. E foi assim que seus empreendimentos foram feitos.

Ao longo dos anos, 20 empreendimentos foram entregues. Todos de forma antecipada.

Mas com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades. Sua base de clientes cresceu, a demanda por novos empreendimentos e o lançamento de outros produtos fez com que a empresa familiar se preocupasse ainda mais com a qualidade de seus processos internos e governança.

O crescimento tornou a empresa exposta a riscos operacionais e reputacionais, principalmente por conta dos milhares de fornecedores e foi assim que o time de compras da Mitre nos encontrou.

Os principais desafios

Manutenção e controle de uma política de risco e compliance

Esse era um enorme desafio, pois a Mitre possue um grande volume de fornecedores, tanto no processo de novos entrantes quanto na gestão da base ativa. Assim, não possuíam a desejada expertise nas análises de documentos e informações para tomada de decisão de risco, já que o processo estava sendo feito diretamente pelos compradores.

Visibilidade de dados

Também não era possível ter uma visibilidade de dados e indicadores de maneira estruturada para garantir qualidade e rapidez na tomada de decisão.

Compradores perdiam muito tempo útil

Muitas horas gastas por compradores em rotinas burocráticas de cadastro e análise de risco de fornecedores dentro da área de suprimentos

"Conseguir de maneira empática entender os processos das áreas envolvidas, fazer a conexão entre eles e desenvolver um procedimento dentro do sistema que otimizou a análise, homologação e manutenção dos fornecedores foi um dos grandes benefícios que vimos na contratação da Linkana."

Cláudia Trisltz

Especialista em Suprimentos @ Mitre

A solução

Com o processo de abertura de capital (IPO) na bolsa de valores realizado no início de 2020, a área de suprimentos e compliance da Mitre se encaminhou para dar uma resposta rápida e eficiente à necessidade de um novo processo de homologação e gestão de fornecedores e prestadores.

Neste contexto, fomos procurados pelo time de compras da Mitre, para apresentar uma solução única e simples tanto para as necessidades da equipe de compliance, como também para o time de compras de uma maneira geral, sem a necessidade de recorrer a várias ferramentas ou múltiplos processos fragmentados e/ou manuais.

Gestão automatizada de dados de fornecedores

Com tecnologia própria, auxílio de machine learning e inteligência artificial automatizamos o processo de coleta de dados dos fornecedores para avaliar critérios de D&I pré definidos. Com isso, geramos dados inteligentes de identificação e certificação de mais de 3.000 empresas analisadas.

Gestão automatizada de dados de fornecedores

Com uma plataforma simples e intuitiva, suporte humanizado e em tempo real, foi possível diminuir a burocracia para envio de informações dos fornecedores. Com checklists já criados, conseguimos diminuir a recorrência de erros e aumentar o índice de satisfação dos fornecedores para 91,4%.

Gestão automatizada de dados de fornecedores

Diminuímos custos e aumentamos a qualidade de trabalho do time de compras da Mitre assumindo o processo de revisão de documentos e formulários enviados pelo fornecedores. Desta forma, restou muito pouco trabalho de revisão para o time de compradores e gestores da empresa, podendo se empenhar em funções mais estratégicas e comerciais.

"Antes de contratarmos a Linkana, não possuíamos um controle tão apurado do SLA de análise de documentações. Com a implementação da ferramenta foi possível ter visibilidade e ainda baixar esse indicador, que hoje não passa de 02 dias úteis para avaliações simplificadas e 05 dias úteis para as avaliações completas."

Cláudia Trisltz

Especialista em Suprimentos @ Mitre

Benefícios gerados

Padronização e reforço da política de homologação de fornecedores

Atualmente, mais de 93% da base ativa de fornecedores da Mitre já foi adicionada e analisada na plataforma Linkana, garantindo a recusa de mais de 180 fornecedores com pendências graves apontadas pelo algoritmo do software. Ainda, com os dashboards e indicadores disponíveis dentro da ferramenta, informações cruciais das etapas do processo de homologação passaram a ser controladas e mapeadas, permitindo a identificação de gargalos ou obstáculos no processo de maneira mais direcionada e rápida.

Análise de riscos 360º e mapeamento de cadeia

A experiência centralizada com a plataforma da Linkana hoje garante à Mitre um raio-x completo de toda a base de fornecedores, monitorando e atualizando constantemente diversos tipos de informações, desde certidões, sanções, listas restritivas e de trabalho escravo, infrações ambientais até certificações técnicas, licenças operacionais controladas por vencimento. O resultado e o histórico de cada uma dessas análises permite que todo processo ocorra de maneira organizada e 100% auditável, com dupla validação dos resultados pela equipe de análise da Mitre em conjunto às rotinas do software da Linkana.

"Sair do processo de verificação manual e pouco automatizado e passar a avaliar outros tipos de riscos foi um grande benefício que também identificamos ao usar a ferramenta da Linkana!"

Cláudia Trisltz

Especialista em Suprimentos @ Mitre

Criação de uma vendor list qualificada

Com as validações automatizadas de CNPJ feitas pela Linkana, acabaram as inconsistências em processos duplicados ou desnecessários.

Além disso, a solução também permitiu o desenvolvimento de uma vendor list de fornecedores ativos, segmentada por categorias gerenciais de compras e classificadas de acordo com os riscos mapeados e a situação de cadastro atual de cada parceiro.

Com isso, todo o processo de sourcing e gestão de fornecedores ficou mais fácil e rápido, uma vez que compradores e times solicitantes possuem acesso à lista de fornecedores homologados e confiáveis disponibilizada na ferramenta.

Com as validações automatizadas de CNPJ feitas pela Linkana, acabaram as inconsistências em processos duplicados ou desnecessários.

"A adoção desta importante ferramenta ratifica o compromisso da Mitre em agir com transparência e de firmar parcerias somente com fornecedores idôneos. Na Mitre nos preocupamos com toda a cadeia de suprimentos e estamos constantemente aprimorando nossos processos internos, como também nossa governança corporativa, e o apoio da Linkana está sendo essencial para atingirmos esses objetivos."